Metoda Pomodoro: značilnosti in bistvo tehnike, uporaba

Ste ob koncu delovnega časa kdaj opazili, da ste ves dan neumorno delali, vendar niste imeli časa, da bi se spopadli z nalogami, ki ste si jih zastavili za ta dan? Ali pa ob koncu vikenda ugotovijo, da še vedno niso končali s pospravljanjem in tudi za likanje perila niso našli časa? Verjetno se vsak od nas sooča s takšnimi težavami. Dejstvo je, da napačno načrtujemo svoj čas, pravijo strokovnjaki na področju upravljanja s časom.

Za rešitev problema predlagajo uporabo metode, ki je bila izumljena veliko prej, preden se je izraz "upravljanje časa" razširil v poslu. Govorimo o taki dnevni rutini, ki se imenuje Pomodoro.

Pojav takšne tehnike, kot je Pomodoro, dolgujemo Italijanu Francescu Cirillu. V osemdesetih letih prejšnjega stoletja je kot študent nekako pomislil, zakaj čas izpita pride hitreje, kot se je nanj pripravljal, čeprav je mladenič, kot se mu je zdelo, ves svoj čas in energijo porabil za študij. Prizadeven in natančen mladenič je namignil, da se je med opravljanjem nalog veliko motil, in se odločil, da najde način, da se vsaj za nekaj časa osredotoči na cilj.

Za začetek je določil segment 10 minut.Čas so merili z običajnim kuhinjskim merilnikom časa, ki je imel obliko paradižnika - od tod tudi ime metode, ki je v prihodnosti postala razširjena po vsem svetu, v ruščini preprosto "paradižnik". Res je, da ga vsakodnevno uvajate v področje upravljanja s časom, ne morate več reči "hvala" Italijanu, ampak Staffanu Netebergu. O njem je malo znanega. Iz javno dostopnih podatkov - približno dve desetletji se ukvarja s samostojnim razvojem programske opreme, je mentor fleksibilnih metodologij za razvoj informacijskih sistemov.

Tako je bil on tisti, ki je zahvaljujoč matematičnemu programskemu razmišljanju ustvaril priročnik o uporabi metode Pomodoro in ga poimenoval "Tomato Time Management". V njem tega načela ni le razložil na dostopen način, temveč je svojo zgodbo popestril z živimi ilustracijami. Posledično je temo "paradižnika" razširil med profesionalce in amaterje upravljanja s časom.

Sistem Pomodoro je preprost kot vse genialno. Glavno pravilo je, da svoj dan razdelite na majhne segmente, vsak od njih se imenuje paradižnik. Optimalen čas za "pojedo" enega paradižnika je 25 minut. Torej, nastavimo časovnik, verjetno ga imate v kuhinji, morda ne v obliki paradižnika, ampak kakšnega drugega, če ga ni, nastavite samo alarm.

Naslednjih 25 minut se osredotočite na reševanje naloge.. Nič vas ne sme zmotiti – niti telefonski klici, niti zvok radia, še manj pa televizorja. Tudi kavo s sendvičem bo treba odložiti. In šele po izteku signala o koncu dodeljenega časa imate vso pravico do odmora. Tako nekako sklenete pogodbo o zaposlitvi sami s seboj. Za vsak delovni "pomodoro" dan si zastavite določeno nalogo in jo boste zagotovo izpolnili.

Ta metoda upravljanja s časom je še posebej v povpraševanju v sodobnem svetu, ko je oseba preprosto zavita v skušnjavo, da bi se "za sekundo zamotila". Sporočila v socialnih omrežjih, SMS, telefonski klici, reklamna pošta. A »da ne razmišljamo o sekundah«, nam že dolgo priporočajo klasiki nacionalne estrade. V bistvu vam tehnika Pomodoro omogoča, da sledite pravilu, ki ga poje pesem. Uporabljajo ga lahko ne samo poslovneži, ampak tudi šolarji in študentje med študijem, ni naključje, da se ga je domislil študent. Mimogrede, po mnenju italijanskega avtorja Francesca Cirilla njegova metoda pomaga doseči naslednje cilje:

• ohraniti odločnost in doseči svoje cilje;
• izboljšati kakovost izobraževalnega oziroma delovnega procesa;
• povečanje učinkovitosti dela ali procesa pridobivanja znanja;
• dati pogum v težkih situacijah.

