Vrste poslovnega pogovora

Morate vedeti, kako pravilno voditi poslovni pogovor. Biti mora kratek in informativen. Med poslovnim pogovorom se obravnavajo predvsem vprašanja, kot so nadaljnje sodelovanje, zaposlitev, pa tudi najrazličnejše transakcije.

Prvič, poslovni pogovor je ustni stik med dvema osebama, ki nameravata skleniti, okrepiti ali dokončati poslovni odnos. Drugič, pomeni verbalno komunikacijo med sogovorniki, ki so pristojni za reševanje delovnih vprašanj, poslovnih problemov. Tretjič, s pomočjo pogovora se najhitreje doseže rezultat.

Poslovni pogovor je vrsta verbalne komunikacije in ima za razliko od drugih načinov komuniciranja, kot so sestanek, poslovno dopisovanje, telefonski pogovori, številne prednosti:

• Poslovni pogovor vam omogoča, da se osredotočite na sogovornika ali skupino ljudi, ki v njem sodeluje, kar pomeni, da je osebno usmerjen.
• Neposredna komunikacija poteka v prijetnem okolju za obe strani, kar vodi do hitrejšega iskanja rešitev za težave.
• Prav tako sproščeno vzdušje ustvarja ugodnejše pogoje za vzpostavljanje močnih osebnih odnosov, kar pri delu vodi k lažji komunikaciji med strankama.
• Dobra priložnost za bolj fleksibilen pristop k predmetu.
• Zmanjšanje porabljenega časa, saj se sogovornik takoj odzove na izjave, kar prispeva k hitremu doseganju ciljev.
• Veliko lažje je osebno prepričati sogovornika o svoji pravilnosti in veljavnosti zahtevanega položaja, kar bo vodilo do sprejema ugodnejše ponudbe za vas.
• Raven usposobljenosti vodje zaradi upoštevanja pripomb in ocen druge strani nenehno raste.

Naloge, ki se izvajajo z vodenjem pogovora, so zelo raznolike.

Poslovni pogovor vsebuje številne pomembne funkcije za pogajanja. Ti bi morali vključevati:

• zaposleni na enem področju lahko takoj razpravljajo o perečih vprašanjih in najdejo rešitve zanje;
• v istem prostoru partnerja skupaj iščeta rešitve, obstaja pa tudi premislek o različnih idejah za premikanje k cilju;
• velika verjetnost sklepanja donosnih poslov za podjetja;
• obstaja koordinacija tekočih poslovnih aktivnosti, kar vodi v kontrolo kakovosti opravljenih nalog;
• poslovne stike je enostavno vzdrževati na ustrezni ravni med pogovorom kot med dopisovanjem;
• zaposlene spodbujamo z motivacijskimi idejami za aktivno sodelovanje v poslu.

Poslovni razgovori se lahko izvajajo v treh različnih situacijah: zaposlitev novega sodelavca, odpuščanje ali pogovor, ki je poučen v zvezi z disciplinskimi kršitvami.

Zaposlitveni razgovor poteka v obliki vprašanj in odgovorov, kar je bolj podobno vodenju razgovora. Glavna stvar je pridobiti zanesljive informacije o prihajajočem zaposlenem, da bi ugotovili njegove poklicne lastnosti.

Glavne naloge pogovora ob prijavi na delovno mesto:

• ugotoviti razlog, zakaj oseba išče zaposlitev;
• ugotoviti njegovo usposobljenost na zahtevanem delovnem področju;
• prepoznati njegove prednosti in slabosti, glavne lastnosti značaja, morda značilnosti temperamenta;
• spoznati dosežke, ki jih je zaposleni dosegel v preteklosti;
• vprašajte, kakšno plačo pričakuje;
• določiti, kakšna navodila pričakuje od nadrejenih;
• ugotovi, kateri šefi so zanj dobri in učinkoviti.

