Povzetek

Nasveti za življenjepis sekretarja

Vsebina

Kaj počne specialist?
Struktura
Česa ni treba navesti?
Kako napisati spremno pismo?
Vzorci

Sekretar družbe prevzame naloge organiziranja dejavnosti delavcev in še posebej vodje družbe. To je pomočnik vodje podjetja, zato so za kandidate za to prosto delovno mesto precej stroge zahteve. Oglejmo si podrobneje vprašanja sestavljanja uspešnega življenjepisa za delovno mesto tajnice.

Kaj počne specialist?

Delo katere koli tajnice zahteva sposobnost hitrega prehoda iz ene vrste delovne dejavnosti v drugo. Ta oseba opravlja različne naloge, vse pa so namenjene pomoči prvi osebi podjetja pri njegovem delu, pa tudi prihranku njegovega delovnega in osebnega časa. Tradicionalno delovne funkcije tega strokovnjaka vključujejo pisarniško delo, delo s telefoni, PBX in pisarniško opremo, prerazporeditev klicev, pa tudi organiziranje sestankov, službenih potovanj in nekaterih drugih del.

Tajnica na recepciji Odgovoren za prvi sprejem strank in obiskovalcev, telefonsko komunikacijo, sprejem faksa ter servisno podporo pri pogajanjih vodje.
V nalogah skrbnika vključuje organizacijo najučinkovitejše interakcije zaposlenih v podjetju, vzdrževanje reda v pisarniških prostorih, vzdrževanje pisarniške opreme, zagotavljanje pisarne podjetja z vsemi potrebnimi pisarniškimi in gospodinjskimi pripomočki.
Naloge osebnega asistenta vodje so nekoliko drugačne. Ta specialist je vedno seznanjen s prihajajočimi dogodki. Na njegovih ramenih pade načrtovanje šefovih delovnih sestankov, izpolnjevanje njegovih osebnih navodil in številne druge naloge, o katerih se običajno v vsakem primeru posebej dogovori.
sodni uradnik običajno pri enem sodniku - ta uslužbenec sodeluje na sodnih obravnavah in opravlja vsa potrebna dokumentarna dela. Sodni sekretar se ukvarja z arhiviranjem dokumentov, prenosom gradiva v pisarno, vodenjem zapisnika sodne seje ter pošiljanjem sodnih pozivov. Zahteve za to delovno mesto so zelo visoke: zaposleni mora imeti višjo pravno izobrazbo in vsaj 2 leti delovnih izkušenj.
tiskovni sekretar nadzoruje problematiko predstavitve blagovne znamke, komunicira z mediji, sestavlja izbor aktualnih novic. Osebni asistent sprejema vso korespondenco, pripravlja vse poslovne papirje za prvo osebo podjetja, zbira informacije, tako ali drugače povezane s sprejemanjem pomembnih odločitev, opravlja pa tudi enkratna navodila šefa.

Svojo posebnost ima tudi delovanje notarskega pomočnika, tajnika-prevajalca, pa tudi delavca vzgojne enote na šoli.

Struktura

Vsak življenjepis je sestavljen iz več blokov. Spodaj so priporočila, kaj v vsakem od njih navesti bodočemu sekretarju.

Odgovornosti

V razširjeni različici je seznam delovnih nalog katere koli tajnice naslednji:

sprejem dohodnih pisem in vlog, njihova redistribucija, prenos odgovornim osebam;
sprejem dokumentacije v podpis s strani vodje;
sprejemanje dohodnih telefonskih klicev in njihovo posredovanje;
organizacija poslovnih pogajanj vodje;
priprava pritožb, dopisov in drugih dokumentov na zahtevo vodje;
priprava sestankov in delovnih sestankov, zbiranje potrebnih materialov, obveščanje vseh udeležencev dogodka o kraju in času njihove izvedbe, dokončanje zapisnikov sestankov;
Nudenje storitev za organizacijo srečanja gostov vodje;
nadzor nad izvajanjem ukazov uprave s strani zaposlenih v podjetju;
zagotavljanje uprave podjetja s pisarniškim materialom, pisarniško opremo in drugimi sredstvi, potrebnimi za delo, ki prispevajo k nemotenemu delu osebja;
sprejem obiskovalcev;
vzdrževanje arhiva podjetja;
organizacija poslovnih potovanj za prvo osebo podjetja: nakup vozovnic, kot tudi rezervacija hotelskih sob;
izvedba drugih nalog.

Če se prijavljate na delovno mesto pomočnika sekretarja, bodite pripravljeni, da bo seznam nalog vključeval preverjanje dokumentov, pripravo analitičnih pregledov, zbiranje gradiva za poročila in govore.

