Eisenhowerjeva matrica - pravilna uporaba časa

V našem noro hitrem času se zdi, da čas ne le teče, ampak leti s hitrostjo nadzvočnega letala. V takšnem krogu dogodkov in dni, nabitih z množico zadev in načrtov, pogosto ne moremo uresničiti niti polovice načrtovanega. In želim narediti vse. Oglejmo si podrobneje, kako pravilno uporabiti čas z uporabo Eisenhowerjeve matrike.

Čas je vse, kar imamo. Ali živimo dobro ali slabo, je neposredno odvisno od tega, kako in za kaj porabimo čas, ki nam je namenjen. In tisti, ki sanjajo o tem, da bi imeli na svoji poti veliko časa, se praviloma naučijo učinkovito upravljati svoj čas. Upravljanje časa (time management) ni nič drugega kot načrtovanje. To je tisto, kar pomaga prenehati skrbeti zaradi grenkega občutka, da je časa malo, da ga zelo primanjkuje in zaradi tega ni mogoče storiti ničesar.

Nekoč se je znani ameriški vojaški in politični lik Dwight David Eisenhower, ki je bil tudi predsednik ZDA, resno lotil iskanja rešitve problema učinkovitega načrtovanja. In uspelo mu je najti rešitev za ta problem, omislil si je celo svojo sistem upravljanja časa.

Tako se je zgodilo, da človeški možgani lažje in bolje zaznavajo strukturirane informacije, to je, da so vnesene v določen sistem, razčlenjene na police. Hkrati bi bilo lepo vizualizirati te police, jih narediti vizualne, na primer z uporabo nekakšnih diagramov ali diagramov. Prav ta princip porazdelitve primerov je osnova Eisenhowerjeve matrike, ki je ena vodilnih metod v teoriji učinkovitega upravljanja s časom.

Vizualizacija načrta zadev in dejanj z uporabo matrice je zelo preprosta. Na papir narišemo kvadrat, ki ga z dvema pravokotnima črtama razdelimo na štiri enaka polja. Moral bi dobiti okno z rešetko v obliki križa. Ta polja bodo vaše primere razdelila v 4 skupine, od katerih bo vsaka odvisna od znakov pomembnosti/nepomembnosti in nujnosti/nenujnosti. Polja, ki nastanejo iz presečišča črt, se imenujejo kvadranti (matematični koncept) in so označena na naslednji način:

• kvadrant A (pomembne in nujne naloge);
• kvadrant B (pomembne, a ne nujne naloge);
• kvadrant C (ni pomembna, a nujna opravila);
• kvadrant D (nepomembna in nenujna opravila).

Eisenhowerjeva matrika ima tako prednosti kot slabosti. Opisali bomo oboje in začeli s prednostmi.

• Kljub svojemu imenu "matrika", ki implicira nekaj zapletenega, je sistem dejansko zelo enostaven za razumevanje in brez težav uporaben.
• Primeri, cilji in cilji so razdeljeni v samo 4 kategorije, kar pomaga pri boljšem krmarjenju.
• Razporeditev nalog po merilih nujnosti in pomembnosti vam omogoča, da nenujne in nepomembne stvari potisnete v ozadje, s tem pa omogočite, da pomembne in nujne stvari preidejo v ospredje. Tako se primeri analizirajo in filtrirajo. Tisti, ki sploh ne potrebujejo časa, so izločeni.
• Glavna prednost je v tem, da matrika omogoča, da je porabljen čas čim bolj učinkovit, kar posledično omogoča, da vse dokončate pravočasno.

Ta sistem ima tudi slabosti.

• Matrica je neučinkovita pri dolgoročnem načrtovanju. Primeren je za tekoče zadeve ali tiste, ki so načrtovane za bližnjo prihodnost.
• Ko ni dnevnih ciljev, potem ni potrebe po takem sistemu.
• Za učinkovito uporabo matrike je potrebno hitro in natančno razdeliti cilje v skupine. Če želite to narediti, morate razumeti, katerim od njih je mogoče dodeliti stopnjo "pomembnega" in kateri cilji niso zelo pomembni, katere je treba nujno dokončati in kateri niso obvezni. Takšno usposabljanje zahteva čas, to pomeni, da matrica ne začne "delovati" za vas takoj, in to je minus.
• In zaradi prejšnjega odstavka lahko pride do napak pri natančnosti dodeljevanja primerov določenega statusa.

