Tankosti psihologije poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija se bistveno razlikuje od pogovorov o vsakdanjih temah. Tankosti psihologije te vrste pogovora zahtevajo oblikovanje bontona za sklenitev obojestransko koristnega sodelovanja.

Poslovno komuniciranje je ustvarjanje zapletenega večstopenjskega procesa ustvarjanja odnosov med sogovorniki, ki jih povezujejo skupni poklicni interesi. Značilna lastnost je strogo vedenje znotraj ustaljenih meja, omejeno z uradnim bontonom s pridihom nacionalne tolerance.

Bonton si podreja dve kategoriji - seznam predpisov in navodil. Slednje predstavljajo odnos zaposlenih do višjega položaja, norme pa psihološke vidike interakcije med zaposlenimi enakega položaja v sistemu karierne lestvice.

Vendar za obe skupini veljajo splošne zahteve vljudnega sodelovanja. Osebni interesi, sovražnost in negativno razpoloženje ne smejo vplivati ​​na potek dela.

Kultura komunikacijske interakcije je v več glavnih fazah, ki zagotavljajo nadaljnje odnose med poslovnimi partnerji:

• Vljuden pozdrav z namenom pokazati sogovorniku prijazno naravnanost. Ljudje si morajo pri skupnih aktivnostih zaupati;
• Spoznavanje vključuje vzpostavitev stika za vizualno predstavitev drug drugega;
• Ciljanje na določeno temo;
• Razprava o cilju ali reševanje akutnega vprašanja;
• Izid pogovora.

Poznavanje pravil poslovne komunikacije omogoča osebi, da se hitro povzpne po karierni lestvici, poveča status in pomen v družbi. V procesu izpopolnjevanja posameznik razvije določeno slog vedenja, ki je v večini primerov odvisen od vrste dejavnosti:

1. Humanistično. Ta pristop postaja vedno bolj priljubljen, saj vključuje zagotavljanje podpore in skupno iskanje rešitve problema. Zaposlenega dojemajo kot osebo z individualnimi lastnostmi, ob upoštevanju njegovih čustev in značaja;
2. Manipulativno. Vodja ali sodelavec uporablja sogovornika kot orodje za doseganje določenih ciljev. Na primer, osebni strog nadzor nad izvajanjem nalog je manipulacija enega partnerja nad drugim;
3. ritualni stil, v nasprotju s humanističnim, pomeni ustvarjanje želenega statusa v družbi. Poslovne in osebne lastnosti se izbrišejo na ozadju določene "maske", katere značilnosti so bile vnaprej določene. To je vsakodnevna vloga vsakega zaposlenega, oblikovana individualno.

Poznavanje komunikacijske politike vam omogoča navezovanje poslovnih stikov, saj je poslovno komuniciranje sestavni del obvladovanja organizacijskih procesov. Lastniki, menedžerji in zaposleni morajo svoje misli in ideje učinkovito posredovati drugim znotraj in zunaj podjetja.

Ta vrsta komunikacije pri delu je verbalni prenos informacij. Verbalna komunikacija je lahko v obliki sestankov, pogovorov iz oči v oči, telefonskih pogovorov in videokonferenc. Je najboljša oblika poslovnega komuniciranja, saj sogovornikom omogoča vizualno ocenjevanje drug drugega.

Neverbalno komunikacijo predstavljajo poslovni zapiski, uradna pisma, dokumenti in različna obvestila. Za pošiljanje iste vrste sporočila več osebam je neverbalna komunikacija praktičnega pomena. Pomaga lahko pri prenosu tehničnih navodil in prikaže diagrame, grafe, ki si jih je treba ogledati za delo.

Prav tako se neverbalna komunikacija med osebnim srečanjem izraža v različnih kretnjah, držah in mimiki. Vedenje nosi sogovorniku dodatne informacije in mu pomaga pri ustreznih sklepih.

Tehnologija je odprla nove oblike poslovne komunikacije. E-pošta, spletne konference, socialna omrežja omogočajo poslovno komunikacijo z več ljudmi hkrati. Uradne spletne strani podjetij zmanjšujejo stopnjo komunikacije s potrošnikom, hkrati pa prikazujejo prednosti in značilnosti podjetja.

