Anketiranje: stopnje in metode

Razgovori pogosto postanejo pravi stres za kandidate – to je dejstvo. Vendar je intervju tudi umetnost. Vodje, ki načrtujejo takšne akcije, morajo poznati vse faze, značilnosti in metode.

Klasične ideje o tem, kako pravilno voditi razgovor, so za marsikaterega kadrovika resna zavora. Vodilni strokovnjaki na področju upravljanja že dolgo opažajo, da "zahrbtna vprašanja" niso več imela resnega učinka. Kljub temu so vsi takšni trenutki že dolgo postali javna last. In katerikoli prijavitelj lahko vadi doma pred videokamero ali pred ogledalom in si tako zagotovi prijeten vtis. Zato je značilnost sodobnega intervjuja maksimalna usmerjenost v prihodnje delo.

Pripraviti se na takšna vprašanja z vajo ali hitrim izmišljanjem napačnih odgovorov je skoraj nemogoče. Veliko bolj verjetno je, da dobiš ustreznega kandidata. Če razmišljate o seznamu vprašanj, se morate izogibati vsem tistim, na katere se lahko pripravite vnaprej.Vredno je preiskati tematska spletna mesta in skupnosti v družbenih omrežjih, ki jih bodoči iskalci zaposlitve zlahka najdejo.

Naslednja vprašanja so kategorično neprimerna za karakterizacijo bodočega zaposlenega:

• o prednostih in slabostih;
• o osebni oceni svojih možnosti;
• o »sanjski službi«;
• o tem, kje se človek vidi idealno čez 5-15 let.

Razmere v gospodarstvu, poklicnih okoljih in skupnostih se zelo hitro spreminjajo. In najbolj briljanten rezultat, pridobljen pred 3-5 leti, že malo pove o možnostih. In pretekli neuspehi v tem smislu tudi mimogrede niso tako pomembni.

Poleg tega ni mogoče zanemariti razlike v korporativni kulturi in posebnosti posameznih organizacij.

Vprašanja bi morala biti nekako takole:

• ali si prosilec predstavlja, s čim se bo takoj soočil, kako bo ravnal in v kakšnem vrstnem redu;
• ali oseba zna rešiti določeno težavo (posploši eno ali več nalog, za katere se običajno najame na to delovno mesto);
• ali je človek kos iskanju problemov in pomanjkljivosti v tekočem delovnem procesu (na primeru kršitev iz realnega življenja);
• kako kandidat predstavi svoj načrt strokovnega razvoja, svetovanja, potrebna posvetovanja, vzpostavitev komunikacije v timu, kako bo ocenil uspeh ali neuspeh.

Toda vse to ne pomeni, da lahko prezrete prijavnico in življenjepis prosilca, druge dokumente, ki jih pošljejo. Nasprotno, vse take materiale je treba pred razgovorom natančno preučiti. In ne samo študirati, ampak se tega lotiti, da bi takoj razjasnili določene točke, popravili potek procesa. Scenarij intervjuja mora biti pripravljen vnaprej. In tega pravila se morajo gotovo zavedati tudi najbolj izjemni, najbolj izkušeni menedžerji in kadroviki.

To je edini način, da se izognete napakam. In izpustitev že enega vprašanja ali napačna formulacija je lahko izjemno nevarna. Tako enostavno je izgubiti izpred oči dragocenega zaposlenega ali zaposliti napačno osebo. Poleg tega lahko z delovanjem po jasnem scenariju prihranite veliko časa. Na sprejemu za pogovor s kandidati se ne sme razpravljati o nobenih zunanjih zadevah.. Podrejeni so vnaprej opozorjeni, da posredujejo le v res nujnih primerih.

Ni treba govoriti o takšnih tankostih, kot je dodelitev tihe in mirne pisarne. Na razgovoru mora vodja prevzeti opis dela. Po taki "goljufalici" je najlažje oceniti izkušnje, raven usposobljenosti in kakovost motivacije osebe.