Oglejmo si vsak kvadrant matrike podrobneje.

Če ste mojster načrtovanja, bo kvadrant A prazen. Če so se stvari pojavile v njem, to kaže na vašo slabo organizacijo. Omogočate izobraževanje v primerih nujnih del in blokad. Razlog za to sliko je praviloma lenoba.

Lahko pa napačno postavite prednostne naloge.Seveda so včasih takšne situacije sprejemljive, a ko se to sistematično opazuje, je preprosto potrebno delati na osebni samodisciplini. Da bi se izognili "naseljevanju" modnih muh v kvadrantu A, je potrebno pravočasno opraviti naloge, vpisane v preostalih poljih.

Toda majhen seznam stvari, ki jih je treba narediti v kvadrantu A, je še vedno mogoče dodati. Lahko je:

• zdravstveni problemi;
• primeri, katerih neuspeh lahko povzroči težave, poslabša kakovost življenja, ogrozi blaginjo v družini in na delovnem mestu;
• primeri, katerih neuspeh bo bistveno otežil pot do doseganja glavnih ciljev ali povzročil njihov neuspeh;
• izhod iz različnih izrednih in kriznih situacij.

Če imate kljub temu veliko točk v tem kvadrantu, potem vrzite vse moči v njihovo odpravo. In ne pozabite, da je izvajanje nekaterih postavk s seznama pomembnih in nujnih stvari mogoče popolnoma preusmeriti, zaupati eni od zaupanja vrednih oseb, ni potrebno, da celotno breme vseh zadev prevzamete samo nase. Ta pristop vam bo pomagal hitro obvladati polnost kvadranta A.

Opažanja kažejo, da ljudje, ki raje rešujejo probleme iz kvadranta B, postanejo najuspešnejši, se hitreje vzpenjajo po karierni lestvici, so finančno najuspešnejši, jim ne manjka časa in živijo harmonično, izpolnjeno življenje. Nenujne naloge spadajo v kategorijo najbolj obetavnih in prednostnih, in če jim človek posveti svojo glavno pozornost, se mu vse izide, kot bi moralo.

Upoštevati je treba, da odsotnost nujnosti v skupini B včasih povzroči zamudo pri izvajanju načrtovanih postavk in se selijo v skupino A, kjer bodo že zahtevale hiter odziv. Če pomembne, a ne zelo nujne naloge rešujete postopoma in redno, bo ta proces potekal gladko in učinkovito. Izvajanju takšnih primerov je treba pristopiti odgovorno, pomanjkanje nujnosti pa omogoča popoln nadzor nad potekom primera, vse podrobnosti pripelje do ideala, jasno premisli vse korake in s tem doseže produktiven rezultat. .

Eisenhowerjeva matrika vas predvsem nauči pravilnega določanja prioritet. To pomeni, da je pri načrtovanju najpomembnejša sposobnost razlikovati med pomembnimi stvarmi, ki vas vodijo do velikih ciljev, in drugotnimi. Naloge, ki jih je treba vključiti v skupino C, niso pomembne, v bistvu so stvari, ki odvračajo od glavnih ciljev, ne prispevajo k napredku, ampak, nasprotno, samo ovirajo razvojni proces. Pogosto otežujejo koncentracijo na doseganje pomembnih ciljev in s tem zmanjšujejo učinkovitost preteklega časa.

