Vrste in glavne faze poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija je sestavni del življenja sodobne družbe. Vsak dan v službi se ljudje, ki imajo določen status in zasedajo določen položaj, zatečejo k njegovim različnim vrstam in dosledno upoštevajo jasna in neizrečena pravila poslovnega bontona. Pravilno zgrajena poslovna komunikacija bo tudi vodjo začetnika pripeljala do uspešnega doseganja cilja.

V konceptu poslovnega komuniciranja se skriva vrsta komunikacije, katere namen ni sam pogajalski proces, temveč rešitev določenega problema oziroma doseganje določenega cilja, ki je vezni člen za vse udeležence pogovora in leži zunaj. sam komunikacijski proces.

Ta vrsta komunikacije se od drugih vrst razlikuje v prisotnosti naslednjih okoliščin:

• cilj, motivi ali dejavnost naj bodo skupni vsem sogovornikom;
• pogajalci so v skupnem prostorsko-časovnem intervalu: poslovna komunikacija lahko poteka v kateri koli organizaciji, skupini ali timu;
• vsi udeleženci v tem procesu so medsebojno povezani, med njimi so jasno porazdeljene družbene vloge in zgrajena hierarhija komuniciranja;
• komunikacija v tem kontekstu ima stroge predpise, ki jih morajo upoštevati vsi udeleženci, ne glede na status: norme obnašanja v delovnem okolju so poslovni bonton.

Osnovna pravila poslovnega bontona kažejo naslednje:

• Poslovni sogovorniki naj držite se določenega stila komunikacije, jasno in jedrnato oblikujejo svoje misli, dajejo tehtne argumente v prid svojemu stališču in znajo poslušati in slišati sogovornika. To bo pomagalo pri produktivnem pogovoru, ne da bi poslovnim ljudem vzeli dodaten čas.
• Pri takšnem komuniciranju udeleženci v pogovoru mora biti kar se da vljuden.. Poslovna srečanja si prizadevajo za neke vrste koristi, zato se morate včasih pogovarjati z ne zelo prijetnimi ljudmi.
• Razumevanje besed in preprostih stavkov neločljivo povezana s tem slogom. Izraženo s kompleksnimi izrazi in tujimi besedami lahko človeka zavedete ali celo užalite. Po drugi strani pa bo to oviralo doseganje cilja.

Poslovna komunikacija ima tri glavne funkcije, ki imajo različne končne cilje in načela vplivanja na osebo:

• Informacije in komunikacije funkcija vključuje zbiranje in oblikovanje specifičnih informacij s strani udeležencev v pogovoru ter izmenjavo nabranega znanja v procesu pogajanj.
• Regulativno-komunikacijski funkcija je namenjena popravljanju vedenja udeležencev komunikacije. Med korporativno komunikacijo subjekt ureja ne le svoj model vedenja, temveč tudi druge udeležence v pogovoru. Za opravljanje te funkcije so primerne naslednje metode: prepričevanje ali predlog v okviru govornega bontona, kopiranje.
• Učinkovito komunikativen funkcija je neposredno povezana s čustvenimi vidiki subjektov komunikacije.

Vse obstoječe vrste poslovnega komuniciranja so razvrščene po številnih parametrih. Razmislite o najbolj priljubljenih med obstoječimi.

Glede na način izmenjave informacij ločimo ustno in pisno poslovno komunikacijo:

1. Med pisno poslovno komunikacijo sodijo vse vrste uradnih dokumentov. To je lahko referenčno poročilo, pojasnilo, poročila in zapisniki sestankov, poslovna pisma, izjava, notranja listina podjetja, akt o odpisu, naročilo, pisno navodilo, opis delovnega mesta in še veliko več. . Vsak uradni dokument s podpisi ali žigi je predmet poslovne komunikacije.
2. Pogajanja, sestanki, konference, poslovni pogovori, poročila, načrtovalni sestanki se lahko pripišejo ustni vrsti poslovne komunikacije.

