Življenjepis izvršnega pomočnika: Struktura in smernice za pripravo

Pomočnik vodje - oseba, ki je desna roka šefa, rešuje vsa organizacijska vprašanja, ima ažurne informacije in izkazuje pripravljenost za reševanje nujnih zadev. Tak položaj je za marsikoga dobrodošel korak v karieri. Dobro napisan življenjepis vam bo pomagal.

Življenjepis izvršnega pomočnika je dokument, ki je profesionalni portret kandidata. Delodajalec še ne ocenjuje vas samih, temveč besedilo, ki naj vas predstavi na najugodnejši način. Da bi to naredili, mora biti strukturiran.

Struktura dobrega življenjepisa.

• Osebne informacije. Na samem začetku poslovne zgodbe o sebi se morate predstaviti. Polno ime, letnica rojstva, trenutni kontaktni podatki. Slednje naj bo spremenljivo: mobilni telefon, dom, e-pošta. Obvezno priložite fotografijo. Majhna kakovostna fotografija v desnem kotu poleg postavke »Osebni podatki« ni obvezen atribut življenjepisa, vendar je zaželen. Še posebej za prijavitelja na prosto delovno mesto pomočnika generalnega direktorja, osebnega tajnika.
• izobraževanje. Če nameravate v ta odstavek vključiti dolg seznam različnih tečajev in seminarjev, bo to pretirano. Naštejte le glavne: univerzo in po možnosti enega ključnih seminarjev, po opravljenem katerem ste prejeli ustrezen certifikat.
• Delovne izkušnje. Če ste zamenjali veliko služb, ne smete navesti vsega - samo ključ ali zadnjih 2-3 delovnih mest. Navedite ime podjetja, leta dela, položaj. Če še niste nikjer delali, v tem odstavku označite kraj, kjer ste med študijem na fakulteti opravljali prakso.
• Profesionalna kakovost. Osebni tajnik je oseba, ki mora znati veliko narediti in, kar je še pomembneje, se veliko naučiti. Ne glede na poklicne veščine, ki jih navedete, navedite dejstvo, da ste se pripravljeni učiti in razvijati na svojem delovnem mestu.
• Osebne kvalitete. Tukaj navedite tiste lastnosti, ki so vam lastne in lahko pomagajo pri poklicni rasti: na primer vztrajnost, odgovornost, skrbnost, čustvena stabilnost, radovednost.
• Dosežki. Kaj lahko prinesete svojemu premoženju? Morda niste imeli delovnih izkušenj, a na inštitutu ste bili predstojnik in ste se uspešno spopadli s to vlogo. Ali pa so na primer organizirali poroko na ključ za znance, kar že govori o dobrih organizacijskih sposobnostih.
• Motivacija. Ni obvezen element, vendar lahko postane glavni del življenjepisa. V samo dveh stavkih napišite, zakaj želite postati pomočnik ali tajnik vodje. Lahko izgleda takole: "V tem položaju vidim svojo strokovno rast, svoje sposobnosti in prednosti povezujem z zahtevo prosilca, odgovornost, namenskost in pripravljenost za razvoj lahko zabeležim kot prednost."
• Dodatne informacije. Ste poročeni, znate tuj jezik, imate vozniško dovoljenje, kakšni so vaši hobiji.

Pomemben je tudi način vizualne predstavitve dokumenta. Informacije morajo biti strukturirane, berljive, svetle, izrazne, hkrati pa ne smejo vsebovati "surove sile". Uporaba veliko barv je dodatno orodje za življenjepis. Hkrati ni potrebno, da je povzetek črno-bel: izberite temno modro obliko: označite naslove odstavkov s krepko temno modro barvo. Prepričajte se, da so točke relativno sorazmerne.

Poskusite zagotoviti, da se vse besedilo prilega eni strani. Ne puščajte stranskih praznin: točke postavite nasproti drug drugemu. Uporabite sezname.

Pravilno izpolnjevanje odsekov vas opredeljuje kot osebo, ki lahko jasno opravi nalogo. To je prvi preizkus bodočega pomočnika. Vitko, smiselno besedilo, dosledno v istem slogu, informativno in uspešno predstavljeno - to so lastnosti samopredstavitve, ki so potrebne za pomočnika vodje.

Kot smo že omenili, za tiste, ki se radi učijo in kopičijo "skorje", sploh ni potrebno označiti vseh. Če ste diplomirali na fakulteti z diplomo pomočnika sekretarja in nato univerzitetno diplomo iz specialnosti, na primer psihologa, v tem odstavku navedite obe izobrazbi. Napisati morate ime univerze, fakultete, specialnosti, leta študija - po možnosti v tem vrstnem redu. Tečaji, seminarji, usposabljanja, napišite samo tiste, kjer ste prejeli potrdilo ali potrdilo. Navedite izobraževalno organizacijo, ki vam je izdala dokument.

Poleg seznama organizacij, kjer ste že delali, je smiselno navesti delovne obveznosti, ki ste jih tam opravljali. Primer seznama delovnih mest:

• vodenje vhodne in odhodne dokumentacije;
• priprava dokumentov za podpis;
• usklajevanje delovnih urnikov zaposlenih;
• organizacija sporočil za javnost, srečanj, protokolarnih dogodkov;
• telefonsko posvetovanje (začetno posvetovanje);
• vzdrževanje socialnih omrežij kot platform za oglaševanje storitev podjetja.

