Vodja projekta: kdo je in kaj počne?

Ko rečejo "zdravnik", "varilec", "učitelj" ali celo "meteorolog", je vsem bolj ali manj jasno, kdo so in kaj delajo. Nekako bolj nerazumljivo pa se sliši "vodja projekta". Res je, da tega ni tako težko razumeti, le pogledati morate glavne naloge in funkcije, preučiti zahteve za položaj.

Poklic »project manager« (v nekaterih virih v angleščini imenovan Project manager) se bolj uradno imenuje »project portfolio manager«. Tako že iz imena izhaja, da ta strokovnjak običajno ne dela z nobenim projektom: več jih je hkrati in morate skrbno uravnotežiti svojo pozornost. Projektni vodja lahko sodeluje z organizacijami različnih profilov:

• spletni studii;
• založbe;
• trgovske strukture;
• industrijska podjetja;
• glasbene skupine;
• podjetja za prevoz blaga;
• nepremičninske in zavarovalniške agencije ipd.

Morda se zdi, da med temi področji ni nič skupnega in na vseh ni mesta za enega specialista. Vendar pa ni. Na vsakem področju je uspeh odvisen od izbire ekipe, njene strukture in porazdelitve odgovornosti. Na te tri točke je usmerjena glavna pozornost vodij projektov. Ne dajejo ukazov, da »pošljejo tak in tak tovor na to in to mesto v takem in takem avtomobilu«, »letos gremo tja na turnejo« ali »začetek proizvodnje aluminijastih cevi s prerezom 20 mm”.

Ena od prednosti je že bila imenovana. To je nekaj, kar lahko projektni vodja načeloma najde mesto zase na kateremkoli področju delovanja. Iz tega pa izhaja tudi resna pomanjkljivost: vsem ni dovolj jasno, zakaj je tak specialist sploh potreben. Tako se izkaže, da v različnih organizacijah njegove odgovornosti niso enake. V nekaterih primerih je vodjem projektov zaupana izbira izvajalcev, izdelava tekočih in dolgoročnih načrtov ter sprejemanje operativnih odločitev. V drugih so jim zaupane le funkcije sekretarja in preprostega koordinatorja in ne smejo prevzeti nobenih pomembnih zadev in celo pomembnih informacij. Če govorimo o pravem vodenju projektov, potem je to precej nervozno delo. Vedno boste morali:

• zavedati se stanja nekega področja dejavnosti, morda več kot enega;
• vsaj na splošno preučiti, »kdo dela kaj in zakaj«;
• spremljajte novice v sorodnih poklicih;
• biti sposoben sprejemati hitre odločitve s pomanjkanjem informacij;
• poiskati stik z različnimi ljudmi in jim celo pomagati vzpostaviti medsebojne delovne odnose;
• takoj preklapljati med različnimi projekti.

Toda to je idealno območje za uporabo sil za družabne ljudi, ki so pripravljeni na takšna tveganja, na stalen čustveni in intelektualni stres. Delo projektnega vodje uči odgovornosti in sposobnosti hitrega prilagajanja najtežjim razmeram. Tudi če v službi ali vsakdanjem življenju na takšno osebo »pade« več problemov naenkrat, bo njihova rešitev najdena kar se da hitro in učinkovito. Na številnih področjih vodje projektov pogosto potujejo, včasih celo v tujino – to lahko štejemo tako v plus kot v minus.

Takšni strokovnjaki se morajo sprijazniti s preobremenjenostjo z informacijami. In ne samo z informacijami: za neposredne izvajalce in njihove vodje je vsak posel, vsak zaplet v tem poslu čustveno obarvan. Ne glede na to, kako se vodja abstrahira od teh čustev, ga bodo še vedno prevzela. In če kakšen načrt propade, tudi iz objektivnih razlogov, ki jih ni bilo mogoče predvideti, je največkrat kriv tisti, ki je projekt odgovoren.

Delovne naloge projektnega vodje so lahko zelo odvisne od področja, kjer dela. Ta oseba komunicira s stranko (z vodstvom organizacije ali z drugimi ljudmi, ki postavljajo glavne cilje). Ukvarja se z opredelitvijo ključnih zahtev, določanjem prioritet teh zahtev. Predpostavlja se, da tak specialist je kadar koli pripravljen dokazati, kaj je že bilo storjeno in doseženo za vsako nalogo, kaj je treba storiti v bližnji prihodnosti. Dokažite ne samo, da "dejansko nekaj deluje in je pripravljeno", ampak tudi v obliki popolnega poročila.