Ne zamenjujte nujnih zadev iz področja C, ki so nepomembne, z nujnimi zadevami iz področja A, ki so pač izjemno pomembne. To ponavadi pusti res pomembne stvari v ozadju.Živahen primer takšne situacije so lahko sestanki, ki jih vsiljuje nekdo od zunaj, ki jih ne potrebujete, ali prazni dolgi pogovori, obiski zabav in praznovanj, na katera povabila prihajajo od ljudi, ki vas ne zanimajo, nekateri gospodinjskih opravilih, okvarah gospodinjskih aparatov in podobno. Da, to je treba storiti nujno, vendar rešitev teh nalog ni življenjska potreba in njihova neuspeh ne pomeni težav.

Razredi iz te skupine ne dajejo ničesar, nasprotno, lahko škodijo. Odložiti jih je treba na pozneje, bolje pa je, da jih v celoti zanemarite. Toda sovražnika morate poznati v živo – vsekakor morate narediti seznam takšnih »škodljivcev« v polju D, saj so prav te dejavnosti tiste, ki nam »žrejo« čas. Prav te stvari so s svojo preprostostjo za marsikoga tako mamljive in privlačne ter obljubljajo sprostitev in užitek, preživljanje časa v sladki blaženosti.

Takšne značilnosti teh "primerov" povzročajo veliko skušnjavo, da bi se z njimi sploh ukvarjali in naj, kot pravijo, ves svet počaka. Iz bazena takšnih psevdodejanj je lahko izredno težko priti, človeka zelo zasvojijo. Toda poskusov, da bi iztrebili navado njihovega početja, ni mogoče opustiti.

Te dejavnosti vključujejo:

• govorjenje o ničemer, prazni, nesmiselni pogovori (tako po telefonu kot v živo);
• enako kot pogovori iz prejšnjega odstavka, dopisovanje v hitrih sporočilih, družbenih omrežjih, vseh vrstah klepetov;
• gledanje filmov, serij, televizijskih programov, ki nimajo semantičnega bremena, odvračajo od resnih težav in dejanj, ki povzročajo različna negativna čustva;
• računalniške in druge (nerazvojne) igre.

Počitek za telo in dušo je nedvomno potreben, vendar obstaja veliko drugih koristnih načinov za njegovo izvajanje:

• branje kakovostne literature;
• izleti na razstave, gledališča in muzeje;
• igre, ki razvijajo inteligenco;
• tečaji v bazenu, telovadnici, izleti na drsališča, izleti iz mesta v naravo, potovanja itd.

Če škodljivih dejavnosti iz skupine D ne morete popolnoma izločiti iz svojega življenja, potem jih poskusite vsaj odložiti, posvetite jim pozornost šele, ko so opravljene naloge iz skupin A in B. Poskušajte pa čim bolj zmanjšati količino posvečenega časa. na »prazne« dejavnosti .

Obstaja velika verjetnost, da bo zadeva dodeljena neprimerni skupini. To je glavni problem pri gradnji hierarhije naših prioritet. Da bi se lažje spopadli s tem, se morate naučiti odgovoriti na dve vprašanji z dvema besedama - "da" ali "ne". Na primer: "Ali mi bo opravljanje te naloge pomagalo, da se približam svojemu glavnemu cilju?" Odgovor »da« pomeni pomembnost zadeve, odgovor »ne« pomeni nepomembnost.

"Če tega problema ne rešim zdaj, ali bo jutri izgubil pomen?" Odgovor »da« pomeni nujnost zadeve, odgovor »ne« – ne nujnosti. Ko tako določite kategorijo za vsako dejavnost, najprej naredite naloge iz skupine A, nato pa iz skupine B.

Najboljši čas za sestavljanje matrike je začetek novega dne. Dobro premislite, katere naloge vas čakajo v bližnji prihodnosti in jih zapišite v obliki rednega seznama. Nato vsakega od njih preizkusite z zgornjimi vprašanji in jih razvrstite v polja glede na odgovore. Ne pozabite omeniti najmanjših in najbolj nepomembnih stvari, ki nam samo zaman jemljejo čas.

