Vodja nabave: delovne obveznosti in zahteve

V sodobni družbi je poklic menedžerja precej priljubljen in zahtevan, vendar vsi ne razumejo popolnoma bistva te vrste dejavnosti. Poleg tega ima marsikdo nekoliko posplošeno predstavo o tem delu, le redki pa vedo, da je menedžerski poklic razdeljen na veliko ločenih vej. Kadroviki so na primer specializirani za izbor usposobljenega osebja, menedžerji dogodkov pa svoje dejavnosti temeljijo na organizaciji različnih vrst dogodkov. Obstaja tudi industrija strokovnjakov za nabavo, katerih dejavnosti se bistveno razlikujejo od dejavnosti drugih predstavnikov tega poklica.

Oglejmo si podrobneje bistvo dejavnosti vodje nabave, glavne delovne obveznosti, zahteve in druge pomembne nianse, povezane s tem poklicem.

Vodja nabave je precej pomemben del osebja vsakega podjetja, še posebej ko gre za trgovsko podjetje. Točno tako naloge tega strokovnjaka vključujejo iskanje najbolj donosnih trgovinskih ponudb, komunikacijo z dobavitelji, nakup vsega potrebnega in pripravo ustrezne dokumentacije.

V nekaterih posebej velikih podjetjih se za te namene ustvari celo poseben oddelek, katerega zaposleni imajo določene, razmejene naloge, zaradi česar je njihovo delo bolj usklajeno in odmerjeno, saj je v celoten proces vključenih več oseb oz. se ne mudi, tveganje zmede je minimalno. Na primer, praksa razporejanja zaposlenih v oddelke je značilna za organizacije, ki se ukvarjajo z javnimi naročili. To so lahko kmetijski proizvodi različnega spektra, pa tudi različne sorte in vrste žitnih pridelkov. V nekaterih primerih lahko upravnik celo potrebuje pomočnika, ki mu lahko zaupa del odgovornosti za nakup žita in drugih izdelkov.

Zelo pogosto se lahko nabavni oddelki razporedijo na naslednji način:

• generalni direktor zaseda vodilni položaj v oddelku in nosi glavnino odgovornosti, zaradi česar je odgovoren za delo celotnega oddelka;
• vodja ima več pomočnikov, ki mu poenostavljajo delo, ki lahko pomagajo pri iskanju donosnih ponudb in organiziranju sestankov z dobavitelji.

Kot vsako drugo področje delovanja ima tudi poklic nabavnega menedžerja svoje prednosti, ni pa brez pomanjkljivosti.

Nedvomne prednosti vključujejo naslednje:

• nenehno preučevanje trga ponudb, ki tako ali drugače prispeva k intenzivnejšemu razvoju strokovnih znanj;
• zahvaljujoč velikemu številu stikov s proizvajalci različnih izdelkov in predstavniki prodajnih podjetij lahko dobite dober krog poznanstev, ki vam bodo morda koristili v poznejšem življenju;
• v nekaterih primerih je možen nakup tujega blaga, ki ga ni mogoče izbrati na daljavo, saj je treba osebno preveriti kakovost izdelka; zato so strokovnjakom na tem področju zagotovljena redna službena potovanja v tujino, v katerih lahko najdete tudi čas za osebni prosti čas;
• višina plače bo vedno osebno odvisna od vaših sposobnosti in strokovnosti, zato ste lahko prepričani, da bo res kakovostno delo vedno cenjeno.

Med pomanjkljivostmi najpogosteje opazimo naslednje:

• zelo visoka stopnja odgovornosti, ki je dodeljena strokovnjaku - delovanje podjetja kot celote je odvisno od vodje nabave, saj bosta kakovost blaga in donosnost transakcije neposredno vplivala na finančni položaj podjetja;
• v odsotnosti potrebnih materialov in surovin od običajnih dobaviteljev bo moral specialist nujno iskati nove, se pogajati in sestaviti nove pogodbene pogoje;
• potrebno je pravilno izračunati količino blaga in surovin za nakup, saj lahko pomanjkanje povzroči težave v proizvodnji, presežek pa lahko povzroči težave v finančnem načrtu.

