Poklic tajnica-daktilografka

Pisalni stroji so izginili iz uporabe in šli v muzej, a potreba po osebi, ki tipka dokumente, jih spravlja v prave mape, se srečuje z obiskovalci in odgovarja na telefonske klice, ni izginila. V članku bomo govorili o poklicu "tajnica-daktilograf" v sodobnem svetu - njegovih značilnostih, zahtevah in o tem, kje so danes potrebni takšni strokovnjaki.

Tajnica strojepiska je eno izmed nižjih tajniških mest. Čeprav danes ta specialist ne dela več na pisalnem stroju, ampak na računalniku, se ime ni ohranilo le po tradiciji, ampak tudi zato, da bi poudarili izvajalsko naravo dela. (za razliko od upravnih in tajniških delovnih mest višjega ranga - pomočnik vodje, pomočnik tajnice, referent, vodja pisarne).

Podatki o poklicu, opravljenih nalogah so vsebovani v dveh dokumentih:

• "Enotni imenik kvalifikacij delovnih mest vodij, strokovnjakov in drugih zaposlenih" - skrajšano EKS (prej imenovan ETKS);
• poklicni standard "Specialist za organizacijsko in dokumentarno podporo vodenja organizacije".

Prednost pri prijavi je poklicni standard. Prilagojen je posebnostim sodobnega trga, vsebuje popolnejši in podrobnejši opis delovnih funkcij.

Poklicni standard uvršča delovno mesto tajnica strojepiska v 3. stopnjo izobrazbe - to pomeni, da njene naloge vključujejo nadzor nad delom s strani višjega strokovnjaka, najmanj neodvisnih odločitev in vodstvenih funkcij.

Glavna naloga tajnice-tipkarice je niz besedil in dokumentov, reprodukcija in sistematizacija informacij po predlogi. (skeniranje, kopiranje, ponatis dokumentov, izpolnjevanje standardnih obrazcev, sortiranje korespondence, evidentiranje vhodnih in odhodnih dokumentov).

Kot vsak poklic ima tudi poklic tajnice-daktilografke svoje značilnosti:

• delo je precej stresno, zaposleni pa mora znati opravljati tako monotono tipkarsko delo kot komunicirati z ljudmi, biti obraz in glas podjetja.
• ni strogega seznama nalog - sekretar opravlja različne naloge vodje;
• ta položaj je odličen začetek kariere in priložnost za pridobivanje uporabnih izkušenj za bodočega vodjo;
• delo velja za žensko (to se odraža celo v naslovu), čeprav moški sekretarji niso nič manj iskani;
• glavna veščina je pravilno graditi odnose z ekipo in ne hitrost tiskanja.

Na podlagi splošnih zahtev poklicnega standarda vsaka organizacija razvije interni opis delovnih mest - glavni dokument, ki ureja pravice in obveznosti zaposlenega.

V tem dokumentu je določen seznam funkcij, ki jih zaposleni opravlja v določeni organizaciji.V tipičnem navodilu lahko funkcionalnost preprosto ponovi ustrezne določbe standarda (prej je bil razdelek »Odgovornosti« pogosto v celoti prepisan iz CEN). Običajno navodila vsebujejo naslednje elemente:

• tiska različne materiale v smeri glave;
• organizira telefonske pogovore vodje.

Po potrebi se postavke lahko pojasnijo, specificirajo, naloge pa razširijo ali zožijo glede na tipske, če to zahtevajo specifike organizacije. Na primer, za tajnico-daktilografko v šoli se lahko navedejo točke, da organizira izdajo potrdil, ki potrjujejo delo ali študij v šoli, in vodi dijaško knjigo. In v gospodarski družbi so to lahko določbe o vodenju dnevnika kurirjev in izdajanju ustreznih potrdil.

Poklicni standard določa minimalne pogoje za zaposlitev na delovno mesto tajnik strojepisec – za to zadostuje končana srednja izobrazba.

Specializirani tečaji bodo dodatna prednost. Poleg tega niti CEN niti poklicni standard na noben način ne omejujejo zahtev za potrdilo o zaključku takih tečajev. Zato lahko izberete kateri koli program usposabljanja tajnikov z ogromnega seznama predlogov javnih in zasebnih izobraževalnih centrov.

Medtem ko tajnica-tipkarica ne potrebuje resne izobrazbe in akademskega znanja, potrebuje velik nabor praktičnih veščin:

• samozavestno računalniško znanje, poznavanje pisarniških programov, sposobnost dela s pisarniško opremo, pismenost, visoka hitrost tiskanja;
• sposobnost dela z dokumentacijo v okviru svoje pristojnosti - poznavanje pravil za sestavo standardnih dokumentov, poslovnih pisem, pravil za razvrščanje in registracijo korespondence in drugih dokumentov;
• razvite komunikacijske veščine, sposobnost vzpostavljanja odnosov s partnerji, strankami, zaposlenimi, poznavanje etike in bontona poslovnega komuniciranja, pravil za delo z zaupnimi in lastniškimi podatki;
• poznavanje predpisov, ki urejajo delo.

Specialist mora imeti ne le strokovne sposobnosti, ampak tudi določene osebne lastnosti: biti mora samozavesten, vljuden, čustveno stabilen, znati hitro krmariti v situacijah, reševati konflikte, delati tako v večopravilnem načinu kot pri rutinskem delu, imeti visoko samoorganizacijo, pozornost in odgovornost.

Prej so tajnice-daktilografke delale v strojnih birojih. Danes je delo tega strokovnjaka najbolj iskano v naslednjih organizacijah:

• v državnih, upravnih strukturah;
• v izobraževalnih ustanovah (na šoli, fakulteti, fakulteti);
• v odvetniških pisarnah, zasebnih odvetnikih, notarjih;
• v arhivih.

Prav tako je prosto delovno mesto mogoče odpreti v kateri koli drugi organizaciji. Hkrati se v zasebnih podjetjih položaj lahko imenuje ne le tajnica-daktilografka, ampak tudi tajnica-administratorka, tajnica na recepciji, tajnica.