Skupno število nalog določite sami. Ko primere razdelite v ustrezne kategorije, lahko zapišete v zvezek ali ustvarite običajen priročen seznam v organizatorju telefona v padajočem vrstnem redu po nujnosti in pomembnosti, tako da so prvi na seznamu primeri iz skupine A, drugi - iz B, tretji - iz C in iz D morda sploh ni posnet. Ne pozabite, da so naloge iz skupin A in C predmet prenosa na sorodnike, prijatelje, sodelavce ali podrejene. Toda skupina B - to so stvari, ki jih je pomembno narediti sam.

Kdor jo potrebuje, lahko uporabi Eisenhowerjevo matriko. Dobro je, ker bo enako koristno za vse, ne glede na starost in socialni status: vodje organizacij in podjetij, navadni delavci in uslužbenci, gospodinje, študenti in otroci, ki študirajo v šolah.

Poglejmo primer, kako bi lahko izgledali dnevni vnosi po sistemu Eisenhower.

Skupina nujnih in pomembnih primerov:

• pelji avto na popravilo na servis, saj ga potrebujem za delo;
• predloži četrtletno poročilo;
• rešiti težavo, ki je nastala z bančno kartico.

Skupina ne nujnih, a pomembnih primerov:

• razviti novo temo in začrtati glavne usmeritve novega projekta;
• nehaj kaditi;
• naučiti se angleščine;
• kupite članstvo v telovadnici.

Skupina nujnih, a nepomembnih primerov:

• pojdite na obletnico San Sanycha iz pravne službe;
• čestitam vsem na družbenih omrežjih prvi pomladni dan.

Skupina nenujnih in nepomembnih primerov:

• uredite stvari v omari;
• razstaviti stvari na mezzaninu;
• glej serijo
• igraj se s papigo.

Eisenhowerjevo matriko lahko primerjamo s čistilnim sistemom, filtrom, ki vam omogoča, da se znebite nepotrebnih stvari. Sprva ga boste morda morali pisati vsak dan, ko pa boste pridobivali izkušnje, boste na ravni intuicije začeli čutiti, kateri primer spada v katero kategorijo. In takoj, ko obvladate tak sistem upravljanja s časom in se naučite, kako ga učinkovito uporabljati, pa tudi pravilno razdeliti primere v kvadrante, boste takoj začutili val svobode. Začeli boste imeti čas, da naredite vse pravočasno in hkrati ne hitite, vaše življenje se bo vrnilo v normalno stanje, cilji, ki se zdijo nedosegljivi, se bodo nenadoma začeli dosegati. Zagotovljena vam bo prisotnost odličnega stanja in dobrega razpoloženja, energije in živahnosti.

Disciplina je osnova uspeha. Zagotovo ste bili že kdaj pozorni na takšne ljudi, ki nimajo takšnih lastnosti, so v neskončnem vrtincu neskončnih »primerov«, ves čas počnejo nekaj praznega, nesmiselnega, a po njihovem mnenju nemogoče pomembnega. In videz teh ljudi je nenehno utrujen, izčrpan, izgubljen, nesrečen. Vedno so razdražljivi, sitni in nemirni.

Če nočeš biti tak in nočeš v ljudeh zbujati le sočutja in pomilovanja, potem moraš delovati po načelu nasprotnega. Če se jim vse tako dogaja in želite nasprotne rezultate, potem morate delovati nasprotno. Namreč: uredite disciplino, obvladajte tehnike samoorganizacije, držite se jasnih načrtov, urnikov in režimov, jasno razumejte, kdaj in kaj storiti, in kar je najpomembnejše, čemu vse to služi, kaj je cilj. In Eisenhowerjeva matrica vam bo pri teh zadevah odlična pomočnica.

Navsezadnje ni zaman, da je njegov ustanovitelj, čigar ime nosi, lahko zgradil tako vrtoglavo kariero in postal eden najbolj znanih in ljubljenih predsednikov ameriškega ljudstva, pa tudi zelo uspešen vojskovodja. In vse to kljub dejstvu, da se je ta veliki mož rodil v revni družini. S takimi ljudmi lahko varno vzamete zgled in uporabite orodja, ki so jih izumili.