Delovne naloge vodje nabave, pa tudi funkcije, ki jih opravlja ta strokovnjak, so zelo raznolike, čeprav se na koncu skrčijo na eno stvar - nabavo.

Oglejmo si podrobneje, kaj točno počne ta vrsta strokovnjaka:

• Kot smo že omenili, je glavna odgovornost podjetju zagotoviti vse, kar je potrebno za delovanje;
• vsak uradnik za javna naročila znati vzdrževati dobre poslovne odnose z obstoječimi dobaviteljikako najti nove donosne ponudbe;
• priprava prijav v trenutnem času, ki bo nakazal prihodnja naročila - ena glavnih nalog;
• procese dobave je treba skrbno nadzorovati, še posebej ko gre za sodelovanje z novimi dobavitelji, zato je med odgovornostjo vodje tudi sledenje dobav;
• poleg tega specialist stalno spremljati dobavni trg, iskanje novih dobaviteljev ter spremljanje sprememb v ponudbi starih;
• v skladu s stopnjo prodaje, ki se lahko poveča ali zmanjša, potrebno je tudi popraviti količino nabavljenega materialatako da ni situacije z njegovim pomanjkanjem ali presežkom;
• zelo pomembno je, da spremljate nove ponudbe stalnih dobaviteljev, saj se je v takih primerih mogoče dogovoriti za ugodnejše pogoje posla;
• v primeru nakupa surovin katere koli kategorije, na primer za proizvodnjo hrane ali restavracijo, zagotoviti je treba kakovost blaga in rok uporabnosti;
• in seveda je potrebno pravočasno rešiti finančna vprašanjada bi se izognili dolgovom do dobaviteljev.

Iskalci zaposlitve, ki želijo svoje dejavnosti povezati s tem poklicem, se morajo zavedati, da obstajajo določene zahteve, ki se nanašajo ne le na poklicni standard, ampak tudi na osebne lastnosti. Brez kombinacije vseh zahtev in določene stopnje usposobljenosti je nemogoče postati pravi strokovnjak na svojem področju.

Seveda mora biti oseba, ki zaseda tak položaj, zelo izstopajoča in imeti aktivno, samozavestno življenjsko pozicijo. To je potrebno za iskanje donosnih komercialnih ponudb, ki ustrezajo potrebam podjetja. Poleg tega vam bo trdno notranje "jedro" pomagalo kompetentno komunicirati s tekmeci in ohranjati zdravo rivalstvo. Samozavestni ljudje, ki imajo tudi lastnosti, kot so družabnost, pozitivnost in družabnost, se bodo veliko lažje pogajali in našli skupni jezik z neposrednimi partnerji. Nabavni vodja z analitično miselnostjo bo z lahkoto rešil tudi najbolj zapletene naloge, če ne v korist svojega podjetja, pa vsaj ne v škodo.

Odgovornost in točnost bosta pomagali pri interakciji z nadrejenimi in partnerji, saj vam bodo te lastnosti pomagale, da boste v očeh drugih videti bolj profesionalni. Hitro učenje, odločnost in visoka stopnja učinkovitosti so lastnosti, ki vam bodo pomagale pri razvoju na poklicnem področju in hitrejši karierni rasti.

Obstaja tudi veliko drugih osebnostnih lastnosti, ki jih mora imeti profesionalni nabavni agent. Toda v tem primeru so predstavljene glavne lastnosti, brez katerih je nemogoče postati zanesljiv strokovnjak na svojem področju.

Kar se tiče znanja in strokovnih veščin, je tukaj vse nekoliko bolj zapleteno. Dejstvo je, da brez nekaterih osebnih lastnosti lahko storite, če strokovnjak tekoče obvlada strokovne veščine, vendar delodajalec preprosto ne more zatiskati oči pred odsotnostjo nekaterih od njih, tudi če ste lastnik zelo privlačnih osebnih lastnosti.

