Bonton in kultura vedenja poslovne osebe

Norme vedenja, ki obstajajo danes, so se razvijale zelo dolgo in so v sodobnem svetu pomembne tako v politični kot kulturni komunikaciji. Ko zberemo vsa ta pravila skupaj, lahko ugotovimo, da boste morali za izkazovanje spoštovanja do sogovornika sami sebi naložiti nekatere omejitve.

Beseda "bonton" je prišla k nam iz francoskega jezika in v prevodu pomeni "način vedenja". Sodobni bonton vključuje vsa pravila vljudnosti in dobrega vedenja, ki so sprejeta v vsaki kulturni skupini.

Bonton je razdeljen na več vrst, na primer:

• skupek pravil in kulture vedenja, uveljavljene pod monarhi, se imenuje dvorni bonton;
• sklop pravil za uradnike, katerih uporaba se uporablja med poslovnimi sestanki ali pogajanji, se imenuje diplomatski bonton;
• jasno urejena pravila in norme obnašanja ljudi, ki delajo v vojaški sferi, se imenujejo vojaški bonton;
• oblike obnašanja, pravila in tradicije, ki jih morajo državljani upoštevati med pogovorom, se imenujejo civilni bonton.

Za ljudi, ki so povezani s poslovnim področjem, je glavna skrivnost uspeha sposobnost reševanja težav med obrokom.

Uradna srečanja so razdeljena na več vrst. Po času poteka so razdeljeni na dnevne in večerne, lahko potekajo s sedeži ali brez. Obstaja več vrst tehnik, od katerih ima vsaka svoje značilnosti in pravila za izvajanje.

• Sprejem imenovan "Kozarec šampanjca", je najlažji način prejemanja. Po poklicni etiki je njegovo povprečno trajanje 60 minut, srečanje se običajno začne okoli 12.00.
• "Kozarec vina" zelo podobna zgoraj opisani tehniki, vendar je v tem primeru srečanje posebne narave - resnejše stvari se pogovarjajo v ožjem, zaupnem krogu.
• Zajtrk je razširjena oblika uradnega srečanja. To ne pomeni, da je treba sprejem načrtovati zjutraj - zajtrk je običajno povabljen na 12: 30-13: 00. Meni je izbran na podlagi nacionalnih preferenc. Prve pol ure porabite za kavo ali čaj, nato približno 60 minut - neposredno za obrok.

• Trajanje sprejema "Koktajl" povprečno 2 uri. Srečanje je predvideno ob 17. 00-18.Obrok s toplimi jedmi ni izključen.
• Večerja je posebna čast. Takšen sprejem je organiziran strogo ob 20: 00–20: 30. Kosilo traja več kot 2-3 ure, zato ga ne morete določiti pozneje kot 21: 00.
• Sprejem "A la fourchette" organiziran hkrati s "Koktajlom". "A la bife" pomeni pokrite mize s toplimi jedmi in različnimi prigrizki. Povabljeni lahko z mize izberejo svoje najljubše prigrizke in odidejo, tako da imajo drugi udeleženci pogostitve možnost priti k mizi. Glavna miza, namenjena pomembnim gostom, naj bo postavljena tako, da ji povabljenci ne obračajo hrbta. Na takih sprejemih ne sedijo, celoten dogodek poteka izključno stoje. Če je povod za sprejem državni dogodek ali če je v čast častnega gosta, potem je na koncu primerna projekcija filma ali manjši koncert.

Spodaj je osnovni sklop pravil za moške in ženske, ki se jih je treba strogo držati na vseh javnih mestih med uradnimi dogodki.