Napišite samo tisto, kar ste dejansko morali narediti. Ne pretiravajte svojih sposobnosti. Ne smete pisati funkcionalnosti, ki ste jo naredili prostovoljno, vendar ni neposredno povezana z vašim položajem. Na primer, dobri ste v urejevalniku fotografij, grafičnem urejevalniku in redno oblikujete vizitke in brošure za podjetje.

Tukaj opisujete poklicne veščine, ki jih samozavestno posedujete. Seznam bi lahko bil:

• samozavesten uporabnik osebnega računalnika;
• posedovanje pisarniške opreme (prenos);
• izkušnje z zaupnimi podatki;
• poznavanje poslovnega bontona, poslovne korespondence;
• sposobnost dela z veliko količino informacij;
• sposobnost dela v večopravilnem okolju;
• pismen govor (ustni in pisni);
• poznavanje dokumentacije;
• izkušnje pri zbiranju poročil;
• veščine vodenja korespondence;
• izkušnje z organizacijo poslovnih srečanj, pogajanj;
• veščine uporabe ustreznih metod zbiranja informacij in njihove naknadne analize;
• poznavanje osnov psihologije podjetniškega delovanja.

Ni treba napisati ravno tako obsežnega seznama. Navedite 5-6 ključnih veščin, katerih posedovanje ne bo pretiravanje. Uporabite "žive" fraze, da opišete svoje sposobnosti: "sposobnost narediti ...", "jaz imam to", "znanje o tem".

Delodajalec ta odstavek še posebej pozorno prebere. Med dosežke sodijo uspešni projekti, ki ste jih osebno spremljali in seveda napredovanja, diplome in zahvale. Morda so se nekatere pobude, ki ste jih podali, uveljavile na vašem prejšnjem delovnem mestu.

Tudi če se vam zdi, da dosežki iz preteklosti ne veljajo za novo delovno mesto, lahko postanejo dodatni označevalci vašega poklicnega portreta. To še posebej velja za organizacijske sposobnosti, ki so za vodstvenega asistenta dragocene.

Pišite dobesedno 3-4 stavke, ki dajejo vašemu portretu svetlost. Na primer, prijavitelj rad teče, letno sodeluje na maratonih. To lahko kaže na vašo doslednost, močne volje, predanost zdravemu življenjskemu slogu. Tukaj lahko tudi določite njihov zakonski stan, prisotnost otrok, vozniško dovoljenje.

To je poslovni dokument, ki mora ustrezati zahtevam poslovne korespondence.

Kako izgleda struktura dokumenta?

• Pozdravi. Neoseben dokument ne povzroča sprejemanja, poosebljen podzavestno povzroča odobravanje. Izogibati se je treba neformalnim stikom. Napišite "Dober dan!", "Pozdravljeni!", Vse druge pritožbe niso tako uspešne.
• Glavni del. Navedite, iz katerega vira ste izvedeli za prosto delovno mesto. Omenite položaj, za katerega se prijavljate. Pojasnite, zakaj je ta položaj privlačen za vas kot strokovnjaka. V enem ali dveh stavkih opišite svoje izkušnje, ki so pomembne za to delovno mesto.
• Zaključni stavek. Zahvalite se bralcu pisma za pozornost, ki ste jo namenili, upoštevajte pripravljenost na srečanje, da se dogovorite za intervju.
• Ločitev. Dovolj je, da napišete "S spoštovanjem, polno ime."
• Kontaktni podatki. In čeprav je ta informacija v besedilu povzetka, bi jo bilo koristno omeniti tukaj.

Vsak odstavek se začne z novim odstavkom in ne sme presegati 3 stavkov. Spremno pismo je jedrnat, abstrakten dokument. Njegovi prednosti bosta edinstvenost in ustreznost.

Vzorčna predloga življenjepisa vodstvenega pomočnika vam bo pomagala napisati lastno belo knjigo.

Chernova Julia Igorevna

prosto delovno mesto: pomočnik direktorja

Osebni podatki: kraj bivanja - ..., datum rojstva, zakonski stan. Tukaj lahko vnesete tudi svoje kontaktne podatke.

Izobrazba: Pedagoška univerza Daljni vzhod. Fakulteta - tuji jeziki. Posebnost "učitelj angleščine". 2008-2013 Tečaji: Visoka šola za ekonomijo in storitve, Moskva. Ime predmeta "Tajnica - referent", 2017

Delovne izkušnje: od 2017 do 2019 delal kot tajnik podjetja "Smart House", Moskva. Pred tem je od leta 2013 do 2017 delala kot sekretarka izobraževalnega oddelka Moskovske pedagoške fakultete.

Odgovornosti:

• načrtovanje in usklajevanje delovnega urnika vodje;
• organizacija sestankov, intervjujev, pogajanj;
• nadzor vhodnih in izhodnih dokumentov;
• zagotavljanje tehnične pomoči upravniku;
• pravočasen prenos dokumentov na glavo;
• poslovno dopisovanje;
• delo s pomožnim osebjem;
• vzdrževanje elektronskih katalogov interne dokumentacije podjetja.

Ključne spretnosti:

• visoka stopnja pismenosti (vključno z računalniško);
• znanje angleščine odlično, nemščine nadpovprečno;
• poznavanje poslovnega bontona.

dosežki: ne več kot 3 (certifikati, zahvale, dodeljene kategorije, nadzor kompleksnih projektov).

Osebne kvalitete: ne več kot 5. Na primer: organiziranost, samozavest, dobra volja, iznajdljivost.

Dodatne informacije: Vozniške izkušnje (kategorija B) - 6 let.