Spretnosti

Uspešen kandidat za mesto tajnika mora imeti naslednje sposobnosti, ki jih je mogoče navesti v življenjepisu:

pisarniško delo;
vodenje telefonskih pogovorov;
srečanje in začetno svetovanje strank;
vzdrževanje življenjske dobe pisarne;
obdelava korespondence;
organizacija dogodkov in poslovnih srečanj;
upravljanje časa vodje;
Poznavanje pisarniške opreme in računalniške programske opreme.

Katera znanja so prednostna, je odvisno od področja dejavnosti podjetja. Na primer, če potrebujete tajnico za zdravstveni dom, potem je malo verjetno, da boste potrebovali globoko poznavanje pisarniškega dela in upravljanja dokumentov, verjetno ne boste potrebovali sposobnosti sestavljanja dokumentov za pridobitev vizuma. Ta položaj zahteva sposobnost komuniciranja s strankami, poznavanje osnov medicinskega poslovanja, sposobnost komuniciranja po telefonu v velikem obsegu.

Dosežki

Poklicni dosežki so pomembni za vsakega delodajalca, med najpomembnejšimi so naslednje točke:

optimizacija dokumentnega toka podjetja;
ustvarjanje optimalne delovne klime v pisarni;
organizacija sistema interakcije med oddelki;
Potovalna podpora;
koordinacija dejavnosti kurirskih in čistilnih služb.

Poklicne in osebne lastnosti

Pristojni tajnik mora imeti tako pomembne lastnosti, kot so:

odprtost za komunikacijo;
odgovornost in usmerjenost k rezultatom;
aktiven življenjski položaj;
sposobnost opravljanja nalog v večopravilnem okolju;
sposobnost hitrega prehoda z ene dejavnosti na drugo;
odsotnost slabih navad;
odpornost na stres;
natančnost in natančnost;
želja pripeljati začeto do konca;
spodobnost;
sposobnost dela z osebnimi podatki;
Pravilen ustni in pisni jezik;
dobro poznavanje poslovnega bontona;
sposobnost timskega dela.

delovne izkušnje

Če ste že delali kot tajnica, potem vam ne bo težko opisati svojih delovnih izkušenj. Veliko težje bo za tiste prosilce, ki prvič iščejo službo na tej specialnosti.Vendar pa pomanjkanje izkušenj ni razlog za razočaranje, vedno lahko izpostavite svoje ključne veščine, ki jih imate.

Določite lahko na primer:

tekoče znanje angleščine in španščine;
Obvladanje vseh osnovnih pisarniških programov;
poznavanje pisarniške opreme;
Metoda tipkanja z 10 prsti (300 znakov na minuto).

Vedno morate izpostaviti svoje "adute" - tako bo delodajalec videl, v čem ste močni, in se zanimal za vašo kandidaturo.

izobraževanje

Za prijavo na prosto delovno mesto sekretarja-pomočnika v uglednem podjetju morate imeti višjo izobrazbo. Vendar učinkovito opravljanje nalog pogosto zahteva dodatne tečaje in izobraževanja o pisarniškem delu, arhiviranju ter usposabljanje za delo s pisarniško opremo. V majhnih pisarnah tajnice pogosto dodatno opravljajo naloge nižjih pravnikov ali vodijo računovodske evidence. V tem primeru boste potrebovali pravno ali ekonomsko izobrazbo.

Pri prijavi na delovno mesto tajnika-administratorja in zaposlenega na recepciji prisotnost visoke izobrazbe ni bistvena.

Česa ni treba navesti?

Oglejmo si podrobneje, česa vam ni treba vključiti v življenjepis.

Vaši hobiji in hobiji. Ni vam treba podrobno opisati, kako radi gojite rože / pletilne igle / vezete, če vaša prihodnja dejavnost nima nič opraviti s tem.
Vse obstoječe delovne izkušnje. Veliko ljudi svojo kariero začne na položajih, kot so prodajalec, hišnik ali hišnik. Če delate več kot 10 let, bo povsem dovolj, da se ustavite na 2-3 mestih podobne specialnosti.
Tajnica mora biti prijetnega videza, zato je življenjepisu priporočljivo priložiti fotografijo. Vendar tukaj niso dovoljeni spolni prizvoki - omejite se na strogo fotografijo "za dokumente". Slike v kopalkah ali v restavraciji si lahko napačno razlagamo.

Kako napisati spremno pismo?

Spremno pismo ni obvezno, a vseeno naredi dober vtis na potencialnega delodajalca. Ne ponavljajte vsega, kar je napisano v samem življenjepisu. Tukaj morate navesti svoje zanimanje za prosto delovno mesto in na kratko poudariti prisotnost osnovnih znanj in kompetencda vam pomaga pri vaših poklicnih dolžnostih.

Na koncu pisma se vam zahvaljujemo za zanimanje in iskreno upamo na odgovor.