Pogovor ob odpustu zaposlenega z dela je razdeljen na dve vrsti: odpuščanje po lastni volji in pod prisilo (zaradi zmanjšanja števila zaposlenih itd.).

Pri prvi vrsti pogovora morate:

1. Ugotovite pravi razlog za odpuščanje zaposlenega.
2. Ugotovite, kaj ga je motiviralo, kaj je povzročilo takšno odločitev (morda nezadovoljstvo s proizvodnim procesom ali nepazljivost s strani vodje, zamere do sodelavcev).
3. Ugotovite, kaj mu pri delu ni ustrezalo in obratno. Tretja faza je najbolj informativna.

Potreba po takšnem pogovoru je v glavni nalogi oblasti - skrbeti za odpravljanje napak v upravljavskih dejavnostih in to spremljati na vseh ravneh proizvodnje.

Pogovor z delavcem, ki mora biti odpuščen, je bil v posebni tuji literaturi poimenovan »poslovni pogovor«. Gre v drugo smer:

1. Pogovora nikoli ne načrtujemo pred vikendi ali prazniki, saj lahko to pokvari razpoloženje in prizadene ne le zaposlenega samega, temveč tudi njegovo družino in bližnje.
2. Pogovor ne poteka na delovnem mestu zaposlenega, pa tudi v prostoru, kjer dela veliko število ljudi, je to za podrejenega veliko čustveno breme, kar lahko povzroči določene posledice.
3. Pogovor traja 20 minut, saj zaposleni, ki je izvedel neugodno novico, ni čustveno pripravljen, da bi poslušal, kaj govorijo, in razmišljal o različnih dejstvih, ki jih vodja želi posredovati, stopiti v položaj.
4. Organi morajo biti natančni v predstavitvi in ​​korektni, sicer lahko zaposlenega prevzamejo dvomi o veljavnosti izrečenih besed, kar vodi v spore in pritožbe na odločitve. Še posebej čustveni ljudje lahko planejo v jok kar na mestu.

V tuji praksi obstaja poseben »program rehabilitacije« za odpuščene.V praksi oblasti iščejo prosta delovna mesta v drugem podjetju, da zaposleni, ki obupa nad lastnimi močmi, ne odneha. Obstaja tudi mnenje, da je ta program koristen za ohranjanje ravni avtoritete odpuščene osebe v očeh sodelavcev in gospodinjstev.

V primeru kršitve katerega koli pravila pa pride do disciplinskih pogovorov. Zahtevajo kritično presojo dela zaposlenega s strani oblasti. Zato tak pogovor zahteva:

1. Vodja je dolžan pridobiti vse potrebne podatke o zaposlenem in njegovem položaju, da bi se izognili napačnim situacijam. Karakteristike zaposlenega naj bodo čim bolj natančne in obsežne.
2. Informacije naj prihajajo po zaporedju, saj dobro strukturiran pogovor vodi k boljšemu razumevanju problema s strani podrejenega.
3. Obstaja eno samo pravilo: ne morete kritizirati osebnosti storilca, pozornost je namenjena le nepravilno opravljeni nalogi. Ta opredelitev mora vedno veljati.

Ključno orodje je sposobnost postavljanja vprašanj. Vedno se je vredno držati osnovnih pravil za učinkovito verbalno komunikacijo:

• Potrebno je pravilno in jasno vzpostaviti stik s sogovornikom, ki vam je na voljo, da bi dosegli dober rezultat in zmanjšali čas za nepotrebno komunikacijo.
• Upoštevati je treba, kakšno delo opravlja, določiti njegova uradna pooblastila, se vprašati o mejah delovnega območja, da bi vedeli, za kaj točno je zaposleni odgovoren.
• Vedno je treba upoštevati življenjske in delovne izkušnje, pa tudi njegove interese izven delovne sfere, njegov proces razmišljanja. Vsak človek je individualen, kar pomeni, da vsak potrebuje svoj pristop. Metoda klišejskih fraz tukaj ne bo delovala, vedno morate razmišljati.
• Z delavcem morate ravnati spoštljivo, ne da bi bili pozorni na njegove morebitne govorne napake ali zunanje pomanjkljivosti.
• Glavni cilj poslovnega pogovora je proces posredovanja informacij, organiziran mora biti jasno po načrtu, ne bojte se predstaviti svojih idej, ovreči argumentov sogovornika, izbrati pravilen argument, natančno oblikovati svoje izjave, in ne nalijte vode. Ne pozabite: odločitev vedno sledi pogovoru.

