Kako voditi poslovna pogajanja?

V sodobnem svetu se vedno večji pomen daje sposobnosti pravilnega in pravilnega vodenja poslovnih pogajanj. Ta veščina je še posebej pomembna za tiste, ki gradijo svoje podjetje, za direktorje podjetij, menedžerje in najvišje menedžerje. Vendar pa poslovna pogajanja ne pomenijo le srečanj na visoki ravni, kjer se sprejemajo strateške odločitve o interakciji in razvoju poslovanja. Tehnično to področje vključuje vsako komunikacijo katerega koli predstavnika podjetja med delovnim časom in o delovnem vprašanju.

Poslovna pogajanja običajno pomenijo posebno obliko poslovne komunikacije, katere cilj je doseči dogovor v skupni komunikaciji, izmenjavi mnenj in predlogov. V idealnem primeru je končni cilj doseči obojestranske ali enostranske koristi. Razlogov je lahko veliko, vendar so vsi razdeljeni na štiri glavne vrste.

Pogajanja se lahko vodijo o nečem v kakršnih koli okoliščinah, začnejo se zaradi doseganja določenega cilja ali pa se omejijo na rešitev nekaj aktualnih vprašanj. očitno, da bolj ko je vzrok globalen, večji so stroški, potrebni za uspešno izvedbo.

Obstaja več osnovnih klasifikacij vrst poslovnih pogajanj.

• Po naravi delijo se na uradne - potekajo v strogem okolju in se dokumentirajo po protokolu, ali neuradne, ki potekajo v neformalnem, polprijaznem vzdušju.
• Po krogu vpletenih ljudi razlikovati med notranjo in zunanjo podvrsto. Interni potekajo v istem timu, organizacijska in medosebna vprašanja, razmejitev funkcij in načrtovanja ter strategije celotnega razvoja podjetja pa se lahko obravnavajo. Zunanja pogajanja potekajo z naročniki, kupci ali poslovnimi partnerji.
• Vrsta pogajanj določena z družbenim položajem strank. Enakopravna pogajanja se imenujejo pogajanja med partnerji in sodelavci, ki zasedajo približno enak položaj. Komunikacija med šefom in podrejenim ali ljudmi različnih ravni je neenaka.

Pogajanja so zapleten in večstopenjski proces, ki zahteva veliko znanja in stroškov. Ena najtežjih stopenj, ki pogosto določa izid pogajanj veliko pred začetkom, je priprava. Na tej stopnji se morate odločiti za svoje cilje ter izbrati strategijo, kraj in čas. Je tudi odlična priložnost za zbiranje in obdelavo informacij ter hkrati načrtovanje vsega.

Začeti morate z jasno in nedvoumno navedbo cilja pogajanj. Poleg tega je bolje, da cilj razdelite na več zaporednih nalog in se odločite za strategijo, taktiko in metode za njihovo doseganje. Pri analizi je treba upoštevati ne le vse znane informacije o nasprotniku, njegovih predvidenih ciljih in načinih za njihovo doseganje, temveč tudi vaše lastne vire. Če razmišljate o prepiru, je bolje poskusiti predvideti možno reakcijo partnerja, premislite, kako ga lahko prepričate, katera dejstva in jamstva navesti.

Če se ne uporablja konfrontacijski slog pogajanj, osredotočen na kategorično dosego cilja za vsako ceno, bi bilo smiselno točke možnih kompromisov izolirati vnaprej.V partnerskih pogajanjih imajo praviloma pomembno vlogo medsebojna popuščanja, tudi majhni koraki drug drugemu naproti. To je treba razumeti tudi druga stran je zainteresirana za medsebojni dogovor, kar pomeni, da je dogovor na začetku možen.

Pomemben dejavnik je izbira kraja za pogajanja. Notranja oprema, uporabljene barve, prostornina prostora in celo oddaljenost do mesta srečanja imajo psihološki učinek na človeka, kar izkušeni pogajalci uspešno uporabljajo. Možne so tri možnosti: srečanje na svojem, nasprotnikovem in nevtralnem terenu. Vsak ima svoje prednosti in slabosti, s poudarkom na katerih lahko spreminjate slog vedenja in metode za doseganje rezultatov.