Načrt razgovora mora biti čim bolj jasen. Pri njegovem sestavljanju ne bi smeli le podrobno preučiti življenjepisa, temveč tudi ugotoviti, kako natančno bo ocenjen določen kandidat. Skoraj vsako podjetje ima v zvezi s tem svoja standardna priporočila.Algoritem je treba oblikovati ob upoštevanju takih priporočil. Vsekakor pa je treba od samega začetka pogovor voditi tako, da se razvije vzdušje zaupljive enakosti in ga na vse možne načine podpira.

Ker izkušeni zaposlovalci in modri vodje postavljajte večinoma nevtralna vprašanjasi prizadeva premagati naravno nezaupanje in previdnost. Prehod na glavni del intervjuja se zgodi šele po vzpostavitvi tesnega stika.

Drugi del razgovora je kandidatov monolog. Še posebej pogosto se neodvisna predstavitev preverja pri preverjanju kandidatov za vodilna delovna mesta in na področju trgovine in marketinga. Pozornost ni namenjena le bistvu navedenih dejstev, ocen, pogledov in pristopov prosilca (čeprav je to seveda pomembno). Treba je oceniti iskrenost in ustreznost osebe, sposobnost zadrževanja in komuniciranja z doslej neznanimi ljudmi.. Kdor tega ne pokaže na razgovoru, verjetno ne bo postal dober vodja.

Velja poudariti, da se na splošno ocenjuje tudi:

• zaupanje kandidata (ki seveda ne sme preiti v samozavest ali samozavest);
• pravilnost konstrukcije govora;
• logika monologa;
• taktnost pri govorjenju o akutnih in spornih vprašanjih (zelo pomembno pri pogajanjih);
• vedenje na splošno;
• kretnje, obrazna mimika in drugi neverbalni znaki.

Ne glede na to, kako pomemben je monolog, mora glavni del intervjuja še vedno potekati v obliki monologa.Zaposlovalec ali vodja je tisti, ki ima na tej točki pogovora odločilno vlogo. Nadzorovati mora celoten tok pogovora. pri čemer avtoritarni slog močno odsvetujemo.

V takih trenutkih morate postavljati "zaprta" vprašanja, kot so:

• "koliko časa potrebujete za komunikacijo s podrejenimi";
• "kako oceniti rezultat opravljene naloge takega in takega";
• “koliko časa naj ima zaposleni za to in tako operacijo”;
• Se strinjate, da mora organizacija narediti to in to?

Ko sestavite seznam vprašanj za intervju, ga je vredno odložiti za nekaj časa in se nato vrniti ter ga ponovno prebrati s svežim pogledom. Na tej točki se morate odpovedati vsemu, kar:

• posega v osebni prostor;
• banalen;
• ne pomaga razkriti identitete prosilca in njegovih poklicnih lastnosti;
• preveč predvidljiv in se ga zlahka naučimo na domači vaji;
• nepomemben;
• ima zelo nejasno besedilo, ki omogoča enostavno zavajanje;
• je razvidno že iz življenjepisa, drugih predloženih dokumentov in informacij, pridobljenih iz odprtih virov.

Konec intervjuja »fizično« običajno pride ob dogovorjenem času. Ni ga vredno zategovati, razen v skrajnem primeru. Toda včasih je kadrovec ali vodja prepričan, da je odločitev mogoče sprejeti zdaj. V tem primeru morajo prosilcu jasno sporočiti, da je sprejem končan. To se naredi na različne načine:

• izrazni pogledi na uro;
• priprava na nego (ustrezna drža, kot pred vstajanjem s stola ali iz naslanjača, zlaganje ali razvrščanje stvari);
• ponudba za zadnje vprašanje;
• klic tajnice osebno ali po interni komunikaciji z vprašanjem o naslednjem obiskovalcu, dogodku.

Zaposlovalec ali vodja se po običajnih pravilih vljudnosti zahvali kandidatu ali več kandidatom, če je bil razgovor v skupinski obliki. Povedo, kako bodo o kandidaturi naprej obravnavali, ohranjajo stike. Toda tudi po odhodu prijavitelja se delo strokovnjakov ne konča.

Toda tu se moramo vrniti k temi, kot je kontrolni seznam.

