Faze poslovne komunikacije

Komunikacijske veščine so eden najpomembnejših pogojev za uspešno komunikacijo med ljudmi, izmenjavo informacij in doseganje želenega rezultata. Poslovni bonton se je začel uporabljati s pojavom tržnih odnosov. Mnoge kulture mu dodelijo ločeno nišo v odnosih med ljudmi in jih povzdignejo v čin slovesnosti. In to obrodi sadove, saj poslovni bonton pomaga vzpostaviti stik s partnerjem, uspeh podjetja pa je v veliki meri odvisen od vedenja ljudi na poslovnem sestanku.

Za razliko od običajne vsakdanje komunikacije ima poslovna komunikacija svoja jasna načela in je usmerjena v doseganje določenega cilja z dogovorom in izpolnjevanjem obveznosti. Poslovno okolje vam omogoča sklepanje novih koristnih poznanstev, od katerih je odvisen uspeh podjetja. Toda ne vedno bodoči partnerji lahko sočustvujejo drug z drugim in najdejo skupni jezik.

Poslovni stik vključuje pridobivanje koristi. Ob drugih enakih pogojih bo zmagal tisti, ki ima znanje in pravila poslovnega bontona. To je mogoče zlahka videti na primeru interakcije dveh poslovnežev, od katerih eden zlahka in naravno vodi sogovornika do zaključkov, ki jih potrebuje, drugi pa nima niti poslovnih komunikacijskih veščin niti govorništva in je prisiljen zamuditi donosne poslovne priložnosti. vedno znova.

Tako je poslovna komunikacija sistem veščin, ki vključuje celo vrsto komunikacijskega vedenja:

• kultura komunikacije (sprejeta v določeni državi);
• oratorij;
• poslovna etika (pravila in norme);
• psihologija odnosov;
• logiko konstruiranja govora (ustnega in pisnega);
• slika;
• tember in intonacija glasu.

V sodobnem svetu je poslovno komuniciranje predstavljeno v več oblikah hkrati:

• poslovni pogovor - to je ustna ali virtualna komunikacija med sodelavci ali partnerji, katere namen je razprava o poslovnih problemih. Najpogosteje pogovor poteka med udeleženci istega poslovnega področja, ki razumejo posebnosti tega dialoga in so sposobni vzdrževati pogovor o ozki strokovni temi.
• poslovni sestanek - jasno usmerjena razprava, katere naloge vključujejo reševanje aktualnih organizacijskih problemov, analiziranje informacij, ki so na voljo udeležencem, oblikovanje linije nadaljnjega ravnanja, sprejemanje in izražanje odločitev.

• Poslovna korespondenca - to je uradna komunikacija prek poslovnega pisma, brez kakršnih koli manifestacij domačnosti ali slenga. Poslovno pismo je dokument, ki vsebuje poslovno sporočilo in je sestavljen po vseh standardih poslovne korespondence.Obrazec poslovnega pisma je praviloma tako v papirni kot v elektronski obliki opremljen z logotipom, naslovnimi podatki podjetja ali ustanove. Tudi v poslovnih pismih opazimo določeno oznako na strani.
• Javno nastopanje - Interakcija med govorcem in poslušalci. Ta vrsta poslovne komunikacije je kompleksna in zahteva govorniške sposobnosti. Govornik mora biti čim bolj kompetenten v temi, o kateri se govori, in imeti oratorijske sposobnosti, da bi zanimal in prepričal občinstvo. Glede na vrsto podajanja gradiva je lahko javni govor informativni (poročilo), hujskaški (agitacijski), prepričevalni (slavnostni govor).

Razumevanje posebnosti in pomena poslovnega komuniciranja vodi do zaključka, da se ga je mogoče in potrebno naučiti.

Skladnost s pravili poslovnega bontona je potrebna za uspešno gradnjo poslovnih odnosov med poslovnimi partnerji, kolegi, diplomati iz različnih držav. Kultura in vedenje v poslovnih krogih sta lahko med seboj zelo različna, vendar obstajajo splošno sprejete norme vedenja, ki jih mora upoštevati vsaka oseba, ki se spoštuje, ne glede na pripadnost določeni družbi.

