Upravljanje s časom: definicija, tehnike in usposabljanje

Da bi kompetentno upravljali svoj čas, sploh ni potrebno imeti časovnega stroja, vendar se je vredno seznaniti s pravili porazdelitve moči po sekundah. Še posebej za tiste, za katere besede "čas je denar" niso prazna fraza, ampak življenjski moto. Če ste eden izmed njih, potem je nujno, da obvladate vsaj osnovne veščine upravljanja s časom.

Upravljanje časa v dobesednem prevodu iz angleščine je »upravljanje časa«. To ne pomeni, da se boste, ko boste obvladali to umetnost, lahko premaknili v preteklost ali prihodnost. Glavna funkcija upravljanja s časom je narediti vsako minuto življenja učinkovito. In ne gre samo za delo, gre za celoten sistem, ki sešteva številne elemente našega življenja. Preprosto povedano, upravljanje s časom določa naš urnik za dan, teden, mesec ali celo leto.

Ne mislite, da se ta definicija in koncept uporabljata samo v poslu. Tudi gospodinje pogosto nimajo dovolj časa, da bi opravile vsa gospodinjska opravila. In pogosto se to sploh ne zgodi, ker nimajo dovolj moči, preprosto nepravilno porazdelijo čas in trud.

Upravljanje s časom se najprej uporablja za povečanje osebne učinkovitosti vsakega posameznega zaposlenega na njegovem delovnem mestu in posledično za povečanje produktivnosti celotne organizacije, pa naj gre za visokotehnološko tovarno strojnih orodij ali kozmetični salon. Da bi pravilno izbrali vrsto upravljanja s časom, ki jo bo uporabljal en ali drug posameznik, morate najprej preučiti ne le njegove osebne cilje in cilje, temveč tudi osebne lastnosti, kvadrat ciljev in celo bioritme.

Če so vsi človeški viri pravilno izračunani, bo vsak, tudi najbolj obremenjen in najbolj zahtevan strokovnjak, vedno imel dovolj časa za delo in počitek.

Osnovna načela upravljanja s časom so pravilna porazdelitev bremena nase in čas. Treba je izpostaviti glavne naloge in se znebiti »zapravljivcev časa«. Med njegovimi absorberji so komunikacija na internetu ali v pisarni, ki vam nič ne pomeni, ogledovanje nepotrebnih novic ali promocijskih sporočil, ki prihajajo na vašo pošto ali v obliki SMS-ov, številni odmori za kajenje ali čaj itd.

Preden naredite pravi urnik, morate določiti prednostne naloge. Avtor ene najbolj znanih in učinkovitih metod za to je 34. predsednik Združenih držav Amerike Dwight Eisenhower. Bistvo je naslednje. Vse načrtovane naloge razdelite na 4 dele:

• nujno in pomembno;
• nujno, a nepomembno;
• pomembno, vendar ne nujno;
• nenujne in nepomembne.

Najprej ločimo zrnje od plev in izpostavimo, kaj resnično potrebujemo. Ali moraš res iti jutri s svojo punco po nakupih, da ji pomagaš izbrati rojstnodnevno darilo za njeno mamo? Morda se sama zlahka spopade s to nalogo? Ta čas boste porabili za nekaj, kar je res vredno vašega truda. AMPAK spomnite se, koliko ur ste porabili za nesmiselne pogovore z istim dekletom po telefonu, zdaj pa si predstavljajte, koliko bi lahko storili v tem času.

In koliko ur na dan porabite za ogledovanje fotografij ljudi, ki jih poznate na družbenih omrežjih? A to ni samo vaš dragoceni čas, ampak tudi čustva, ki jih lahko uporabite veliko bolj učinkovito. Enako velja za "sedenje" pri postavitvi pasijansa in druge "razburljive" zabave.

Nemogoče je objeti neizmernost in da ne bi postali depresivni zaradi dejstva, da imate vedno časa za nič, ne precenjujte bara na začetku. V načrt vključite natanko toliko, kolikor je realno uresničiti, in vedno pustite malo časa v rezervitako da imajo ob nepričakovanih ovirah ali nujnih težavah čas, da se spopadejo z obema.

Preden se lotite določene naloge, se odločite za cilj, ki ga zasledujete. Zakaj morate brisati namizje že petič v enem tednu? Ste zagovornik popolne čistoče? Je to res ali želite le odvrniti misli z vlažno krpo? Zakaj ste že desetič v dnevu natočili čaj, ste ga res želeli piti ali ste se na ta način odvrnili od glavnih opravil?

Še en odtenek, ki ga je treba upoštevati, da bi pravočasno dosegli cilj, je, da ga ne precenjujemo. Razumite, zakaj se lotevate velikega projekta. Kaj želite doseči - denar, slavo, čast med sodelavci ali napredovanje. Samo če boste razumeli, kaj je pravi cilj, se boste lahko 100% motivirali in se lotili dela, ne da bi vas motile tuje stvari.