Izkušen kadrovalec bo tja dodal naslednje elemente:

• pokličite v 30-60 minutah (prepričati se, da si kandidat ni nenadoma premislil, ali lahko pride pravočasno);
• ustvarjanje popolnega reda v sejni sobi ali v pisarni;
• prenos vseh motečih zadev, sestanki in tako naprej;
• menjava vizitk;
• predstavitev načrta pogovora prijavitelju (da ve, na kaj lahko računa), po želji pa tudi določitev časovnega okvira za vsako fazo;
• kaj naj kandidat poveda se sam seznani s prihodnjim delom in aktivnostmi organizacije;
• potrebne dodatne teste (testi, primeri splošnega in strokovnega načrta);
• koga od zaposlenih na istem področju povabitioceniti globljo strokovno usposobljenost.

Ta možnost razgovora pomeni jasen in enoten postopek ocenjevanja vseh kandidatov. Posebne študije so pokazale, da je ta pristop učinkovit tudi pri iskanju ljudi za kreativna delovna mesta s slabo formalizirano naravo dejavnosti.

Težava je v tem, da morate:

• pripravite jasne sezname vprašanj;
• preverite njihovo učinkovitost;
• doseči dosledno upoštevanje uveljavljenega postopka s strani vseh zaposlovalcev.

Ni več namenjen ocenjevanju usposobljenosti ljudi na splošno, temveč ugotavljanju, ali se znajo pravilno obnašati v zelo napeti situaciji. Pod vplivom čustvenega pretresa izginejo vse površinske plasti psihe in izgubi se možnost uporabe »domačih pripravkov«.

Obstajajo 3 glavne možnosti za ustvarjanje stresa:

• izčrpanost pričakovanja;
• namerno neudobno okolje (slaba osvetlitev, glasni in neprijetni zvoki, izpolnjevanje vprašalnikov stoje, prisotnost tujcev, ki opravljajo svoje posle, mraz ali vročina);
• namerno ignoriranje (vključno s klici, obiski drugih zaposlenih, delo z dokumenti, obdelava dohodne korespondence) – torej preizkus umirjenosti v takem okolju.

Stresni intervju je priporočljiv za oceno lastnosti:

• učitelji;
• varuške;
• detektivi;
• novinarji;
• varovala;
• kontrolorji zračnega prometa;
• vodje prodaje;
• izvajalci odgovornih in nevarnih industrij.

Tovrstni razgovori za službo se dandanes izvajajo vse pogosteje. Bistvo je, da so ljudje povabljeni, da opišejo svoja dejanja pri reševanju določene situacije. Bolj ko je ta situacija zapletena, več veščin zahteva, bolj je tak primer dragocen. Najpogosteje ta metoda se izvaja za zaposlene v oglaševanju, prodaji, marketingu in za vodje na vseh ravneh.

Drugo ime je razgovor na podlagi kompetenc. Predvideva se, da hipotetičnih situacij ne bomo rešili (kot v prejšnjem primeru), temveč bodo izkušnje prijavitelja razkrile v največji možni meri. Zaposlovalci in menedžerji bodo morali ustvariti modele kompetenc, zgraditi sheme za njihovo ocenjevanje. Na primer, pod splošno definicijo "vodenja" so skriti takšni trenutki, kot je jasna ocena situacije, sposobnost prenosa na druge ljudi. Vodja pa mora včasih sprejeti tudi nepriljubljene ali preprosto nerazumljive ukrepe, prav zato, ker »gleda dlje od drugih zaposlenih«.

Na podoben način so naslednje kompetence razdeljene na komponente:

• analitični pristop;
• sposobnost reševanja več nalog hkrati;
• Komunikacijske sposobnosti;
• sposobnost vzdrževanja discipline v ekipi.

To obliko je najbolj logično uporabiti pri zaposlovanju za delo na daljavo. Prav pa bo prišel tudi za ocenjevanje prosilcev nerezidentov in za prvo selekcijo ljudi, ki živijo v istem kraju. Skupaj Postopek ne traja več kot 25 minut. Od tega je 10-15 minut za glavni del in 5-7 minut za poročilo., plus začetna nastavitev komunikacije.