Pri vzpostavljanju poslovnega odnosa pa je pomembna neposredna komunikacija, ki pomaga vzpostaviti očesni stik in oblikovati vizualno predstavo sogovornika. Pomembno je, da sta obe strani v istem času in prostoru, ker morajo udeleženci narediti dober vtis. Osebna prisotnost lahko močno vpliva na celoten proces poslovne komunikacije.

Odvisno od situacije neposreden stik ni vedno mogoč. Točno tako, kot tudi razprava o temi z več ljudmi ustvarja oviro za izmenjavo informacij. Posledično ima poslovna komunikacija drugačno obliko interakcije:

• Poslovna korespondenca. Ukazi, dopisi in sklepi so posredna oblika komunikacije. Pisna oblika komunikacije je potrebna za reševanje konfliktov ali akutnih situacij tako znotraj organizacije kot med pravnimi osebami;
• tiskovna konferenca vključuje obveščanje javnosti za razpravo o aktualnih vprašanjih preko srečanja uradnikov s predstavniki medijev;
• Srečanje. Izvaja se neposredno v organizaciji z namenom postavitve in razrešitve problema med zaposlenimi. Vodja se mora o delovnih aktivnostih pogovarjati z več zaposlenimi hkrati.

Med poklicno dejavnostjo se pojavljajo različne situacije, ki zajemajo oblike poslovne komunikacije. Nekaterih ni mogoče rešiti brez konflikta, drugi zahtevajo toleranten pristop. Proces ovirajo čustveni izbruhi posameznikov, ki zagovarjajo svoje stališče.

Prisotnost osebnih lastnosti dopolnjuje definicijo poslovne komunikacije. Sodelujoče strani upoštevajo ustaljeni bonton, ki se razvija glede na nacionalne in poklicne lastnosti. Na potek pogovora pomembno vplivajo tudi psihologija, jezikovno vedenje in predstave udeležencev o državnem aparatu.

Strategija, ki je osnova pogovora, mora biti pravilno izbrana. V ta namen je priporočljivo najprej upoštevati značilnosti sogovornika:

• tip temperamenta in izražanje čustev;
• jezikovne značilnosti;
• narodne navade;
• strokovno področje;
• položaj v podjetju;
• strpnost in odnos do ljudi drugih narodnosti.

Etika v filozofiji poslovnega komuniciranja igra pomembno vlogo, saj je danes aktualna tema. Skoraj vsaka oseba opravi dnevno poslovno transakcijo. Poleg tega pomemben del življenja pripada sodelovanju in pripravi na poklicne dejavnosti.

Kot del celovitih programov etične skladnosti so mnoga podjetja razvila interne politike, ki obravnavajo kulturno vedenje zaposlenih. Politika se izvaja tako v preprostih pozivih k spoštovanju splošnih pravil kulture kot v podrobnejšem kodeksu.

Slednji vsebuje specifične vedenjske zahteve, ki izražajo pričakovanja podjetja do zaposlenih. Notranja politika je tudi seznam priporočil za reševanje nekaterih pogostih problemov, ki se pojavljajo pri poslovanju.

Temelj poslovne etike sta dve smeri: pragmatizem in predpisovanje. Prvo načelo vključuje pridobivanje največje koristi od več ljudi. Znesek stroškov naj se pobota s celotnimi koristmi iz poslovnih stikov in dogovorov.

Moralni predpis je tak odločitve posameznika ne smejo biti odvisne od posledic in pravil, ki jih narekuje družba. Na primer, organizacija ne bi smela lagati potrošniku glede ponujenih storitev.

Poznavanje poslovnega bontona je pomembno z vidika dejstva, da udeležencu v pogovoru pomaga zavzeti ugodnejši položaj. Vendar pa naj sogovornika pri razpravi o cilju upoštevata interese drug drugega in gradita na obojestranski koristi. Hkrati je treba braniti stališča z jasnim govorom, pravilno oblikovati svoje misli. Doseganje pozitivnega rezultata je odvisno od medsebojnega razumevanja in sodelovanja obeh strani.