• Točnost. V poslovnem okolju je rek »Čas je denar« aktualen, zato je zamujanje na sestanke in čakanje sogovornika višek neetike.
• Obvezno. Izpolnjevanje prevzetih obveznosti je osnova dobrega ugleda, brez katerega uspešno sodelovanje v poslovnem okolju ni mogoče.
• Zaupnost. Sposobnost varovanja zaupanja vrednih podatkov in varovanja poslovnih skrivnosti je eden od pogojev za medsebojno zaupanje in polnopravno sodelovanje.
• Spoštljiv odnos. Spoštovanje sogovornika, sposobnost poslušanja, biti prežet s tem, kar je povedano, razpolaga, odpira široke možnosti za vzpostavitev stika. Ta veščina je uporabna tudi pri interakciji z zaposlenimi in podrejenimi.

• Samopodoba. Kar zadeva dojemanje samega sebe v procesu komuniciranja, je treba znati najti »zlato sredino«. Mirno se odzovite na kritiko ali nasvet, a tudi ne pustite se manipulirati, znajte dostojanstveno ustaviti poskuse pritiskov, vrnite pogovor na pravo tirnico.
• Oratorij. Sposobnost jasnega izražanja svojih misli, prenosa pomena govora sogovorniku, ne da bi fraze zamašili z neprimernimi besedami in ne odvrnili misli stran od teme pogovora. Ta sposobnost ni dana vsem po naravi, zato je govorništvu treba posvetiti čas svojemu usposabljanju.
• Pismenost. Čistost govora je v veliki meri odvisna od pismenosti osebe, sposobnost pisanja brez napak pa je obvezna zahteva v poslovnem okolju.
• Videz. V sodobnem svetu je že uveljavljen kodeks oblačenja (clothing code), ki pomeni določeno obliko oblačil za obisk delovnega mesta, dogodkov, organizacij ali institucij. Običajno so to poslovne obleke za moške in ženske, standardni komplet nakita in dodatkov.V primeru prvega obiska določene neznane organizacije ali dogodka se morate vnaprej pozanimati o sprejetem kodeksu oblačenja.

V strukturi poslovne komunikacije lahko ločimo štiri stopnje, katerih zaporedje bo omogočilo doseganje največjega učinka pri pogajanjih.

Tu je pomemben prvi vtis. Ko se pripravljate na srečanje s sogovornikom, bi bilo koristno vnaprej delati z informacijami: obsegom interesov sogovornika, okoljem in značilnostmi njegove kulture, pravili in tradicijami, ki so pomembne za sogovornika. To vam bo omogočilo, da se boste počutili bolj samozavestni in da boste določene lastnosti svojega partnerja obravnavali z dolžnim spoštovanjem.

Pravilno sestavljeni prvi stavki so ključ do uspeha v nadaljnji komunikaciji. Začeti morate tako, da pritegnete pozornost in lokacijo nasprotnika nase. To bo pomagalo običajni človeški prijaznosti, vljudnosti, manifestaciji vljudnega zanimanja za osebnost sogovornika, izgovorjavi njegovega imena.

V procesu razprave o nalogah se je treba s sogovornikom uglasiti na isti "val". Ta rezultat je mogoče doseči, če pozorno opazujete čustveno stanje partnerja ali splošno čustveno vzdušje v skupini, ko gre za pogajanja z občinstvom.

Poznavanje treh glavnih kanalov zaznavanja bo pomagalo uglasiti sogovornika: vid, sluh in kinestetiko (to vključuje dotik, vonj, položaj telesa, geste in izraze obraza).

Neposredna koncentracija na temo srečanja, razprava o problemih in nalogah. Namen te faze je doseči dogovor, ki bo čim bolj zadovoljiv za obe strani.

Na tretji stopnji se uporablja več faz, ki sestavljajo bistvo stika:

• prepoznavanje motivov in ciljev sogovornika;
• ohranjanje pozornosti: pomembno je videti glavno nit pogovora, ne preusmerjati na stran in ne skakati s teme na temo;
• argumentacija in prepričevanje: uporabljeno v primeru razhajanja mnenj;
• določitev rezultata je kritičen trenutek v pogovoru, ko je treba končati komunikacijo o tej temi, ne glede na rezultate ta notranji občutek prihaja z izkušnjami in je odvisen od opazovanja, sposobnosti jasnega zajemanja najmanjših sprememb v čustvenem ozadju sogovornika .

Splošni vtis sestanka se oblikuje na zadnji stopnji poslovne komunikacije in je najbolj živo zapisan v spominu. Zato je sposobnost pravilnega zaključka pogovora lahko odločilen dejavnik pri nadaljnjem sodelovanju.

Če želite izvedeti, kako lepo komunicirati, si oglejte naslednji video.