• Če si prizadevate bolje razumeti naravo nastale težave, se lahko izognete dolgotrajnim in nepotrebnim pogovorom "naokoli", to vam bo pomagalo močneje vplivati ​​na osebo ali skupino ljudi, ki sodelujejo v procesu poslovnega pogovora. .
• Pravilna predstavitev in formulacija problema vas bosta pripeljala do ocen, ki lahko sogovornika spodbudijo, da izrazi svoj odnos do problema, ali pa ga spodbudijo k iskanju rešitev, ga osvobodijo in spodbudijo k ideji. Razvrstitev mora biti jasna.
• Pravilna organizacija dialoga pozdravljeni za boljše razumevanje nasprotnika bo pomagala preprečiti zastoje ali situacije, ki lahko razjezijo, vznemirijo, motijo. Pomagal bo ohraniti najboljše vzdušje pogovora in pustil prijeten vtis po njem.

Jasno je, da se lahko pravila za pripravo na pogovor razlikujejo in nobenega od njih ne moremo imenovati nezmotljivega. Vse je odvisno od trenutne situacije. Vendar bo koristno poudariti naslednje možnosti priprave:

• za začetek to vključuje pripravo načrta razgovora;
• nato zbiranje in obdelava prejetega gradiva z namenom povečanja usposobljenosti v vodilni problematiki;
• vedno imate pravico do urejanja razpoložljivih informacij, za to so bili poslovni pogovori izumljeni.

Izbira pravega kraja za razgovor lahko vsekakor vpliva na izid razgovora. Obstaja več pristopov, ki se razlikujejo glede na situacijo. Osebo, ki ni zaposlena v vašem podjetju, lahko povabite na razgovor izven poslovne stavbe.

Drug primer je sestanek v pisarni vodje intervjuja, ki se običajno imenuje posebna soba. Opremljen mora biti z vsem, kar potrebujete. Okolje okoli vas in vašega sogovornika naj bo čim bolj udobno, glavna stvar je umirjenost.

Izklopi vse telefone. Opozorite sodelavce, tajnico o prihajajočem sestanku, ker so tujci, dodatni telefonski klici preprosto nadležni, to lahko ovira doseganje naloge, preprosto moti proces.

Obstaja več "privzetih" pravil, ki neopazno, a lahko bistveno vplivajo na izid poslovnega pogovora.Uporabljene tehnike pogosto vodijo do pozitivnega rezultata. Med pogovorom je treba uporabiti osnovne modele vedenja partnerjev. Strukturni principi poslovne komunikacije vam bodo pomagali tudi pri napredovanju po karierni lestvici.

Ni nujno, da se srečate z zaposlenimi na delovnem mestu. Kraj srečanja je lahko označen kot restavracija, kavarna, klub in celo hiša. Cilj, ki mu je treba slediti, je udobje. Udobje je tisto, ki pomaga doseči najboljši rezultat. Vendar se ne smete preveč zanesti, če je situacija bolj podobna "intimni", lahko to privede do nasprotnega rezultata.

Zelo pomembna točka je čas, ko se odločite za poslovni pogovor. Če samo pomislite na to točko, bi se morali dogovoriti za sestanek. Pomagalo vam bo in igralo na roko, če boste seveda želeli pobudo preusmeriti na svojo stran, pa tudi samo situacijo boste na ta način lažje nadzorovali.