Ta pristop deluje učinkovito, ko morate preveriti prejšnje rezultate kandidatov in jih natančno oceniti. Vodja ali kadrovalec bo izvedel, katere naloge je kandidat za delovno mesto v organizaciji rešil, kako se je rešil iz nastalih težav.

Alternativno ime je metoda modeliranja. Razlika od prospektivnega intervjuja je v tem, da sta modelirani točno ena ali dve situaciji. Preostanek pogovora je čisto običajen. Od testirancev se pričakuje, da bodo ustrezno odgovorili na pričakovane izzive. Sestavljanje naloge in ocenjevanje rezultatov bi morali biti ljudje, ki poznajo posebnosti organizacije od znotraj.

Ta metoda vključuje aktivne poslovne igre. Model je vseeno rabljen. Ampak na začetku naj bo blizu resnični praksi: ne bojte se niti razkritja določenih težav, s katerimi se sooča vaša organizacija. Pogosta možnost: kadrovnik ali vodja igra vlogo kupca, stranke. V tem primeru ga mora prosilec pravilno vročiti.

Govorimo o posameznih elementih razgovora, ki vam omogočajo, da preverite odpornost prosilcev na stres.

Pozor:

• metoda ni primerna za vse položaje;
• izvajanje naj bo čim bolj taktno;
• ne smemo pozabiti, da nepravilna uporaba metode ogroža stroške ugleda podjetja.

Za iskalca zaposlitve v veliki organizaciji je nujno zastaviti vprašanja o sposobnosti komuniciranja z ljudmi. Hkrati je treba poskušati razkriti sposobnost normalne komunikacije tudi v kritični situaciji (ali pomanjkanje te sposobnosti).

Torej, ko se pogovarjate s programerji, je priporočljivo, da vas zanima:

• poznavanje programskih jezikov, ciklov, procedur;
• obvladovanje metodologije programerskega dela;
• poznavanje metod razvrščanja podatkov;
• sposobnost uporabe algoritmov, ustvarjanje sistemov za obdelavo velikih nizov digitalnih podatkov.

Primerneje je, da kandidate za delovno mesto prodajalca vprašamo tako, da ocenimo:

• posedovanje prodajnih tehnik;
• hitrost razmišljanja;
• pogajalske sposobnosti s stranko;
• prepričljiv govor;
• strokovna pismenost.

Ne glede na to, kdo je v organizaciji zaposlen in na katerem delovnem mestu, je zelo pomembna sistematična ocena na podlagi rezultatov razgovora. Zaposlovalci se morajo znebiti mita o "dobrem iskalcu zaposlitve". Najbolje je enostavno sestaviti seznam kriterijev in zaporedno po seznamu oceniti skladnost oz. neskladnost kandidata.. Brez všečkov in nevšečkov: tako kot pri izbiri avtomobila, stanovanja ali drugega predmeta zase - čista umirjenost in železna racionalnost.

Druge pogoste napake:

• ocenjevanje kandidatov za položaj predvsem po njihovih manirah;
• oblikovanje končnih sodb na samem začetku razgovora;
• pretirana pozornost do videza;
• poskuša najti potrditev začetnega vtisa v gradivu intervjuja.

Vredno je upoštevati, da sta tudi med stresnim razgovorom zelo pomembna vljudnost in taktnost. Od samega začetka je bolje, da se prilagodite zmerno ugodnemu odnosu do prosilcev. Anketar, naj bo to šef ali navaden kadrovalec, bi moral omogočiti sogovorniku, da več govori. Večinoma posluša. Zaradi popolnejšega razkritja osebnosti in poklicnih lastnosti je včasih vredno opustiti posamezna vprašanja, jih zamenjati, dodati nova ali celo dodati malo časa, ki presega načrt.

Treba se je skrbno nadzorovati, tako da niti kretnje, niti izrazi obraza, niti intonacije ne dajejo sogovorniku predhodne sodbe in vtisa. Podobne manifestacije pri kandidatu je treba opazovati čim bolj natančno. Zelo priporočljivo je, da med pogovorom vodite zapiske v prosti obliki.. Ne glede na predhodno odločitev je vredno porabiti nekaj minut za obveščanje prosilcev o delovnih obveznostih in niansah prihajajočega dela.