Bonton in etika poslovne korespondence

Trenutna poslovna realnost je, da le 15 % srednjih in velikih podjetnikov, ki želijo okrepiti svoj položaj na trgu, doseže svoj cilj. Prav zaradi tega se pomen poslovnega bontona večkrat poveča, saj neupoštevanje njegovih norm zaradi številnih drugih razlogov pogosto vodi v prekinitev koristnih poslovnih odnosov.

V široki razlagi je etika skupek splošnih stališč, namenjenih urejanju družbenih odnosov. V skladu s tem se poslovna etika ukvarja z vprašanji, povezanimi s sprejetim redom in slogom interakcije na področju poslovanja.

Etične vidike poslovnih odnosov podrobno opredeljuje poslovni bonton, vključno s postopkom pogajanj, pravili korporativnega vedenja, poslovnimi tradicijami in rituali, elementi podrejenosti, načini in slogi komuniciranja in pisanja ter vprašanji korektnosti v ravnanje s partnerji in poslovnimi kolegi.

Pomen etike in bontona kot njenega sestavnega dela je v tem, da regulativni okvir, ki je nastal kot rezultat dolgoletne prakse, zelo poenostavlja komunikacijo, ustvarja razumljiv in splošno dostopen kontekst v poslovni sferi, ki vam omogoča, da pravilno doseči cilje in znatno prihraniti čas.

Z drugimi besedami, govorimo o posebnem algoritmu za reševanje poslovnih problemov, ki vam omogoča racionalno in nekonfliktno zastavljanje in uspešno doseganje želenih poslovnih ciljev. Stopnja obvladovanja tega algoritma omogoča neposredno sklepanje o stopnji strokovnosti poslovnega partnerja ali nasprotnika v poslovnem sporu.

V tem kontekstu je pomembno upoštevati naslednja osnovna splošna načela:

• točnost povsod in v vsem;
• skladnost z informacijsko varnostjo;
• zdrav altruizem;
• ugodna podoba, ki ustreza poslovnemu okolju;
• Pravilen ustni in pisni jezik;
• upoštevanje pravil kulture poslovnega govora.

Vrste poslovne korespondence so raznolike in z določeno mero konvencionalnosti jih lahko razdelimo na dve glavni vrsti:

• meddržavni - med državnimi organizacijami, tujimi predstavništvi in ​​uradniki (razne note, memorandumi in drugi obrazci) - elementi diplomatskih odnosov;
• reklama - pisma pol uradnega statusa, ki se uporabljajo na področju poslovnih odnosov med institucijami in organizacijami.

Stil pisanja službenega pisma ima kljub jezikovnim in nekaterim tradicionalnim razlikam določeno skupno osnovo in skupino smernic, ki jih je razvila ustaljena praksa.Na primer, številne protokolarne zahteve, določene s položajem vrst pošiljatelja in naslovnika, temeljijo na začetnih odnosih medsebojnega spoštovanja in korektnosti. Zato mora ne glede na vrsto dokumenta strukturno vsebovati naslednje elemente:

• pritožba (uradni status naslovnika);
• kompliment (vljuden konec pisma);
• podpis;
• datum (dan, mesec, leto in kraj pisanja sporočila);
• naslov pošiljatelja (priimek, uradni status, naslov so na vrhu ali dnu 1. strani pisma).

Poleg tega obstajajo številni predpisi, ki so neposredno povezani s pismi:

• poslovna pisma so napisana na obrazcih ali listih papirja samo na sprednji strani;
• oštevilčenje strani je z arabskimi številkami;
• sporočila se izvajajo v tiskanem besedilu;
• brisanje in popravki v telesu dokumenta niso dovoljeni;
• dokument je prepognjeno besedilo znotraj;
• čakalna doba za odgovor na pismo je največ deset dni.

Poslovno sporočilo mora imeti izrazito ciljno naravnanost in vsebovati eno vprašanje, celoten pomen besedila pa mora biti v celoti podrejen njegovi vsebini, pa naj gre za ponudbo posla, komercialno povpraševanje ali zgolj ažurne informacije.

Klasifikacija poslovnih sporočil je raznolika in odvisna od njihove funkcionalne ciljne naravnanosti. Na primer, črke so:

• obveščanje;
• spominjajoč;
• vabila;
• pregledi informacij;
• naročila;
• spremljanje;
• druge vrste.

V komercialnem dopisovanju so najbolj značilni:

• zahteve;
• predlogi;
• naročila;
• zahtevki;
• garancijska pisma.

Kot ena od oblik poslovnega komuniciranja so v strogem pomenu definicije pisma razdeljena na 2 vrsti - poslovna in zasebno-uradna.

Korespondenca, ki teče med organizacijami in institucijami, se uvršča med poslovne. Zasebno-službeno pismo je sporočilo, ki ga na institucijo pošlje fizična oseba ali, nasprotno, institucija na fizično osebo.

Obstaja več pravil za vodenje poslovne korespondence.

• Pismo naj spodbudi nastanek poslovnega interesa pri prejemniku, jasno in na podlagi prepričljivih dokazov pokaže prednosti partnerstva in nesmotrnost razdiranja partnerstev. Besedilo naj bo spodbudno, spodbudno za sodelovanje.
• Manifestacija pretiranih osebnih čustev v poslovnem pismu ni najboljši način za dokazovanje in rešitev težave.
• Da bi se izognili preobremenitvi in ​​zamašitvi besedila pisma, se je treba izogibati kakršnim koli figurativnim primerjavam, metaforam, alegorijam in hiperbolam.
• Za jasno in jedrnato predstavitev teme je bolje uporabiti preproste stavke, izogibati se podrobnostim in pretiranim podrobnostim. Glavna ideja sporočila mora biti podprta z izključno ustreznimi argumenti, ki so običajno v prilogah k pismu (diagrami, grafi, digitalni podatki).
• Besedilo naj bo razdeljeno na odstavke, od katerih se vsak, ki predstavlja samostojno misel, začne v novi vrstici.