Specialist mora imeti naslednja znanja in veščine:

• Najprej opredeljuje poklicni standard potreba po visoki izobrazbi menedžmentazahvaljujoč kateremu boste poznali vse zapletenosti dela, vsaj teoretično, če ni praktičnih izkušenj;
• brez določene stopnje usposabljanja v poslovnih pogajanjih je nemogoče; še posebej cenjeni so zaposleni, ki so opravili tečaje usposabljanja na tem področju, kjer se podrobno preučujejo vse podrobnosti in pomembne nianse procesa;
• V nekaterih primerih morda bo treba delati z zelo velikimi količinami različnih informacij, zato mora biti pravi strokovnjak dobro seznanjen z gradivom in znati hitro preusmeriti pozornost z ene naloge na drugo;
• Poleg tega Mora imeti znanje logistikein imajo tudi določeno raven znanja s področja civilnega in gospodarskega pravnega sistema;
• dobrodošli znanje s področja cen, samozavestna uporaba osebnega računalnika in izkušnje s prodajo.

Nedvomno bi moral imeti vsak strokovnjak specializirano izobrazbo na svojem področju, ki mu omogoča, vsaj teoretično, da dobi predstavo o položaju, ki ga bo moral zavzeti v prihodnosti. Toda pogosto mnogi mislijo, da je za delo na področju nabave dovolj le imeti diplomo, ki potrjuje kvalifikacije na področju upravljanja. To mnenje je zmotno, saj je potrebno imeti ožje, specializirano znanje o tem področju. Tudi če imate višjo izobrazbo iz menedžmenta, vsekakor morate opraviti prekvalifikacijo ali dodatno izobraževanje s področja nabavnega menedžmenta in se posebej seznaniti z javnim naročanjemki se bistveno razlikujejo od komercialnih dejavnosti zasebnih podjetij.

Poleg tega se mnogi delodajalci zavzemajo za izvajanje rednih izobraževanj za svoje zaposlene, namenjenih izboljšanju njihovih veščin in posodabljanju znanja, ki ustrezajo spreminjajočim se razmeram na trgu in v gospodarstvu države. Pripravljeni morate biti na dejstvo, da ko dobite ta položaj v katerem koli podjetju, popolnoma kakršnega koli formata in obsega, sprva boste kariero začeli s plačanim pripravništvom, po uspešnem zaključku pa že lahko veljate za polnopravnega nabavnega vodjo. V prihodnosti, da zaposleni ne izgubijo motivacije za delo, bi moral šef zanimati strokovnjake in jim zagotoviti priložnost za karierno rast.Na primer, v velikih podjetjih, kjer obstajajo celotni nabavni oddelki, lahko svojo kariero začnete kot nižji specialist, nato napredujete v srednjega ali višjega strokovnjaka in se postopoma prebijate do položaja vodje oddelka.

Da bodo vsi kandidati pozorni na vas, morate napisati kompetenten življenjepis, v katerem boste za delodajalca predstavljeni v najugodnejši luči.

Upoštevajte naslednja osnovna pravila za pisanje življenjepisa:

• ne raztegnite zgodbe o sebi in svojih dosežkih na več strani; informacije morajo biti kratke in jasne;
• izkrivljanje dejstev je strogo prepovedanoglede vaše izobrazbe in delovnih izkušenj, saj boste te podatke morali dokumentirati z diplomo o izobrazbi ali delovno knjižico;
• oblikovanje mora biti dosledno, zato je priporočljivo uporabiti iste tehnike za poudarjanje morebitnih pomembnih podrobnosti, pa tudi eno samo pisavo;
• da bi vnaprej pridobili ugodno lokacijo delodajalca, Svojemu življenjepisu priložite svojo fotografijo; najbolje je, če gre za profesionalni posnetek, kjer ste predstavljeni na precej eleganten, a zadržan način;
• življenjepis mora biti čist glede ločil in črkovanja, kot tudi določen fokus - priporočljivo je, da na začetku navedete položaj in raven plačila, za katerega si prizadevate;
• prikaz osebnih dosežkovdobrodošli tudi prejeti na prejšnjih delovnih mestih.