• Če srečanje poteka na vašem ozemlju, pogajalec ali ekipa čuti podzavestno psihološko korist od poznanega, varnega okolja. Prav tako je mogoče organizirati prostor zase, tako da nasprotniku najprej vsilite svoj način delovanja. Pretirana sproščenost pa ima lahko tudi negativno vlogo, oslabi pozornost in koncentracijo.
• tuje ozemlje, glede na zgoraj navedeno, enako igra v roke nasprotniku. Poleg tega bodo stroški časa in truda zahtevali pot do prizorišča in tamkajšnjo lokacijo. Po drugi strani pa ta situacija daje tudi številne bonuse.Na podlagi njegove notranje, neverbalne odločitve je mogoče na primer sestaviti psihološki portret nasprotnika. Prav tako se lahko jasneje, brez motenj, osredotočite na pogajanja ali celo, če je potrebno, zadržite "pozabljene" dokumente in pridobite čas.
• Srečanje na nevtralnem terenu mnogi strokovnjaki menijo, da je najboljša možnost. Stranki sta v enakopravnem položaju, kar ustreza temeljni zahtevi načela pravičnosti. Takšna odločitev vodi v to, da se lahko partnerji zanesejo zgolj na svoje pogajalske sposobnosti.

Pri vodenju poslovnih pogajanj obstajata dva glavna pristopa: konfrontacijski in partnerski. Izbira strategije neposredno vpliva na potek in slog komuniciranja, določa odnos med strankama in določa pravila celotne komunikacije. Glavna značilnost je prejem enostranskih ali vzajemnih koristi.

V sodobnem poslovnem bontonu je najbolj priljubljen partnerski pristop, čeprav je veliko zagovornikov alternative. Nasprotniki konfrontacijskega sloga menijo, da so njegove metode preveč agresivne in nemoralne, podporniki pa se postavljajo kot pravi mojstri komunikacije in morebitne kompromise in popuščanja uvrščajo med sentimentalne slabosti, ki so za poslovneža nepotrebne.

• Konfrontacijski slog pogajanj temelji na tezi »Zmaga za vsako ceno! ". Glavno merilo za uspeh pogajanj je brezpogojno in absolutno odobravanje vseh lastnih zahtev, kakršna koli popuščanja in umiki pa se štejejo za neuspeh strategije. Konfrontacijski pristop temelji na dejstvu, da je z določeno veščino in poznavanjem človeške psihologije mogoče sovražnika nagniti k kakršnim koli ugodnim pogojem.

• Partnerski pristop je nastala v nasprotju s konfrontacijo in se postavlja kot demokratična in moderna. Sam koncept partnerstva, vgrajen v izraz, pomeni enake pravice strank do koristi od transakcije. Takšna pogajanja praviloma temeljijo na nizu medsebojnih koncesij, da bi posledično dosegli obojestransko koristen kompromis. Predpostavlja se, da obe strani počneta isto stvar in imata podoben cilj v pogajanjih. Zato je naloga mojstra zgladiti ostre vogale in nasprotja, zreducirati interese vseh strani na skupni imenovalec in poiskati zlato sredino, ki bo zadovoljila vse.

Kot veste, je vsak bonton pododdelek etike, zato je očitno, da mora poslovni bonton temeljiti na osnovnih normah morale in etike.

Akuten etični problem v poslovnem komuniciranju je tudi vprašanje osebne spodobnosti in odgovornosti vsakogar, na splošni ravni pa poštenega in poštenega poteka vseh stopenj dialoga. Obstoj poslovnega protokola, ki ureja vsa pravila obnašanja in komuniciranja, od predstavljanj in spoznavanj do telefonskih pogovorov in izmenjave daril, pomaga racionalizirati sporna vprašanja.

V letih obstoja poslovnega bontona se je uspelo oblikovati jasni in urejeni strukturi za vodenje pogajanj. Začeti morate s formalnimi pozdravi. Prvi pozdravijo predstavniki države gostiteljice.Praviloma je gostitelj tisti, na ozemlju katerega potekajo pogajanja, če pa je izbrano nevtralno mesto, je gostitelj tisti, ki je dal pobudo za srečanje. Ukvarja se tudi s sedenjem udeležencev po protokolu.

Začeti sestanek prav iz bistva zadeve velja za nevljudno. Prava umetnost pogajanj je, da se na vprašanje premaknete postopoma, od splošnih neformalnih fraz in tem. Takšen pristop bo pomagal pridobiti sogovornike in izraziti svoje spoštovanje in zanimanje zanje.

Želja po pritisku na sogovornika, da bi ga prisilili k pravilni odločitvi, ne barva pogajalca. Izogibati se je treba neposrednim vprašanjem, ki zahtevajo takojšnjo rešitev. Bolj učinkovita in etična taktika je dati nasprotniku čas za razmislek in analizo.

Pomemben dejavnik je videz partnerjev. Če ni drugače dogovorjeno, velja, da je kodeks oblačenja svečan – obleka in kravata v nežnih barvah. Slečenje suknjiča ali razrahljanje kravate velja za nevljudno, vsaj preden to predlaga vodja gostitelja.