Položaj vodje projekta je redno in celo kontinuirano spremljanje spoštovanja rokov. Ta specialist je prvi pomočnik splošnega vodstva. On je tisti, ki ga mora hitro obvestiti, če gre kaj narobe, so potrebni novi viri, nove kardinalne odločitve, dodatni sodelavci na projektu. Hkrati pa mora tudi graditi najbolj zaupljive odnose z zaposlenimi na vseh ravneh. Dovolj je, da ena oseba zamudi ali ni dovolj vpletena v zadevo, da pride do strašnega neuspeha.

Vodja projekta pa mora še globlje sodelovati z ekipo, ki jo »dobi«. Sodelovati mora pri zaposlovanju in oblikovanju skupine, pri razdelitvi odgovornosti med udeleženci. V prerazporeditev, če je treba, v usposabljanje in uvajanje potrebnih znanj.

Vodja projektne podpore veliko naredi tudi na teh točkah:

• organizacija delovnega procesa;
• nastavitev interakcije v realnem času;
• reševanje konfliktov;
• kontrola kakovosti opravljenega dela;
• opredelitev najbolj in najmanj učinkovitih izvajalcev;
• primerjava različnih verzij produkta, ki so ga samostojno razvili posamezni izvajalci;
• spremljanje donosnosti in praktične izvedljivosti projekta.

Toda vse to so značilnosti v splošnem primeru. In vodje projektov se delijo tudi na bolj zasebne specializacije. Vzemimo strokovnjaka za obračun plač. Takšni zaposleni delujejo v skoraj vsaki poslovni banki. Skratka, razvijajo izviren bančni produkt - bremenitev plačnih kartic zaposlenih.

Število projektov obračuna plač v katerem koli podjetju je lahko karkoli - To narekuje udobje računovodstva in finančnega računovodstva. Zato mora biti vodja pripravljen na delo s projekti različnih velikosti. Vendar ta lestvica ne vpliva na stopnjo odgovornosti. Kakorkoli že strokovnjak naj poskuša narediti vse, da se podjetju bolj izplača sodelovanje z njim, ne pa iskati druge banke. Zato se bo moral poglobiti v nianse poteka dela, finančno-računovodske dokumentacije, obdavčitve in gibanja finančnih tokov.

Pri vodji gradbenega projekta je drugače. Spremljati bo moral, kako poteka uporaba najnovejših tehnologij na gradbišču. V kontekstu hitrega razvoja gradbene industrije, ki je značilna za našo državo, bo ta strokovnjak nedvomno našel uporabo zase. Vsaka gradnja zahteva:

• sklop sporazumov;
• jasni načrti in urniki;
• utemeljitev ekonomskih in tehnoloških kazalcev;
• vodenje razpisov in nakupov;
• izbor opreme in materialov;
• izbor delavcev za neposredno delo;
• spremljanje varnosti premoženja na gradbišču ali v uporabljenem skladišču;
• popolna interakcija z organizacijami, odgovornimi za stanovanjsko in komunalno infrastrukturo.

V vsakem od teh procesov gre lahko v vsakem trenutku kaj narobe. In vodja projekta mora takšne zaplete predvideti. In če do težave pride, je njegova legitimna dolžnost, da težavo čim prej odpravi.

Vodja izobraževalnih projektov je v tem pogledu nekoliko drugačen.. Išče na primer predavatelje za nove izobraževalne programe. Spremlja rezultate obstoječih programov, da pritegne ljudi in jih v celoti izobrazi. Pri takšnih dejavnostih ne gre brez zelo tesnega stika s tržniki in prodajnimi vodjami na eni strani, učitelji (predavatelji) in študenti na drugi strani.

Takšen na videz skrivnosten status si zasluži posebno pozornost, saj vodja digitalnih projektov. Ob natančnem branju samega izraza je lahko razumeti, da se ta specialist osredotoča na vsa dela, ki so prinešena v digitalni prostor. In vsako leto jih je več. Toda korporativne dejavnosti na oddaljenih strežnikih in v aplikacijah v oblaku morajo biti zelo skrbno usklajene. Čeprav se zdi navidezno, se v resnici izgube zaradi napačne odločitve, nedoslednosti pri delu ali uhajanja informacij merijo v čisto realnem denarju.

