Strokovni tajnik

V pisarni skoraj vsakega sodobnega podjetja zavzema tajnica posebno mesto. To je strokovnjak, ki pomaga vzdrževati red in učinkovitost organizacije. Pravzaprav je posrednik med vodjo, zaposlenimi, partnerji in strankami. Pridobiti ta položaj praviloma ni težko - visoka izobrazba in bogate delovne izkušnje niso vedno potrebne. In v prihodnosti lahko zgradite dobro zanimivo kariero, če boste svoje naloge opravljali učinkovito in odgovorno.

Omembe poklica tajnika so bile opažene že v času starega Rima. Po mnenju zgodovinarjev so takšne delavce najemali patriciji in plemeniti ali preprosto bogati državljani države. Tajniki so bili moški iz nižjih slojev, ki so imeli dobro izobrazbo. Takrat so naloge takih delavcev vključevale pisarniško delo, korespondenco, pogosto tudi finance in celo skrivnosti delodajalca.

V Rusiji se je tajniški položaj pojavil leta 1720 po zaslugi Petra I. Za poklic so bile naložene stroge zahteve - izobrazba, dobro poznavanje zakonov, razumevanje vseh tankosti in posebnosti. Po položaju zasebnega tajnika je bilo povpraševanje že od leta 1840.- mnogi menedžerji različnih podjetij so pogosto začeli zahtevati osebnega asistenta.

Sodobni poklic tajnika je pogosto sprejemno in organizacijsko delo v pisarni - pomoč ne le vodji, temveč sodelavcem in obiskovalcem. Tajnica danes velja za obraz podjetja, obiskovalci pa po njegovem videzu ocenjujejo trdnost celotnega podjetja. Dandanes ta poklic zaradi svoje specifičnosti velja za pretežno ženskega. V razvoju stroke se je oblikovalo več smeri tajništva, odvisno od specializacije.

• Tajnica pisarne (vodja pisarne). Odgovornosti so distribucija telefonskih klicev, srečanje z gosti, izpolnjevanje navodil vodstva in zagotavljanje stabilnega delovanja pisarne (naročanje pisarniškega materiala, vode itd.). Za pridobitev delovnega mesta zaposleni ne potrebuje posebne izobrazbe. Na karierni lestvici je ta položaj pogosto začetni položaj.

• Tajnik-referent. Položaj je podoben delu vodje pisarne, vendar bolj odgovoren in kompleksen. Tu bodo odgovornosti priprava oblikovalskih rešitev, urejanje dokumentov, priprava besedil za govore vodje na različnih dogodkih, pa tudi delni nadzor nad delom zaposlenih v organizaciji. Pridobitev takšnega položaja zahteva prisotnost posebne izobrazbe (tečaji, center za usposabljanje).

• Osebni pomočnik vodje. Ta položaj se šteje za častnega. Tak pomočnik mora graditi odnose z vodstvom in ustvariti vzdušje zaupanja.Za opravljanje nalog boste potrebovali poznavanje posebnosti poklica, osnov pisarniškega dela, odpornost na stres in samozavest. Delo je praviloma sestavljeno iz reševanja organizacijskih in administrativnih nalog.

Poleg teh poklicev obstaja več specializacij z ozko specifiko.

• Uradnik. Zaposleni, ki ureja dokumentacijo, sestavlja račune, evidentira dohodno in odhodno korespondenco ter ustvarja arhiv.
• Tajnica-prevajalka. Poleg glavnih nalog bo zahtevana visoka raven znanja tujih jezikov. Zaposleni sodeluje pri pogajanjih s tujimi partnerji.
• Sodni uradnik. Zaposleni služi na sodišču, preverja prisotnost ljudi na sestankih, vodi zapisnik o obravnavah, sestavlja sodne akte in opravlja različne naloge sodnika.
• Tehnični sekretar. Za opravljanje nalog morate obvladati "slepo" metodo tiskanja, sprejemati telefonske klice in znati delati s pisarniško opremo.

Dodatne značilnosti sodobnega poklica so:

• poslovno dopisovanje;
• hitro tipkanje s "slepo" metodo - brez gledanja na tipkovnico in z uporabo vseh 10 prstov;
• Sposobnost uporabe različne pisarniške opreme;
• sposobnost sistematizacije dokumentacije (korespondenca, arhiv).

Prednosti poklica lahko imenujemo naslednje:

• ni telesne dejavnosti;
• obstaja možnost pridobitve pomembnih komunikacijskih veščin in vzpostavitve koristnih povezav;
• za zaposlitev ni treba imeti posebnosti;
• delo v udobnih pogojih;
• v nekaterih primerih lahko pisarniško opremo (kopirni stroj, skeniranje) uporabljate za osebne namene;
• včasih lahko združiš študij in delo.

Kot v vsakem drugem poklicu ima tudi položaj tajnice svoje pomanjkljivosti:

• stalna prisotnost v mislih vodstva;
• vsakodnevni brezhiben videz (še posebej pomembno v velikih podjetjih);
• istovrstne naloge in rutinsko delo (pogosto značilno za majhne organizacije);
• delo je pogosto stresno;
• izpolnjevanje osebnih nalog nadrejenih, ki niso povezane z delom;
• redko je priložnost za samouresničitev;
• način delovanja je lahko nepravilen.

Razvojna možnost tajnice je pogosto vprašljiva. Nekaterim menedžerjem se ne mudi izgubiti dobrega zaposlenega in ga premestiti na drugo delovno mesto. Drugi v odnosu do odgovornih, delavnih in strokovnih delavcev kažejo razumevanje in pogosto napredujejo.

