Kultura poslovne komunikacije

Veščine poslovnega komuniciranja so nujne za uspešno kariero na katerem koli področju: uspeh v korporativnem komuniciranju bo v veliki meri odvisen od vsakodnevnih komunikacijskih veščin, poklicno področje pa ima svoje specifike. Kultura poslovne komunikacije je način interakcije s sodelavci, šefi, podrejenimi in partnerji ter določena pravila. Zelo pomembno je graditi komunikacijo glede na situacijo, cilje in cilje ter se znati hitro prilagajati spreminjajočim se situacijam.

Komunikativna kultura je širši pojem kot skupek govornih dejanj. Sestavljen je iz številnih komponent. V kulturi poslovne komunikacije je videz zelo pomemben: ustrezati mora področju vaše dejavnosti in specifični situaciji.

Običajno obstaja uniforma za delo s strankami, poslovna obleka za delo v pisarni, ljudje ustvarjalnih poklicev se oblačijo na določen način, tisti, ki zasedajo vodilne položaje, pa morajo poudariti svoj status z oblačili in dodatki. Morda se zdi, da videz ni neposredno povezan s poslovno komunikacijo. Vendar pa je prvi vtis, ki ga naredite, tisti, ki določa odnos sogovornika do vas. Če je ta vtis negativen, bo treba za rehabilitacijo vložiti veliko truda v proces dialoga.

Nebesedni jezik je enako pomemben pri komunikaciji. Vaša drža, kretnje in obnašanje so zelo pomembni v psihološkem smislu. Poskusite ohraniti svojo obrazno mimiko tiho. Gestikulacija je zelo pomembna, vendar naj bo zmerna, ne preveč intenzivna.

Če ste razpoloženi za partnerski dialog, je bolje izbrati odprto pozo. Lahko se poskusite nevsiljivo prilagoditi drži sogovornika. Da vas ne bi zaznali z agresijo, naj očesni stik traja le nekaj sekund. Za pogajalsko mizo se ne usedite neposredno nasproti sogovornika, ampak nekoliko ob strani.

Kar poveš, je prav tako pomembno kot to, kako to poveš. Zelo pomembno je imeti zanesljive informacije, znati operirati z dejstvi in ​​kompetentno graditi vsebino razprave.

Pomembno je izbrati besede, intonacijo, držo in kretnje za določeno situacijo, saj bo v različnih primerih primerno različno vedenje. Kulturo poslovne komunikacije lahko glede na situacijo in zastavljene cilje razdelimo na več vrst:

• Tip mentorja pomeni poučevanje. Ta možnost je značilna za proces usposabljanja pripravnikov, za izobraževalni in znanstveni dogodek, za razlago posameznih delovnih trenutkov podrejenim, pa tudi za timsko delo s kolegi, če ste specialist na področju, ki ga manj razumejo.Zelo pogosto je takšna komunikacija zgrajena v obliki monologa, vendar je v sodobni poslovni komunikaciji dialog bolj zaželen: tudi v procesu učenja poskušajte sogovornike vključiti v razpravo in poslušati njihova stališča.
• Motivacijski tip Namen je zanimati osebo za projekt, jo prepričati o smotrnosti tega ali onega dela, pomagati zaposlenim, da verjamejo vase in se počutijo bolj samozavestne v novem ali preprosto težkem poslu. Za uspeh se poskušajte izogibati običajnim frazam in klišejem. Najbolje je, da daste osebni zgled, poveste svojo zgodbo in s svojimi besedami razložite, kaj točno vas pritegne pri določenem projektu.
• konfrontacijski tip komunikacijska kultura izzove sogovornika, da vam ugovarja, se ne strinja z vašim stališčem. Ta vrsta vključuje številne tehnike, ki se uporabljajo v primeru navzkrižja interesov. Najpogosteje je situacija soočenja značilna za pogajanja, pa tudi za krepitev pozornosti pri delu s pasivno, inertno publiko.
• Vrsta informacije najbolj nevtralen - v njegovem okviru lahko poslušalcu preprosto posredujete to ali ono informacijo. Poskusite se izogniti mešanju vrste informacij z drugimi. Če je cilj informirati sogovornika, ga ne poskušajte učiti, ga okužiti s svojim navdušenjem ali stopiti v konflikt. Hkrati je potrebno, da je predstavitev razumljiva - za to se poskušajte prilagoditi sogovorniku in vse razložiti s primeri, ki so mu razumljivi.

Večina pomembnih vprašanj, povezanih s poklicnimi dejavnostmi, se običajno rešuje v procesu osebne komunikacije.Za družabne in odprte ljudi, ki znajo pravilno predstaviti vse informacije (s kretnjami, mimiko in intonacijo), je to bolj plus kot minus. V osebni poslovni komunikaciji vsebina razprave ne igra ključne vloge, glavna stvar je vzpostaviti stik in pravilno izraziti svoje stališče.

Osebna komunikacija je lahko sestavljena iz precej dolgih monologov ali, nasprotno, iz bolj ali manj kratkih stavkov. V obeh primerih je zelo pomembno, da informacije ne samo predstavite, kot da bi pisali povzetek, ampak jih posredujete določenemu sogovorniku in se mu prilagodite. Pred pogajanji si zapišite ključne točke, o katerih se želite pogovoriti, vendar nikoli ne zapomnite govora - spremeniti je treba naravo pripovedi, zaporedje, primere (odvisno od reakcije poslušalcev).