• V poslovnem pisnem sporočilu naj se ne uporabljajo opisni pridevniki, nepotrebna pojasnila in podrobnosti.Na koncu pisanja je priporočljivo pregledati dokument in izločiti fraze, ki nimajo ustrezne pomenske vsebine.
• Pismenost je osnovni element besedila. Prisotnost črkovalnih in drugih napak v sporočilu je nesprejemljiva.
• Zadeva e-poštnega sporočila je obvezna. Tema v dokumentih se mora odražati na kratko in jedrnato, to prihrani čas pri branju in pozitivno označuje pošiljatelja. Če je pismo poslano po e-pošti in vsebuje posebej pomembne informacije, ga je treba opremiti s posebno "zastavico", ki je na voljo v elektronski storitvi.
• Dobro berljivost besedila zagotavljajo pisave Arial ali Times New Roman s srednjo velikostjo pisave. Po potrebi je dovoljeno poudariti ključne ideje s poševnim ali krepkim tiskom.

• V besedilu je koristno uporabiti podnaslove (3-4), ki omogočajo lažje razumevanje predstavljenega besedila.
• Naštevanja, sezname in sezname je najbolje oblikovati s posebnimi označevalci.
• Korporativna predloga (shema) je odličen pokazatelj učinkovitosti in objektivnosti v poslovnem komuniciranju. Še posebej je primeren v korporativnem smislu, saj vam omogoča, da izstopate v ugodni luči in ohranite zahtevano uradnost.

Struktura poslovnega sporočila je tipična. Tradicionalno vsebuje:

• uvod;
• glavni del;
• sklep.

Uvod povzema namen pisma. Glavni del opisuje bistvo vprašanja. Na koncu je zaželeno povzeti vsebino glavnega dela, na primer v obliki sklepov. "Popiski" in različne vrste opomb so nezaželene.

Skratka, fraze, ki po obliki spominjajo na manipulacije, so neprimerne, kot je: "Upam na obojestransko koristno partnerstvo" ipd. Bolje je, da se poslovite v poslovnem pismu s preprostimi besednimi zvezami - "S spoštovanjem", "Najbolje želje" in tako naprej.

Na dnu sporočila so navedeni: polno ime, uradni status, naziv podjetja, podpis. Navedene so tudi kontaktne številke.

Tabele in grafi so priloženi kot posebna datoteka (paket), z navedbo tega na koncu pisma. Če obstaja skupina prilog, je podan njihov opis z imeni.

Okrajšavo in posebne okrajšave lahko uporabite le, če ste prepričani, da jih bo prejemnik zagotovo razumel.

Da bi besedilo dobilo večjo logično strogost in doslednost v poslovnem besedišču, se kot veziva uporabljajo naslednji govorni obrati:

• zaradi tega razloga;
• na podlagi zgoraj navedenega;
• zaradi tega;
• po podatkih;
• Na podlagi tega;
• Ob upoštevanju;
• in drugi.

V virtualnem prostoru je poslovna interakcija, ki predstavlja komunikacijo v malem, specifična in nič manj zahteva spoštovanje ustreznih norm bontona. Kompetentno delo s pismom v skladu s prakso vključuje izvajanje naslednjih pripomb glede obsega, jezikovnih norm, strukture in oblike.

• Formula teme mora povsem natančno ustrezati temi, ki je navedena v besedilu. To vam omogoča hitro nastavitev bralnika na pravi poslovni način.
• Optimalna količina dokumenta, poslanega po e-pošti, se prilega »enemu zaslonu«, največja količina besedila pa je en list v formatu A4.
• Optimalna velikost priponk ni večja od 3 MB.
• Datoteke za pošiljanje je priporočljivo "zapakirati" v standardne arhive kodiranja Zip ali Rar. Drugi so med prenosom pogosto blokirani.
• Hiperpovezave naj bodo standardne (modre, spodaj podčrtane).
• Odgovor naslovniku naj bo postavljen na vrh, na začetek pisma in ne na dno. S tem dopisovalca rešite pred nepotrebnim in prisilnim listanjem prejšnjega besedila.

• Uporabiti je treba jezik pisanja, ki je partnerju najbolj razumljiv. Vprašanje priporočljivosti uporabe profesionalizmov, notranjega korporativnega besedišča, slengovskih izrazov in okrajšav (zlasti v zunanji korespondenci) v sporočilu se odloča ločeno, odvisno od konteksta in lastnosti korespondenčnih partnerjev.
• Pomembno je, da partnerja obvestite o prejemu njegovega sporočila - to je znak dobrega okusa in del poslovnega bontona, ki izkazuje spoštovanje do njega.
• Odgovoriti morate čim hitreje. Če iz nekega razloga ni mogoče hitro odgovoriti, je treba partnerja obvestiti o prejemu njegovega pisma in navesti odzivni čas. Etičen in udoben časovni interval pred odgovorom je 48 ur po prejemu sporočila. Po tem času oseba običajno domneva, da je sporočilo izgubljeno ali prezrto. Predolg premor v dopisovanju je pogosto povezan s tveganjem izgube partnerja in se v poslu razlaga kot kršitev etičnih standardov.
• Na koncu sporočila je treba navesti kontaktne podatke, ki so navedeni v vseh pismih brez izjeme, ne glede na vrstni red pošiljanja.
• Med prenosom je pomembno posvetiti posebno pozornost vprašanju zaupnosti.

Za več informacij o etiki poslovne korespondence si oglejte naslednji video.