Vodja pisarne: kdo je in kaj počne?

V sodobnem poslovanju nobeno podjetje, ki ima pisarno, ne more brez dela vodje pisarne. Ta položaj vključuje administracijo in vodenje poteka dela v pisarni organizacije.

V bistvu je vodja pisarne tisti informativni in usmerjevalni člen, kjer se stekajo in odločajo vsi delovni momenti podjetja. Izvaja interakcijo med vodjo in podrejenimi, obvešča navadne zaposlene o dokumentih, ki jih je podpisal vodja, komunicira s strankami podjetja, nadzoruje korespondenco, spremlja uspešnost podjetja in pisarni zagotavlja pisarno, izvaja neposredna navodila direktorja in njegovi namestniki.

Vodja pisarne je zaposleni, ki celotni pisarni zagotavlja poln potek dela. Opis dela vam bo pomagal bolje razumeti bistvo dela.

Glede na klasifikator delovnih poklicev in delovnih mest delavcev se poklic vodje pisarne in njegove naloge bistveno razlikujejo od poklica tajnika. Vodja pisarne je predvsem organizator pisarniškega prostora podjetja, vodja in administrator v enem. Poklic tajnika pomeni njegovo podrejenost določeni osebi (direktorju, namestnikom direktorja, najvišjemu vodstvu) in vodenje samo njegovih poslov.

Vodja pisarne nadzoruje celotno tekoče delo pisarne, predvsem potek papirja. Ohranja neprekinjeno delovanje pisarniške opreme, zagotavlja zaposlenim v podjetju pisalne potrebščine, pravočasno seznani zaposlene z ukazi, ukazi in obvestili za pisarno, ki jih izda vodja, sprejema dohodne telefonske klice, če je potrebno, vodi koledar sestankov in potovanj direktorja. V tem primeru se prosto delovno mesto imenuje "vodja pisarne s tajniškimi funkcijami".

Ker delo vodje pisarne obsega organizacijska, informativna in administrativna dejanja, so njegove delovne obveznosti določene funkcionalne naloge. Prav to je zaposlitev in bistvo vodje pisarne, ki mora:

• pripravi delo pisarne na nov delovni dan: preverite delovanje telefonov, računalnikov in pisarniške opreme, razpoložljivost potrošnega materiala (papir, napolnjene kartuše za tiskalnike);
• nadzirati, spremljati čistočo pisarniških prostorov, skladnost s sanitarnimi standardi (polna osvetlitev, prezračevanje, temperaturni pogoji v prostorih), preveriti delovanje split sistemov;
• pravočasen nakup pisarniškega materiala in jih pravočasno zagotoviti pisarniškim delavcem;
• naročite pitno vodo detergenti, toaletni papir, prtički;
• nadzor trenutnega poteka dela: pripraviti potrebne dokumente, poročila, delovna gradiva, potrebna za polno delo pisarne, rešiti druge delovne trenutke in naloge;
• dnevno spremljanje dela voznika in kurirja;
• po navodilih vodje, vodja pisarne je odgovoren za razdelitev odgovornosti med zaposlenimi, jim postavlja naloge, jih seznanja s potrebnimi delovnimi informacijami, določa stopnjo njihove odgovornosti, analizira učinkovitost doseženega rezultata;
• izračunajte in pripravite oceno mesečnih finančnih izdatkov za vzdrževanje pisarne, nadzor nad njenim izvajanjem;
• voditi časovnico, število dni in ur, ki jih je delal vsak zaposleni v koledarskem mesecu, pravočasno predložite časovni list računovodstvu za obračun plač;
• nadzor skladnosti z delovno disciplino: o dejstvu zamude, predčasnega odhoda z dela, odsotnosti zaposlenih, obvesti vodstvo podjetja, vodi evidenco kršitev in neupoštevanja kodeksa oblačenja;
• organizirati srečanja, registrirati in pomagati obiskovalcem pri reševanju njihovih težav.