Na enak način morate delati z intonacijo in gestami. Če izgubljate pozornost sogovornika, naj bo govor bolj čustven. Če čutite neželeno soočenje s partnerjem, poskusite posnemati držo in kretnje te osebe. Zelo pomembno je, da ne delujete preveč zadržano, sicer bo podajanje informacij dolgočasno, izpadli pa boste kot negotova oseba.

V osebnem pogovoru je pogosto treba spontano sprejemati težke odločitve. Če se pogajalski proces ne dotika tem, ki ste jih pričakovali, je zelo pomembno, da ostanete mirni. Poskusite, da se na težave ne odzovete s pretirano vznemirjenostjo, vedno odgovorite mirno. Če se ne morete takoj odločiti, kakšno odločitev boste sprejeli, si lahko vedno vzamete čas za razmislek in v umirjenem okolju pretehtate vse prednosti in slabosti.

Številne težave se zdaj rešujejo po telefonu. Običajno gre za manjša pojasnila kakšnih informacij ali organizacijskih vprašanj: sodelavci na primer pri telefoniranju pogosto pojasnjujejo imena in točne številke, se dogovarjajo, dajejo ali sprejemajo naloge. Dolgi telefonski pogovori običajno potekajo le v primerih, ko ni možnosti osebnega srečanja. Hkrati se za popolnejšo komunikacijo vse bolj uporabljajo video klici, ki imajo svoje specifike.

Za uspešen telefonski pogovor, ki vključuje delovne trenutke, morate upoštevati naslednje nianse:

• Če nekoga kličete, je pomembno, da vprašate, ali se oseba zdaj počuti udobno. V večini podjetij bonton ne dopušča klicanja po urah (razen če obstaja poseben dogovor).
• Upoštevajte, da lahko pride do motenj v komunikaciji - ali pa lahko tuji hrup moti pogovor. Ko se pogovarjate po telefonu, je pomembno, da govorite čim bolj jasno in ne prehitro.
• Zgradite svoj govor tako, da bo čim bolj specifičen in zaznan točno tako, kot ste nameravali. V procesu osebne komunikacije igrajo izrazi obraza in geste zelo pomembno vlogo - to vam omogoča, da bolje razumete sogovornikove namige, podcenjevanje in skrite motive. Ko govorite po telefonu, ste prikrajšani za to možnost.
• O potrebnih težavah se skušajte čim bolj pogovoriti po telefonu. Za zapletena pogajanja ali kontroverzne razprave je telefonski pogovor le redko primeren, zato je pomembno, da povemo le najpomembnejše. O podrobnostih se je najbolje pogovoriti osebno ali prek videa.

Video klici se v sodobni korporativni kulturi začenjajo vse pogosteje uporabljati.Prvič, pomagajo vzdrževati stike s partnerji iz različnih držav in se čim bolj učinkovito pogajati. Drugič, veliko ljudi zdaj dela od doma na daljavo in video klici olajšajo reševanje morebitnih težav.

Če boste imeli takšne poslovne pogovore, je pomembno, da ste pozorni na naslednje:

• Vaš videz bo naredil veliko razliko. Tudi če ste doma, se poskušajte obleči poslovno.
• Poiščite mesto v svojem domu, kjer je ozadje bolj ali manj nevtralno. Če je v ozadju kuhinja, delujoča televizija ali otroci, ki se igrajo, lahko to moti reševanje poslovnih vprašanj.
• Veliko ljudi zdaj uporablja slušalke, vendar je vredno zapomniti, da vam omogočajo, da bolje slišite sogovornika, vendar ne zagotavljajo, da vas bo sogovornik dobro slišal, če govorite skozi hrup. Če se ukvarjate s poslovnimi težavami od doma, prosite svojo družino, naj bo tiho ali pa samo sedite v zasebni sobi.
• Pred kamero je še posebej pomembno obvladati lastne kretnje in mimiko. Ni neobičajno, da gre komunikacija narobe, da se slika počasi nalaga in da so morebitni slabi obrazni izrazi poudarjeni.
• Če se pogovarjate o resnih zadevah, ki zahtevajo, da imate pred očmi zapise ali dokumentacijo, vse to pripravite vnaprej (pred klicem) in sogovorniku pošljite potrebna gradiva.

Veliko vprašanj v organizacijah se zdaj rešuje z dopisovanjem. Ena od prednosti takšne poslovne komunikacije je struktura informacij. Če v procesu komunikacije v živo ne morete biti pozorni na določene točke, ki so pomembne za sogovornika (ali preprosto pozabite na potrebne informacije), bo v posneti obliki mogoče upoštevati vse nianse.

Če veliko komunicirate s kolegi in dopisovalci, je zelo pomembno, da znate pravilno pisati. Urejevalniki besedil ne popravijo vedno pravilno slovničnih napak, zato se ne smete povsem zanašati nanje - če niste prepričani o črkovanju besede, preverite sami v slovarju. Bodite previdni pri pošiljanju besedilnih sporočil iz telefonov in tablic – s funkcijo samodejnega vnosa lahko vaše besede zamenjate z drugimi in sporočilo se bo preprosto izkazalo za nesmiselno.

Poslovno dopisovanje je po mnenju mnogih lažja naloga kot pogajanja v živo – vedno je namreč čas za razmislek o sporočilu, v procesu pravega dialoga pa se je treba odzvati spontano. Slaba stran pa je ta, da ne dobiš spontane reakcije sogovornika in to je pomemben psihološki vidik.

Več o kulturi poslovne komunikacije si preberite spodaj.