Ko se odločite za kraj in čas, si morate postaviti določene cilje, ki jih nameravate ali želite doseči, nato razviti strategijo, po kateri boste to dosegli, in nato oblikovati strukturo pogovora. Pomembno je upoštevati tudi lokacijo udeležencev. Glavna tehnologija je, da morate sogovornika gledati neposredno in na isti ravni.

Dejstva, ki prispevajo k uspehu poslovnega pogovora. Najprej bi to moralo vključevati strokovnost, navsezadnje sta usposobljenost na izbranem področju in jasna vizija problema tista, ki vam bosta pomagali, da se boste lažje in hitro spopadli z nalogami ter dosegli želeni cilj.

• Nenehna osredotočenost na rezultat bo vaša prednost, le neposredno zasledovanje cilja vodi do njegovega doseganja, nič se ne spremeni, če boste še naprej ležali na kavču.
• Ritem, potrebno je jasno opisati naloge in postaviti cilje, da jasno sledite načrtu.
• Nasičenost obrazložitve bo ustvarila vtis, da ste najbolj zainteresirana oseba, in dobili boste "pite".
• Ne smemo pa pozabiti na okvir za posredovanje informacij, čeprav bo malo humorja vseeno primerno.
• Ne bojte se, če pogovor ne bo takoj stekel gladko, pogosto razlog za neuspeh ni le v vas, ampak tudi v razpoloženju vašega sogovornika.
• Zelo pomembno je, kako predstavite informacije. Vedno je treba izbrati prave besede. Argumenti morajo biti močni. Dobro razpoloženje. V glasu je čutiti zaupanje.

• Izogibajte se prepirom in nepotrebnim napetostim v pogovoru. Za začetek mirno ocenite situacijo, poskusite pogovor usmeriti v pravo smer s pomočjo pojasnjevalnih vprašanj. V imenu cilja - prepričati ali prepričati sogovornika - ne bi smeli pokazati dvoma vase ali brez obrambe.
• Neomejena kategoričnost sodb bo uničila bistvo pogovora, tega ne smemo pozabiti. Ljudje se pogosto ne morejo strinjati, ker "koliko ljudi - toliko mnenj." Iščite kompromis, to je bil vedno najboljši način za reševanje odprtih vprašanj in težav.
• Če morate odgovoriti na podane ugovore, najprej poskusite pridobiti čas in omogočiti sogovorniku, da samostojno odgovori na svoja vprašanja in jih po možnosti ovrže.
• za to je primerna posredna zavrnitev problema, poslušanje več ugovorov, da bi ujeli glavno stvar, je treba nadaljevati pogovor v mirnem tonu, besedilo pa je treba omiliti, če odgovor ne čaka;
• osebne pristranskosti in sodbe vam ne bodo pomagale;

• ne gre hiteti z zaključkom, ker obstaja razlika med dejstvom in mnenjem;
• v primerih, ko vas sogovornik poskuša "razdražiti" s svetlo domišljavostjo in se poskuša prepirati, morate zavzeti položaj "čakanja" in počakati, dokler se sam ne ustavi;
• ne pozabite: odločitev naj vedno sledi pogovoru, sicer vas lahko sogovornik kritizira ali se strinja z vsem, kar ne bo pripeljalo do dobrega rezultata.

Pravilno strukturiran pogovor je vaš zvesti pomočnik. Če želite to narediti, se morate vnaprej pripraviti na pogovor, določiti kraj in čas srečanja, pripraviti pravilen vstop v stik s sogovornikom, pravilno oblikovati izjavo o problemu, izbrati pravi argument ali zavrnitev argumentov sogovornika, analizirati alternativne možnosti izhoda, izbrati najboljšo rešitev, popraviti dogovor, se pravilno posloviti.

Na koncu pogovora analizirajte svojo komunikacijsko taktiko, pa tudi rezultat pogovora.

Zaposlovanje zaposlenih zahteva od vodje določena prizadevanja, znanje in izkušnje. Izvedite več o zapletenosti vodenja poslovnega pogovora na razgovoru.