Vodja digitalnih projektov je dolžan doseči večjo transparentnost celotne izmenjave informacij in upravljanja v organizaciji. Ne zveni povsem jasno, a lažje je reči takole: da je jasno, od kod ta ali ona odločitev ali dejanje, kdo ga je sprožil. V skladu s tem bo vodstvo jasno razumelo, koga nagraditi in spodbuditi ter koga kaznovati za neustrezno pobudo ali celo izključiti zaradi nedejavnosti.

Potrebovali boste tudi:

• omogočiti najlažji dostop do potrebnih informacij;
• razmejiti ta dostop in vsakemu dodeliti določen krog podatkov, potrebnih za delo (vendar ne več);
• po potrebi spremenite grafiko;
• prerazporediti odgovornosti.

BIM-manager-projektant je v marsičem edinstven poklic. Uradno se bo pri nas pojavil šele leta 2020. Toda dejansko že zdaj obstaja nujna potreba po tehnologijah razreda BIM. Bistvo je, da tak menedžer spremlja projekt skozi celotno izvedbo. Združiti bo moral vse praktične in ekonomske parametre programa, da jih bo povezoval.

Projekt, ki ga ustvarja in nadzoruje BIM manager, je zgrajen tako, da tudi pri delni spremembi indikatorjev se bodo vsi odvisni parametri samodejno ustrezno spremenili. Najpogosteje se izraz BIM nanaša na gradbeništvo. Vključuje sestavljanje posebnih tridimenzionalnih modelov proučevanih predmetov.

Že kratek pregled glavnih dejavnosti vodje projekta in značilnosti njegovih dejavnosti kaže: ta oseba mora biti odporna na močan stres. In celo do več stresov hkrati, saj je včasih treba opravljati več del hkrati. Hkrati vodja projekta mora biti "večopravilnost", to je takojšnje preklapljanje med ločenimi primeri. Imeti mora vodstvene lastnosti, da lahko vodi ljudi ob pravem času. Ali preprosto zato, da se njegova navodila jemljejo resno. Pomembno vlogo bodo imeli tudi:

• splošna intelektualna raven;
• posedovanje strokovne terminologije na posameznih področjih, kjer se projekt izvaja;
• družabnost;
• prilagodljivost;
• sposobnost analiziranja velike količine informacij;
• usmerjenost k rezultatom;
• vztrajnost in namen;
• samodisciplina;
• sposobnost, da strogo razporedite svoj čas in se uprete skušnjavi, da bi prilagodili urnik.

Osnovne poklicne veščine so:

• izkušnje na nižjem delovnem mestu na kateremkoli področju;
• praktične vodstvene izkušnje (vsaj 1 leto);
• temeljito poznavanje določenega področja dejavnosti;
• govorno in pisno znanje angleškega jezika;
• sposobnost pravočasnega "reči ne" tako ekipi kot njenim posameznim predstavnikom in celo stranki (da se ne bi zapletli v tisto, kar je očitno nedosegljivo);
• pripravljenost in sposobnost vključevanja v tekoče poslovne procese;
• strateško razmišljanje in pozornost do podrobnosti;
• sposobnost pogajanja;
• poznavanje trga in lastnosti potrošnikov.

Osnove za obvladovanje tega poklica dajejo morebitne druge izkušnje v katerem koli drugem poklicu. Toda nemogoče se je omejiti na to in gledanje tematskih videoposnetkov na internetu. Bodite prepričani, da poskusite priti na tematsko prakso v studiu ali agenciji z ustrezno specializacijo. Poskusite se lahko tudi vpisati v pripravljalne tečaje iz oči v oči. Iskanje zaposlitve je najbolje opraviti na znanem področju.Tisti, ki so k vodjem projektov prišli iz medicine – v komercialne klinike, vodje prodaje – na področju trgovanja itd. Upoštevati morate tudi:

• potrebo po natančnem preučevanju seznama delovnih obveznosti, preden se odzovete na prosto delovno mesto;
• zmeda v opisih delovnih mest projektnih vodij s prodajnimi vodji, tržniki ipd.;
• potreba po opravljanju testov;
• optimalni parametri teh testov (dober kader v dobrem podjetju bo vodjo projekta ocenil v nekaj urah in ne bo izvajal veliko ur testiranja);
• priložnost, da dobite skoraj vsako delo brez izkušenj ali z minimalnimi izkušnjami.