V času globalizacije, interneta in hitrih načinov potovanja so poslovne vezi z drugimi državami in narodi vse pogostejše. Kljub splošni želji po strpnosti in oblikovanju skupnega, globalnega poslovnega protokola, je treba spoštovati nacionalne in kulturne tradicije drugih narodov.Nekateri vedenjski vzorci so si podobni, obstajajo pa tudi pomembne razlike, ki včasih otežujejo komunikacijo. Evropejcu je na primer težko razumeti tankosti japonskega bontona in zlasti japonsko vljudno zavrnitev, ki zveni kot izogibanje neposrednemu odgovoru.

vendar umetnost pogajanja načeloma temelji na sposobnosti razumevanja in občutenja nians psihologije in stanja sogovornika. Vsak pogovor je edinstven in se razvija po svojem izvirnem scenariju. Ni dovolj le postaviti si cilj in ga doseči. Na koncu bi morali vsekakor opraviti podrobno analizo tega, kar se je zgodilo, razumeti, kaj je delovalo in kaj ne, katere napake so bile storjene in kaj je pomagalo doseči kompromis.

Izkušenega mojstra odlikuje sposobnost ne le sledenja protokolu in doseganja cilja, temveč tudi razlikovanje vrst pogajanj in ravnanje v skladu z njimi.

Vendar pa dogovor in podpis posla ne postavlja končne, končne točke, temveč njegova kakovostna in pravočasna izvedba. Pogosto je ta zadnja, zadnja faza pogajanj nezasluženo prikrajšana za pozornost. Ne pozabite, da se tako oblikuje poslovni ugled poslovneža ali podjetja, in to je ista neizmerna, a pomembna vrednost, ki bo vedno vplivala na vsa nadaljnja pogajanja in transakcije.

V samem procesu komuniciranja se oblikuje tudi ugled, ki zagotavlja dodaten pozitiven in nasproten, v primeru nespoštovanja sogovornika ali kršitve protokola, vpliv.

Za uspešno pogajanje se je treba odločiti za prednostno strategijo.Strokovnjaki identificirajo tri glavne strategije, primerne za določene pogoje. Izbira je odvisna od pravilne in objektivne ocene tako lastnih stališč in zmožnosti kot drugih udeležencev v dialogu. Z določeno pogajalsko spretnostjo pa lahko vsaka strategija vodi do uspešnega zaključka posla.

Najprej je treba temeljito analizirati parametre, kot so psihološki portret sogovornikov, raven njihove kulture in standardi komunikacije in interakcije, sprejeti med njimi. Upoštevati morate tudi obliko sestankov in obseg zastavljenih ciljev.

• Prva strategija je znana po svoji agresivnosti in neposrednosti., ne brez razloga jo imenujejo tudi taktika »primitivnih« ali »bazarskih« pogajanj. Glavni vzvod vpliva je v tem primeru osebna karizma poslovneža, ki ga zanima samo pridobivanje dobička za vsako ceno. Možnosti za nadaljnje sodelovanje, ohranjanje pozitivne podobe, medsebojno zaupanje in udobje udeležencev v transakciji se ne upoštevajo. Pogosto se uporabljajo precej nespretne metode manipulacije, ki temeljijo na asertivnosti, aktivnem vsiljevanju in pogosto zavajanju. Primeri takšnih enkratnih transakcij so slikovito opisani v zgodbah o nastanku prvih ameriških poslovnežev v času zlate mrzlice.

• Druga strategija je vmesni člen med kaotičnim nereguliranim in civiliziranim trgom. Njegovo bistvo je v nenehnem uravnovešanju med metodami trdega in mehkega pritiska na partnerja. Strategija je precej nevarna in se uporablja predvsem v razmerah intenzivne konkurence za vire in prodajne trge, ko ni časa in priložnosti za dolgotrajne razprave.Na takih metodah temelji skoraj ves nezakoniti trg, od velikih primerov mafije in organiziranega kriminala do izsiljevanja in izsiljevanja.

• Civilizirana tržna strategija velja za najbolj naprednega in ustvarjalnega. Njegove metode so usmerjene v ustvarjanje dolgoročnih obojestransko koristnih odnosov s partnerji. Pogovor v takšnih razmerah ne pomeni vedno enakopravnosti partnerjev, vendar nujno pomeni čim večje pošteno upoštevanje interesov strank.

Glede na izbrano strategijo naj bi se razlikovala tudi taktika pogajanja. Taktike se razlikujejo po naboru uporabljenih metod in tehnologij, katerih cilj je uspešen zaključek vseh stopenj procesa. Najbolj znane taktike so čakanje, trda ofenziva, redno ponavljanje zahtev, razčiščevanje stališč, delno popuščanje in izogibanje neposrednemu odgovoru.

O tem, katere fraze je prepovedano uporabljati v poslovnih pogajanjih, lahko izveste iz naslednjega videa.