Glede na način interakcije med udeleženci ločimo neposredno in posredno vrsto poslovne komunikacije:

• Neposredna komunikacija vključuje pogajanja med partnerjema brez uporabe dodatnih sredstev, to pomeni, da sta sogovornika v istem prostoru in komunicirata iz oči v oči.
• Do posrednega stika pride z uporabo sodobnih komunikacijskih sredstev – telefona, elektronske pošte, videa.
• Komunikacija na daljavo vam omogoča hitro reševanje nekaterih težav med partnerji iz različnih držav. A izkušnje kažejo, da so pogovori iz oči v oči najbolj produktivni.

Druga klasifikacija vključuje delitev vrst poslovnega komuniciranja na verbalno in neverbalno:

1. Verbalna komunikacija vključuje interakcijo med ljudmi prek človeškega govora. S pomočjo jezikovnih sistemov in glede na namere osebe se oblikujejo govorna besedila. Lahko so pisni in ustni.
2. Neverbalna interakcija med ljudmi poteka brez uporabe govora. Sredstvo te komunikacije je zunanja manifestacija občutkov in čustev – govorica telesa, obrazna mimika, pogled in telesna gibljivost. Združuje jih skupni koncept: kinetika.

Poleg vrst obstajajo tudi oblike poslovnega komuniciranja, delimo jih na monološke in dialoške.

1. Prva skupina vključuje oblike komunikacije z enim udeležencem: poročilo, pritožba, pozdravni govor, oglaševanje. V tem primeru oseba deluje kot govornik in poslušalcem posreduje nekaj informacij. Jasno mora razumeti, o čem govori, in znati jasno izraziti svoje misli.
2. Dialoške oblike vključujejo prisotnost dveh ali več udeležencev.

Pogajanja so primerna oblika komunikacije pri obravnavanju najpomembnejših vprašanj in so:

• navpično - z višjimi organi;
• horizontalno - znotraj organizacije;
• nepooblaščeno - to je nenačrtovano, izvedeno po urah;
• na najvišji ravni - obstajajo le osebe v statusu vodij zainteresiranih podjetij;
• za razširjeno mizo - sestanek delovnih skupin ali posebej imenovanih komisij.

Pogovor ima med drugimi oblikami najbolj neformalen, poenostavljen značaj. interakcije v delovnem okolju. Temu obrazcu lahko pripišemo vsak stik v službi, ki je namenjen reševanju težave. Nimajo vsi darila ob pravem času, da začnejo priložnostni pogovor z oblastmi in taktno vodijo do rešitve zanimivih vprašanj.

Razprava ali spor je način reševanja problema s primerjavo različnih, pogosto nasprotujočih si stališč. Rezultat produktivne razprave je sprejetje enotne odločitve z medsebojnim dogovorom strank po izmeničnem poslušanju vseh pozitivnih in negativnih točk. Ta oblika komunikacije ima najbolj živo čustveno barvo, vendar je v poslovnih krogih običajno upoštevati določena pravila. Nasprotniki se ne smejo dolgo pogovarjati, prekinjati drug drugega.

Proces poslovnega pogovora od njegovega začetka do doseganja zastavljenega cilja je običajno razdeljen na določene faze oz.

Razmislimo o vsakem od njih podrobneje.

• Priprava na sestanek. Na tej stopnji je zelo pomembno, da začrtate načrt za prihajajoči pogovor, da sami jasno določite obseg nalog, ki jih je treba rešiti. Vnaprej se je vredno pozanimati o sogovorniku, na podlagi česar izbrati taktiko pogovora in potrebne argumente. Navsezadnje je njegov rezultat odvisen od tega, kako smiselno bo srečanje.
• Določitev kraja in časovnega obdobja za pogajanja. Opredelitev tega parametra je odvisna od vloge sogovornikov. Običajno koordinate pogajanj določi nadrejeni sogovornik. Če je srečanje enakopravno, se lahko udeleženci medsebojno dogovorijo.