Toda metoda, ki se je rodila v mislih italijanskega študenta, vam bo zagotovo pomagala doseči vaše cilje.

Preden zaženete časovnik, naredite seznam opravil, ki jih nameravate opraviti na določen delovni dan. Naredite njihov opis.Da bi metoda delovala, morate jasno razumeti, kaj točno želite doseči.Če se odločite, vklopite časovnik.

Na splošno velja, da je optimalen čas za "zorenje paradižnika" 25 minut. Toliko je v svojem učbeniku navedel že omenjeni Staffan Neteberg. V zadnjem času pa nekateri raziskovalci trdijo, da je ta čas mogoče povečati. Mogoče imajo prav ampak za začetek je verjetno še vedno bolje uporabiti 25-minutni segment, ki je bil preizkušen skozi leta in v različnih glavah.

Nič manj pomembnih kot tistih 25 minut, v katerih ste osredotočeni na delo. Torej, opravili delo – in pogumno hodite 5 minut. Tako mnogi strokovnjaki na področju »paradižnikovega« upravljanja s časom priporočajo dajanje na odmor.

Skoraj nemogoče se jih je znebiti. Navsezadnje obstajajo pomembni klici, na katere se moramo oddaljiti, obstaja možnost nepričakovanega obiska v vaši pisarni ali domu in obstajajo nujne naravne človeške potrebe, ki so razumljive vsem. Avtor metode Francesco Cirillo je v takšnih primerih priporočal, da časovnik začasno ustavite in ga po opravljenih nujnih zadevah znova zaženete.

Nekateri njegovi sodobni privrženci verjamejo, da je treba stopnjo potrebe po odvračanju ocenjevati na 10-stopenjski lestvici. In če sami ocenite nekaj nujnega kot eno točko, potem to pomeni, da se ne splača "podjesti našega paradižnika" v enem sedenju.

Če naloga ni pretežka ali se ne morete takoj osredotočiti 25 minut, razdelite svoj "paradižnik" na "rezine". Začnite z intervali 10-15 minut.Če se, nasprotno, zavedate, da vaša naloga ne bo "stala v ustih" v 25 minutah, povečajte čas, ko jo jeste.

Če ste opravilo opravili, preden se je oglasil časovnik, ga ne poskušajte izklopiti. Upoštevajte to svoj dodatni čas počitka. Z njim lahko načrtujete naslednje naloge, klepetate s sodelavci, kaj preberete, odgovorite na telefonski klic. In šele nato poskrbite za "legitimen" 5-minutni odmor.

Obstajajo ljudje, ki te metode ne uporabljajo, ker se bojijo, da ne bodo pravočasno prišli do "usodnega" klica. Poskusite v sebi premagati te otroške strahove.. Za začetek nastavite prijeten signal za alarm. Mimogrede, zdaj obstaja veliko računalniških programov in aplikacij za telefone, ki so ustvarjeni posebej za pravilno uporabo metode "pomodoro". Po mnenju večine strokovnjakov ni pomembno, kakšnega pomočnika uporabljate - stari kuhinjski časovnik ali novodobni razvoj. Glavna stvar, ne pozabite, "napol pojeden paradižnik" je kot izgubljen čas. In nikoli ga nimamo dovolj. Poleg dela, študija je v življenju še toliko dela.

Zato se še enkrat spomnimo na ruski pregovor, ki bi ga avtor knjige o paradižnikovem upravljanju časa Staffan Neteberg dobro lahko uporabil kot epigraf - "Opravi delo - hodi pogumno." Pred nami je še veliko časa. Glavna stvar je racionalna uporaba.