• Najbolj častno mesto je na desni, zato ga mora moški vsekakor dati ženi, sam pa iti na levo. To pravilo ne velja za moške v vojaški uniformi, saj lahko svojega spremljevalca moti s pozdravom državnih uslužbencev z desnico. Če sta poleg moškega dve ženski, naj hodi med njima. Če je ena od predstavnic šibkejšega spola veliko starejša, pojdite na njeno levo.
• V skladu z moralnimi standardi, če moški pospremi ženske, potem, ko ustavite taksi, jim morate najprej odpreti zadnja vrata avtomobila in se sami usesti na sprednji sedež. Če je dama sama, naj moški sedi na zadnjem sedežu poleg nje.
• V prostor najprej vstopi predstavnica šibkejšega spola, za njo pa moški. Če pa so pred vami velika težka vrata, naj najprej vstopi predstavnik močnejšega spola. Ko se povzpne po stopnicah, gre moški 1-2 koraka pod žensko, in nasprotno, dama gre dol nekaj korakov zadaj.
• Pri vhodu v gledališče ali kino naj gre spremljevalec spredaj, neposredno v dvorani pa gre najprej moški.
• Srečanje določi predstavnik močnejšega spola, dovoljeno pa je, da zmenek določi ženska.

Za uspeh v kateri koli obrti in v kateri koli organizaciji mora vsak imeti potrpljenje, samoregulacijo, pravilnost in vzdržljivost. Vsi ti dejavniki prispevajo k ustvarjanju poslovnega vzdušja v družbi, pa tudi k uravnoteženju vlog v delovnem timu. Na podlagi tega bi se moral vsak šef in vsak podrejeni naučiti nekaj pravil, ki bodo pomagala graditi dobre odnose na delovnem mestu.

• Odnos vodje do vseh podrejenih mora biti enak. Ne morete pokazati simpatije do enega in antipatije do drugega. Zaposlene je treba obravnavati nepristransko.
• Vodja mora enakomerno porazdeliti odgovornosti med vse zaposlene. Pooblastila naj bodo tudi jasno razmejena, ne pa na podlagi načel in osebnega odnosa vodje do podrejenega.
• Vodja mora vedno spremljati, kako se njegov ukaz izvaja, ne glede na to, koliko zaupa svojemu podrejenemu. Treba je znati pravilno združiti pravično razdelitev dela s stalnim nadzorom. Vendar pa tudi "stati nad dušo" zaposlenega ali nenehno spominjati na eno nalogo ni vredno.

• Resni odnos šefa do zaposlenih je pogosto razredčen s humorjem in pozitivnim odnosom, vendar morate biti s šalami zelo previdni. Nenehne šale v pisarni bodo popolnoma izkoreninile disciplino. S starejšo generacijo se ne smeš šaliti, to lahko razumejo kot nespoštovanje.
• Med sestankom z zaposlenimi mora vodja vnaprej vedeti, o čem bo govoril. Vedno morate biti pripravljeni prilagoditi svoj načrt pogovora na podlagi informacij, ki jih bo podrejeni sporočil.
• Srečanje vodje in podrejenega naj bo načrtovano tam, kjer ju med pogovorom nič ne bo motilo.
• Med dialogom z zaposlenim se morate pogovarjati o vsem delu, ki ga je opravil, in ne o določenem delu.
• Vodja naj zaposlene posveti njihovim načrtom za prihodnje tri mesece ter analizira pretekle tri. Komentirati je treba tekoče delo, se izreči o tem, katero nalogo je zaposleni dobro opravil in katero bi bilo treba izboljšati.
• V vsem je potrebno doseči soglasje - tako bo zaposleni čutil dolžnost izpolniti nalogo, ki mu je bila dana.

Pravila so naslednja:

• Pogajalec mora imeti jasno zastavljen cilj. Pogajanja se je vredno dogovoriti šele, ko obe strani vesta, kaj točno želita videti kot rezultat pogovora.Če cilja ni, bo med dialogom s stranko ali partnerji težko ugotoviti, na čem morate stati do konca in kaj lahko zavrnete.
• Pogoje sporazuma je treba preučiti pred podpisom dokumentov in dogovorom o stališčih. Mnogi ljudje to točko ignorirajo. Prispevek je treba prebrati in razumeti, kar tam piše. Če nekatere točke niso popolnoma razumljene, jih najprej razjasnite in šele nato podpišite. Vnaprej se morate seznaniti z nerazumljivimi izrazi.
• Dvoumnost pri pogajanjih je strogo prepovedana. Vsaka točka pogodbe mora biti podrobno razkrita, da se izognemo različnim interpretacijam istih določil.
• Vse zabeležite in dokumentirajte. Če ste sklenili dogovor, morajo biti njegova določila zapisana. Priporočljivo je, da na koncu popolnoma oblikujete stališče nasprotne strani s svojimi besedami, tako da vse potrdi ali ovrže posamezne točke, kar kaže na nesporazum.