Področje poslovne komunikacije vpliva na skoraj vsa področja vsakdanjega življenja. Tako obsežna interakcija ni nobena izjema na seznamu medosebnih komunikacij, ki zahtevajo prilagajanje procesov.

Potek poslovnih pogajalskih procesov temelji na osnovnih načelih:

• Poslovna komunikacija ne vpliva le na razpravo o določenih vprašanjih, ampak tudi na osebni odnos sogovornikov. Tako noben stik ni popoln brez medosebnega trka;
• Kontinuiteto pogovora vsaka oseba sproži z verbalnimi in neverbalnimi gestami. Zahvaljujoč takšnim sporočilom sogovornik sklepa in modelira trenutno situacijo;
• Namenskost. Vsako komunikacijsko dejanje ima določen cilj: vzpostaviti poslovni stik ali rešiti skupno težavo. Poleg tega obstajajo tudi latentne naloge. Na primer, pri opisovanju problema, da bi posredoval bistvo sestanka, lahko govornik nezavedno pokaže občinstvu erudicijo in zgovornost;
• Večdimenzionalnost ne temelji le na kroženju informacij med sogovorniki, temveč tudi na ustrezni ureditvi odnosov. Pogovor je oddajanje osebnih podatkov in dogovor med poslovnimi partnerji. Hkrati se med osebnostmi manifestira čustveno ozadje. Na primer, eden od sogovornikov lahko izrazi dominanten položaj glede na svojega partnerja.

Pravila obnašanja narekujejo ton pogovora. Vsaka napačna poteza in neprevidna beseda lahko iztiri večmilijonski posel, medtem ko bo dobronamerna naravnanost pripomogla k sklenitvi donosne pogodbe. Za pozitiven izid poslovne komunikacije je pomembno poznati seznam osnovnih norm.

Treba je vzdrževati optimalen tempo pogovora in uporabljati psihološke tehnike. Počasen pogovor odvrne sogovornika od glavne izmenjave informacij.Zahvaljujoč hitremu govoru je, nasprotno, poslušalcu skoraj nemogoče posredovati potrebne informacije. S prepletanjem dolgih in kratkih sporočil je mogoče doseči pozitiven rezultat.

Stavke, ki so preobremenjeni z informacijami, je treba razdeliti na manjše, lahko prebavljive stavke. Vendar ne smete uporabljati samo kratkih odlomkov, ki ne naredijo pravega vtisa.

Pri ustvarjanju slike je priporočljivo upoštevati več pravil, ki povečajo stopnjo uspeha:

1. Začetek pogovora naj ne bo obremenjen s poslovnimi predlogi. Sogovornik jih lahko vzame kot agresivne napade, na katere se bo takoj odzval s skrajno sovražnostjo do pogovora;
2. Pravilno zastavljena vprašanja bodo sogovornika pripeljala do prave misli in razredčila napet pogovor;
3. Ne smete odkrito izražati svojega stališča. Če se temu ne moremo izogniti, potem je treba misel prikriti kot subjektivno mnenje, izraženo mehko in nevsiljivo;
4. Poslovna komunikacija zahteva spoštovanje bontona. Preseganje meja kulturnih norm negativno vpliva na potek komunikacije;
5. Ni priporočljivo izražati že pripravljenih rešitev. Spodbujanje samostojnega sklepanja prispeva k umestitvi sogovornika in ugodnemu izidu medčloveškega stika.

Sposobnost jasne artikulacije misli in pravilna strategija lahko povečata možnosti za dosego cilja. Hkrati morajo udeleženci odigrati svoje vloge v okviru obojestransko koristnega sodelovanja. Sogovorniki morajo upoštevati interese drug drugega in spoštovati ustaljene kulturne norme.

Pri poslovni komunikaciji ne smemo zapustiti strokovnega prostora.V vsakdanjem življenju je sogovornik lahko tako vodja kot zaposleni na srednji ravni. Oba udeleženca opazujeta vlogo poklicne dejavnosti. Pri delu je pomembno sodelovanje in aktivna interakcija.

Za več informacij o najpomembnejših veščinah poslovne komunikacije si oglejte naslednji video.