Uporabite vsako zmago kot gorivo za pot naprej. Dajte si "ocene" ali obesite "medalje". Če ste projekt zaključili pravočasno ali ga naredili pred rokom - ne lotite se takoj naslednjega, uživajte v "končnem" trenutku, spomnite se teh občutkov in šele nato nadaljujte. Ne pozabite se nagraditi za dobro opravljeno delo.

Ne grabite se za vse. Nimaš desetih rok in imaš samo eno glavo. Če se lotite več stvari hkrati, tvegate, da ne boste dokončali nobene od njih, vsaj tega zagotovo ne bo mogoče narediti kakovostno. Kot bi se učili pesem na pamet in hkrati reševali nalogo iz fizike. Kar je, vidite, nerealno. Enako je v službi.

Ampak v gospodinjstvu, da prihranite čas in trud, lahko nekatere stvari kombinirate. Navsezadnje je med kuhanjem krompirja ali ohlajanjem jajc za solato povsem mogoče obrisati prah z okenske police ali posesati na primer tla v kuhinji.

Ne pustite, da gre vaš posel sam od sebe. Naredite dnevni načrt dela. V idealnem primeru je treba to storiti večer prej. Pri načrtovanju za naslednji dan ne pozabite, da lahko kadar koli nastopi višja sila. Mamo boste morali odpeljati v bolnišnico ali prej pobrati otroka iz šole. Za takšne "nepredvidene stroške" si vedno pustite čas. Če za te potrebe ni potreben, ga porabite za dodatne razrede.

Še ena pomembna točka. Vsekakor si vzemite čas za počitek. Odmori so enostavno nujni. V svoj urnik vključite tudi premore za lahke vaje, odmor za kosilo in celo klic otroka.

Poleg tega ga je treba sestaviti upoštevajoč lastne bioritme. Če ste »škrjanec«, potem si najtežje naloge postavite na začetek dneva, drugo polovico pa pustite za stvari, ki zahtevajo najmanj fizičnega, duševnega in moralnega napora. Če ste »nočna ptica« in vaša glava začne delati šele bližje večerji, potem zjutraj opravite najpreprostejše naloge, sprejemajte pomembne odločitve, ko je vaše telo napolnjeno z življenjsko energijo.

Beseda "naložba" največkrat pomeni finančne naložbe. Boste investirali v nekaj, kar vam nikoli ne bo prineslo dohodka? Včeraj uničeni tovarni nihče ne bo dal niti rublja, ker je to mrtva naložba. Enako je s časom. Nehaj ga postavljati kamor leti, kot pipo. Televiziji začela še ena pogovorna oddaja z intrigantno temo, nemudoma ugasnite ekran. Vprašajte se, zakaj potrebujete te podatke? Samo? Zakaj bi torej zapravljali svoj dragoceni čas za to?

Prijateljica je poklicala in spet začela govoriti o svojem možu, nerodniku? Hitro končajte pogovor in prijatelju svetujte, naj se obrne na psihologa ali se registrira na spletnem mestu za zmenke.

Če upoštevate vsa zgornja pravila in še vedno nimate dovolj časa, poskusite uporabiti eno od tehnik, ki so jih v različnih obdobjih razvili tako strokovnjaki za upravljanje časa kot "naključni" ljudje. Ena najpogostejših tehnik po vsem svetu je tehnika Pomodoro. Izumil ga je navaden italijanski študent, ki vedno ni imel časa za pripravo na izpite.

Nekega dne se je odločil prevzeti nadzor nad seboj in svojim časom. Za to sem uporabil najpogostejše kuhinjsko orodje - časovnik v obliki paradižnika (od tod tudi ime preproste tehnologije). Nastavil je časovnik na 25 minut in v tem času se je samo učil.Kakšno je bilo njegovo presenečenje, saj je dobesedno takoj imel dovolj časa za pripravo. Poskusite storiti enako.

Nastavite časovnik (budilko) za določen čas, v katerem opravite samo eno določeno nalogo. Niti telefonski klic, niti e-poštno obvestilo o novem pismu, niti karkoli drugega vas ne sme odvrniti od tega opravila. Zelo kmalu boste začutili, da se svojemu cilju premikate veliko hitreje kot prej.

Počutite se kot izdelovalec sira, ki uporablja drugo priljubljeno metodo upravljanja s časom, imenovano "švicarski sir". Uporablja se v primeru, da nikakor ne morejo nadaljevati z izvedbo velikega projekta. V tem primeru je predlagano, da se ta projekt predstavi v obliki kvadratnega kosa sira in iz njega začne pripravljati švicarski sir z veliko velikimi luknjami. Vsaka luknja je posebna naloga, ki jo je treba opraviti, da bi dobili končni rezultat.