Glavne kompetence vodje pisarne vključujejo pripravo in vodenje pogajanj, sestankov, sestankov:

• pripraviti mora vse potrebne materiale, zagotavlja udeležbo vseh zainteresiranih na dogodkih, vodi zapisnik seje;
• komunicirati s strankami in partnerji podjetja, razdeljevanje materialov;
• obravnava dohodno in odhodno pisarniško korespondenco, registriraj, pošlji;
• pomoč in podporo zaposlenim pri reševanju konfliktov in spornih situacij;
• usklajuje pisarniško delo ob koncu delovnega dne preverite pisarniško opremo, razsvetljavo, split sisteme, klimatske naprave za odklop od napajanja;
• v nekaterih primerih je vodja pisarne odgovoren za iskanje in zaposlovanje novih delavcev (objavlja informacije o zahtevanih prostih delovnih mestih na posebnih spletnih mestih, pregleduje življenjepise, predhodno izbira kandidate, vodi razgovore);
• potencialne kupce obvešča pisno ali po telefonu o stroških blaga in storitev po ceniku;
• svetuje glede lokacije oddelkov podjetja, njihove funkcije;
• vzdržuje bazo strank podjetja;
• opravlja naloge vzdrževanja strani, dajanje oglasov o blagu in storitvah, naročanje spominkov, tisk, razdeljevanje informativnih materialov.

Za prevzem položaja vodje pisarne mora imeti kandidat ključna znanja, ki so potrebna za opravljanje tega dela, ter določene osebne in strokovne kvalitete.

Osebne lastnosti osebe so biološke in socialne komponente, ki sestavljajo njegovo osebnost. Biološke komponente človek prejme od narave, svojih staršev in prednikov v obliki določenega nabora genov. Socialna komponenta - to je družbeno okolje, v katerem je človek odraščal in bil vzgojen.

Obe komponenti tvorita značaj in osebnost, ki posamezniku dajeta določene lastnosti, tako dobre kot negativne. Če združite vse osebnostne lastnosti osebe, lahko dobite objektiven zanesljiv psihološki portret.

Pozitivne osebnostne lastnosti vključujejo lastnosti, kot so:

• poštenost;
• vztrajnost pri doseganju cilja;
• pozornost;
• samodisciplina;
• odgovornost in organiziranost;
• marljivost, vztrajnost;
• notranja plemenitost;
• objektivnost;
• družabnost, vljudnost, prijazen odnos do ljudi;
• zbranost, namenskost, pozornost, točnost;
• pomanjkanje konfliktov, sposobnost reševanja sporov med zaposlenimi, optimizem in pozitiva v vsem;
• hitrost, inteligenca, ustrežljivost;
• aktivnost, ambicioznost.

Za vsako od teh osebnostnih lastnosti stoji psihološka in čustvena vzgoja človeka, njegova dednost, družbeno okolje, v katerem je odraščal.

Negativne osebnostne lastnosti vključujejo:

• nepazljivost, nepazljivost;
• depresiven pogled na življenje, pomanjkanje optimizma;
• nezmožnost pravočasnega zbiranja misli in doslednega reševanja nalog;
• agresiven značaj;
• nagnjenost k ogovarjanju in spletkam.

Poslovne lastnosti osebe so njegova sposobnost opravljanja določenih delovnih nalog in funkcij.

Po poslovnih lastnostih je mogoče presoditi, kako učinkovito bo prosilec lahko organiziral svoj delovni proces, kako dobro bo opravljal delovne naloge, ki so mu dodeljene. Kandidat mora za uspešno vodenje pisarne imeti poleg znanja in veščin tudi določene poslovne lastnosti, ki vključujejo:

• izobrazba, raven spretnosti;
• delovne izkušnje;
• hitro učenje, prilagajanje novim razmeram;
• zahtevnost do sebe in drugih;
• Sposobnost večopravilnosti in soočanja z več težavami hkrati;
• analitično razmišljanje, sposobnost fleksibilnega in nestandardnega razmišljanja, pravilnega sklepanja, posploševanja;
• poslovna žilica;
• vodstvene sposobnosti;
• pripravljenost na nadurno delo;
• govorniške sposobnosti, diplomacija in sposobnost prepričevanja;
• veščine poslovne komunikacije.

Poklicne lastnosti osebe so kombinacija osebnih in poslovnih lastnosti ter vseh veščin, ki jih je uspel pridobiti v svoji karieri. Pri svojem poklicnem delovanju mora vodja pisarne:

• imeti določeno znanje spretnosti in sposobnosti na tem področju vodenje pisarn;
• profesionalno uporabljajo svoje znanje in veščine v praksi;
• znati delati z dokumenti poznati načela organizacije delovnega toka, pravila za oblikovanje arhiva;
• biti samozavesten uporabnik računalnika in druga pisarniška oprema;
• imeti temeljito poznavanje papirološkega postopka, delo z dohodno in odhodno pošto, poznavanje pravil za njeno registracijo, pravočasno posredovanje sklepov vodje strukturnim oddelkom, spremljanje rokov za izvedbo dokumentov, ki so jih napisali zaposleni v podjetju, pošiljanje odhodne korespondence po pošti ali kurirju;
• imeti administrativne sposobnosti;
• znati hitro tipkati poznati načela in pravila za pripravo določenih dokumentov (ukazi, navodila, navodila, odloki);
• hitro upravljati z uporabnim znanjem (kontakti za dežurne službe, električarje, vodovodarje, dostavo kosil);
• znajo tuje jezike (ne vedno), čeprav je v nekaterih podjetjih znanje določenega tujega jezika glavni pogoj za kandidata in v tem primeru mora vodja pisarne tekoče govoriti, brati in pisati v tujem jeziku;
• znati pravilno govoriti in pisati, izrazite svoje misli v dobrem knjižnem jeziku;
• lasten veščine poslovnega bontona.

Nobena visokošolska ustanova ne izobražuje poklica vodja pisarne. Usposabljate se lahko in pridobite diplomo ali potrdilo o poklicnem usposabljanju v proračunskih ali zasebnih izobraževalnih centrih, fakultetah.

V velikih podjetjih si na tem delovnem mestu praviloma želijo le strokovnjaka z visoko izobrazbo, mala podjetja lahko za to delovno mesto zaposlijo zaposlenega s srednjo ali srednjo specializirano izobrazbo.

Glavna stvar, na katero je pozoren vsak delodajalec, je izkušnje na tem delovnem mestu, raven znanja računalništva, poznavanje pisarniške opreme in sposobnost dela na njej, poznavanje osnov pisarniškega dela in arhiviranja, Znanje tujih jezikov.

Če želite pravilno napisati življenjepis in dobiti želeni položaj, potrebujete podrobnosti, vendar iskreno navedite vse podatke o sebi: osebne, strokovne, poslovne lastnosti, delovne izkušnje na podobnem delovnem mestu, stopnja izobrazbe.

Višina pričakovane plače bo delodajalcu dala vedeti, kaj lahko ponudi in za kaj se kandidat prijavlja.

Ne dajajte lažnih podatkov o delovnih izkušnjah, izobrazbi - vse to je mogoče enostavno preveriti, v tem primeru bo prosto delovno mesto za prosilca postalo nedostopno, preprosto ga bodo zavrnili.

Prisotnost fotografije je pozitiven trenutek za kandidata, Delodajalec mora vedeti, čigav življenjepis se obravnava. Vodja pisarne je obraz podjetja, delodajalcu pa ni vseeno, kdo ga bo zastopal.

Ne pozabite navesti stopnje vaše izobrazbe, pogosto delodajalca za to delovno mesto sprejme specialist z visoko ekonomsko, pravno, psihološko ali filološko izobrazbo.

Takšne informacije bodo koristne za delodajalca.

Pri sestavljanju življenjepisa se držite njegove strukture:

• osebne informacije — ime, starost, kontakti;
• osebno - razdelek velja za neobveznega, vendar ga je bolje izpolniti;
• osnovne veščine in sposobnosti - navedite, katere pisarniške programe imate, navedite vsa izpopolnjevanja, seminarje, treninge, druga dodatna usposabljanja, ki ste jih opravili;
• delovne izkušnje - navedite vse svoje prakse, pripravništva, zaključene projekte, prostovoljne programe, v kronološkem vrstnem redu, navedite podjetja, kjer ste delali prej, izobraževanje in usposabljanje (odražajte vse izobraževalne programe in smeri, ki ste jih zaključili);
• priporočila - v tem razdelku navedite imena in kontakte ljudi, ki vas lahko priporočijo novemu delodajalcu, o vas govorijo pozitivno.

Če se prosilec brez delovnih izkušenj prijavlja na delovno mesto vodje pisarne, bi bilo bolje, da tega razdelka sploh ne prikažete v življenjepisu. Delodajalcu ni treba pokazati pomanjkanja znanja in veščin. V tem primeru je bolje, da opišete svoje osebne in poslovne lastnosti, kakšno osnovno in dodatno izobrazbo imate (seminarji, treningi).

Kot delovne izkušnje lahko navedete industrijsko prakso, dodiplomsko prakso, veščine organizacije določenih dogodkov, sodelovanje na olimpijadah, konferencah, tekmovanjih in različnih testih. Če imate dosežke in uspehe, ki so neposredno povezani z vašim prihodnjim delom, ne pozabite vključiti teh informacij v svoj življenjepis.