• S prijatelji se je najtežje pogajati. Ne pozabite, da mora biti v poslu prijateljstvo na drugem mestu. Pri pogajanjih z ljubljenimi morate biti zelo previdni, saj v takih situacijah pride do veliko nesporazumov, ki lahko povzročijo prihodnje konflikte. Prav tako ne posegajte v svoje interese, tudi če imate pred seboj prijatelja.
• Včasih je vredno obupati. Braniti svoj položaj je prav, a včasih je treba popustiti, saj je zemlja okrogla in se lahko v prihodnosti spet srečate s svojim nasprotnikom. Zato je za ohranitev produktivnosti bolje popustiti tam, kjer je to sprejemljivo.
• Na besede je treba odgovoriti. To je glavni vidik med pogajanji.Etični standardi pravijo: obe strani morata jasno slediti doseženemu dogovoru, ne glede na to, ali je bil dogovor zapečaten s podpisi in žigi ali omejen na rokovanje. Oseba, ki krši obljube, zlahka pokoplje svoj ugled.

Konflikt interesov pomeni, da je opravljanje službene naloge uslužbenca oteženo zaradi dejstva, da bo s tem škodoval sebi osebno, svojim bližnjim ali prijateljem. V takšnih primerih je zaposleni dolžan sporočiti konflikt interesov nadrejenemu, ta pa mora nalogo prenesti na nekoga drugega, da podrejenega ne prisili k izbiri med poklicnim ugledom in mirom.

Pobudnik konflikta je oseba, ki govori s pritožbami ali zahtevami proti sogovorniku in izraža svoje nezadovoljstvo. Nihče ne mara, da ga nekaj obtožujejo, zato se bo boril. Zato je treba s pobudnikom konflikta ravnati pošteno, ne da bi kršili zakone vedenjskega bontona.

• Ne pripeljite konflikta do prelomne točke s tem, da razglabljate o razlogu, zakaj je vaš sogovornik nezadovoljen. Oseba, ki ustvarja konflikt, mora vedno upoštevati to pravilo. Prepovedano je iskati napake in žalitve. Zaradi tega lahko strani pozabita na bistvo spora in se zagrezata v obtožbe.
• Na pragu konflikta bi morali pozitivno oblikovati svojo trditev. Preden ga predstavite, je priporočljivo pretehtati vse možne možnosti za izid pogajanj.
• Med pogajanji morate biti čustveno zadržani.Med komunikacijo morate paziti na svoj ton, da ne bi izzvali konflikta ali ga poslabšali.
• Med konfliktom se je prepovedano dotikati osebnih tem in samospoštovanja sogovornika. Zahtevki v službi naj ne prerastejo v osebno žalitev.

Kaj morate vedeti:

• Med komunikacijo morate biti sposobni poslušati, ne da bi vas prekinili in pravilno razumeli pomen tega, kar je povedal sogovornik.
• Morate biti sposobni kompetentno izraziti svoje misli v skupinski komunikaciji ali v javnosti.
• Dobri odnosi morajo biti z vsemi ljudmi, ne glede na to, ali gre za vodjo ali podrejenega.
• Med komunikacijo morate najti skupni jezik med vami in vašim sogovornikom.
• Oseba, katere besedni zaklad je na ustrezni ravni, ne bo nikoli utrudila svojega sogovornika.
• Besede je treba izgovarjati mirno in prijetno. Oseba, ki govori v pogajanjih, mora imeti dobro dikcijo brez naglasa.
• Način govora je ključen. Znebite se žargona, kletvic in parazitskih besed, da boste na sogovornika naredili dober vtis.

Za več o kulturi poslovnega vedenja si oglejte naslednji video.