Če ne veste, od kod začeti, splezajte v prvo naključno "luknjo". Vložite najmanj truda in potem bo vse šlo kot po maslu. Edini pogoj - ne opustite tega, kar ste začeli. Naj se to, kar je bilo narejeno, zdi zelo majhen del tega, kar je bilo zasnovano, vendar nadaljujte na katero koli stopnjo šele, ko ste prepričani, da lahko to storite "v enem sedenju". V nasprotnem primeru boste namesto številnih lukenj v vašem siru dobili eno veliko luknjo, podobno breznu, skozi katero bosta padala čas in energija.

Strogo upoštevajte pravilo roka. Izraz je prišel k nam iz Amerike. V dobesednem prevodu pomeni "slepa črta".Domneva se, da se je tako prvotno imenovala črta v zaporu, čez katero je bil zapornik takoj ubit. V krajih, ki niso tako oddaljeni, se tovrstne metode že dolgo ne uporabljajo, v poslovnem okolju pa so se zelo razširile. V sodobnem svetu je rok črta v časovnem prostoru, ki je nikakor ni mogoče prestopiti.

Ta tehnologija je še posebej priljubljena med tistimi, ki delajo na daljavo. Nikogar ni, ki bi jim »prilegal«, zato si morate sami postaviti meje. Pogosto se uporablja tudi za ljudi ustvarjalnih poklicev - novinarje ali oglaševalce. Vendar ima rok tudi vmesno stopnjo - redline (v prevodu "rdeča črta"). To je čas, ko morate predati grobo delo – preostali čas je potreben za popravljanje napak, izboljšave in popravke, ki jih stranka lahko naredi.

Včasih preprosto ne moremo začeti z nalogo, ki jo imamo, samo zato, ker se nam zdi neznosna, kot slon. Za lažje delo razdelite veliko količino na majhne koščke. Začni z majhnim.

Na primer, morate opraviti splošno čiščenje podeželske hiše ali njeno popravilo. Oboje zveni zlovešče. Kaj pa, če proces razdelimo na manjše korake? Naredite tabelo, kjer bodo na vrhu popravila (splošno čiščenje), nato pa podpostavke: okna, vrata, tla, pohištvo itd. Strinjam se, zato se delo ne zdi več preveč zapleteno. Zato ne delajte iz muhe slona.

Božanska metoda "Kairos". Stari Grki so imeli Kairosa za boga srečnega trenutka. Strokovnjaki s področja upravljanja s časom so se odločili, da je sodobni človek na isti poti z njim. Bistvo metode je, da se izognemo porabi ločenega časa za nekaj, kar je mogoče kombinirati z drugimi stvarmi. Na primer, za 8. marec morate kupiti darilo za svojo mamo.Odločite se, kje želite to storiti, in preverite, ali imate v bližnji prihodnosti kaj početi v tem delu mesta.

Morda boste lahko združili 3 ali 4 cilje hkrati na enem mestu (pojdite na banko, da napolnite račun, kupite novo knjigo itd.). Enako velja za poslovna srečanja. Preden greste na pogajanja, oblikujte vsa vprašanja in predloge, ki ste jih nabrali do sogovornika. Možno je, da za njihovo rešitev zadostuje telefonski klic ali sestanek ob kosilu. In ne pozabite preveriti, ali imate tam, kamor greste, še kaj početi.

Lahko poskusite uporabiti vse nasvete, ki smo jih podali v tem članku, vendar najprej naredite najpreprostejše vaje. Vzemite si na primer pravilo, da alarma ne ponastavite, ko zazvoni. V 5 ali celo 10 minutah ne boste spali, lahko pa boste zamudili v službo, potem pa vam bo ves dan primanjkovalo časa in verjetno ne boste mogli narediti vsega.

Na splošno ni posebnih skrivnosti, kako prihraniti čas. Tukaj je samo še nekaj predlogov.

• Uporabite veščine svojih sodelavcev ali članov gospodinjstva. Delite svoje delo z njimi – prenesite pooblastila. Mladi raziskovalec vam bo zagotovo z veseljem pomagal, mož (sin, hči) pa se bo lahko spopadel z osnovnimi gospodinjskimi opravili, kot je odnašanje smeti ali nakup kruha.
• Če se odločite, da bo upravljanje s časom postalo življenjski slog, bolje je biti usposobljen na posebnem seminarju ali povabiti strokovnjaka na tem področju v podjetje, da optimizira potek dela.

Kot bonus za branje tega članka je tu še en življenjski trik za vas. Vsaj enkrat na mesec, še bolje tedensko, si uredite »čist dan«, ki ga preživite brez telefona, elektronske pošte ali hitrih sporočil. To je delovni podvig s kratkimi odmori za oddih, med katerim morate "počistiti" vse svoje zadeve, če nenadoma med tednom (mesecom) niste imeli dovolj časa za nekaj.