Dokument, ki je namenjen urejanju pravic in obveznosti zaposlenega, je opis delovnega mesta, enako pomemben je tako za sekretarja kot za vodstvo. Vsebuje pravice in obveznosti obeh pogodbenih strank, kar omogoča, da se uporablja kot orodje za učinkovito koordinacijo proizvodnih procesov.

Enotne oblike navodil ni, zato ga je mogoče sestaviti s pomočjo že pripravljene predloge ali pa razviti svoj dokument. Pri pripravi dokumenta je pomembno upoštevati, da v vsakem podjetju tajnice kljub istemu glavnemu delu opravljajo različne funkcije.

Opis delovnega mesta je treba sestaviti ob upoštevanju poklicnega standarda in vključevati naslednje glavne razdelke.

• Splošne določbe.
• Funkcije.
• Delovne obveznosti.
• pravice.
• Odgovornost.

Poleg glavnih nalog se lahko opisu delovnega mesta dodajo dodatne funkcije ob upoštevanju specializacije. Torej bodo navodila referenta, tehničnega sekretarja, vojaškega ali znanstvenega sekretarja vsebovala podobne osnovne tajniške funkcije, vendar se bodo razlikovala po posebnih nalogah, ki jih bo treba navesti v dokumentu.

V klasičnem smislu glavne enotne naloge tajnika vključujejo naslednje funkcije:

• zagotavlja administrativne dejavnosti vodje;
• vodi poslovno korespondenco, vključno s klici in e-pošto;
• sprejema in prerazporeja korespondenco, pripravlja in pošilja odgovore na prejeta pisma;
• zbira in obdeluje informacije, potrebne za vodjo, zagotavlja pisarniško delo;
• sprejema dokumente zaposlenih za nadaljnji prenos vodstvu za podpis in seznanitev;
• pripravlja sestanke, sestanke in konference, vodi njihove zapisnike;
• nakup pisarniškega materiala in drugih izdelkov, ki so potrebni za nemoteno delovanje pisarne;
• rešuje organizacijske probleme sprejema zaposlenih in obiskovalcev;
• opravlja druga dela v zvezi z opravljanjem funkcije.

Dodatne odgovornosti lahko vključujejo:

• spremljanje izvajanja navodil in ukazov;
• skeniranje in kopiranje dokumentacije;
• odpoved ali prestavitev;
• rezervacija vozovnic in hotelskih sob;
• priprava poročil o potnih stroških;
• priprava pijač in dobrot za goste.

Tajnica v službi mora pogosto in veliko komunicirati z različnimi ljudmi, zato mora dober strokovnjak izpolnjevati naslednje zahteve:

• urejenost;
• natančnost;
• dobra volja;
• kultura govora;
• družabnost;
• brez slabih navad.

Ker je tajnica "obraz" podjetja, je sestavni kriterij prijeten videz zaposlenega. Pri tem je pomembno opozoriti, da govorimo o občutku za stil in okus, ne pa o manekenskem videzu. Ženske pogosto postanejo tajnice, saj velja, da so bolj prilagodljive, odporne na stres in sposobne ustvariti prijetno vzdušje v pisarni.

Posebnost tajniškega dela je v redni pomoči vodji pri vodenju poslov. Zaradi tega so izredno pomembne naslednje strokovne lastnosti:

• odgovornost;
• točnost;
• pozornost;
• izvedba;
• učljivost;
• organizacija.

Za zaposlitev tajnice pogosto ne potrebujete višje izobrazbe, opravljeni specializirani tečaji so povsem primerni. Koristna bodo pridobljena znanja s področja psihologije, hitrega branja in stenografije. Osnovna znanja o poklicu tajnika lahko pridobite na specializiranih fakultetah. Takšno usposabljanje je na voljo tistim, ki so končali 9. ali 11. razred šole in bo trajalo 1-3 leta, odvisno od razpoložljive srednje izobrazbe.

Če je izbira padla na ugledno podjetje, potem je pomembno pridobiti specializirano izobrazbo. Na primer, Ministrstvo za zunanje zadeve Ruske federacije ima center za usposabljanje, ki usposablja sekretarje. Center študente uči računalniškega opismenjevanja, osnov pisarniškega dela, poslovne etike in bontona ter angleščine. Ker domače univerze ne ponujajo tajniškega izobraževanja, imajo prednost kandidati z diplomo s področja filologije, komunikologije, psihologije in drugih podobnih področij. Nekatera podjetja nudijo usposabljanje za kandidate, ki so jih pripravljena zaposliti.

Lahko delate kot tajnik v ugledni organizaciji, v majhnem podjetju in v vladni agenciji, kot je šola ali univerza. Danes skoraj vsak vodja potrebuje tajnice ali pomočnike. Položaj tajnice je zavit v različne mite – nekateri govorijo o začetku zanimive kariere iz tega poklica, drugi trdijo, da je napredovanje praktično nemogoče.

Pravzaprav je karierno napredovanje v veliki meri odvisno od osebnih lastnosti. Pobuda in trdo delo vam bosta pomagala preiti na višji položaj v podjetju, na primer najprej kot pomočnik direktorja, nato pa postati vodja. Nadaljnji razvoj v podjetju bo v rokah strokovnjaka samega.

Na začetku kariere je težko računati na visoko plačo. Za delavce brez izkušenj delodajalci običajno ponujajo plačo 15.000-20.000 rubljev. odvisno od regije prebivališča. V velikih mestih so plače običajno višje. Povprečna plača izkušenega zaposlenega je 30.000-45.000 rubljev. po Rusiji. Visoko usposobljeni strokovnjaki, na primer osebni pomočniki vodje in referenti, zaslužijo 60.000-80.000 rubljev.