• Postavitev in vzpostavitev stika s sogovornikom. Ta faza je po svojem funkcionalnem namenu začetek pogajanj. Pogosto prvi pogled ali beseda sogovornika ustvari podzavestni odnos do njega in vpliva na željo po nadaljevanju pogovora. Pri vzpostavljanju stika je pomembno čim prej pridobiti sogovornika in zaključiti fazo z vzpostavitvijo psihološkega kontakta – trenutka, ko so vsi udeleženci v komunikaciji pripravljeni preiti k bistvu.
• Oznaka problema in izmenjavo obstoječih informacij. V tej fazi je pomembno izraziti vsa vprašanja, ki vas zanimajo, navesti smer pogovora in podati splošno razumevanje problema.
• Argumenti za predlagano rešitev. Faza argumentacije je tesno povezana s prejšnjo stopnjo in gladko teče iz nje. V tem obdobju je zelo pomembno, da opazite vse pozitivne vidike svoje vizije reševanja vprašanja, uporabite veščine prepričevanja, še posebej, če ima sogovornik drugačno stališče.
• Protiargumenti. Na tej stopnji se poslušajo protiargumenti sogovornika, ki se morda ne strinjajo vedno. Pomembno je, da pozorno in mirno poslušate sogovornika, da razumete bistvo njegovega položaja. Vodilna vprašanja bodo pomagala razumeti, ali so ugovori povezani s pomanjkanjem zagotovljenih informacij.
• Iskanje kompromisa pri reševanju naloge. V procesu izmeničnega podajanja argumentov in predlogov se išče rešitev, ki bo ustrezala vsem pogajalskim stranem.
• Odločanje. Ta stopnja pomeni strinjanje vseh strani s skupnim stališčem, prihod do skupnega imenovalca.

• Snemanje rezultatov. Vsa poslovna srečanja se zaključijo s podpisom pisne potrditve skupne odločitve. Pogodba je odraz dejstva, da ima sestanek končni rezultat, sprejemljiv za vse.
• Končaj stik. Po razpravi o pomembnih vprašanjih se morate znati pravilno ločiti od sogovornikov, morda pustiti vizitko ali od partnerjev zahtevati kontaktne podatke.
• Analiza dobljeni rezultati. Ta faza je zadnja. Namenjen je prikazu, kako je bila odločitev pravilna in koristna za udeležence pogovora.

Ključ do uspešnega poslovanja je pravilno zgrajena poslovna komunikacija s strankami in partnerji. Da bi to dosegli, je treba upoštevati nekatere nianse.

• Situacijo morate vedno imeti pod nadzorom. Izkazovanje čustev in občutkov je v poslovnem okolju neprimerno. Občutki strahu in negotovosti lahko ovirajo odločanje, občutek pomilovanja, ki ga povzroča manipulacija sogovornika, pa lahko privede do podpisa nedonosne pogodbe. Med dialoškimi vrstami komunikacije, kot je razprava, je nesprejemljivo pokazati inkontinenco in agresijo. Malo verjetno je, da se bo kdo želel ukvarjati z neuravnovešenim in vedno dvomljivim partnerjem.
• Sposobnost predvidevanja potreb strank je še ena pomembna sestavina uspešnega vodenja podjetja, saj so v vsakem poslu vse dejavnosti podjetja usmerjene v zadovoljevanje potreb stranke. Pozornost in vljudnost, storitev na najvišji ravni bo poskrbela, da se bo stranka znova vrnila.
• Načrtovanje in sposobnost razlikovanja pomembnega od drugotnega. Pri vseh pogajanjih je pomembno govoriti kratko in jasno, ne da bi se spuščali v podrobnosti drugega načrta. Običajno imajo poslovni ljudje omejen čas, zato za pomembne sestanke ne pripravljajte dolgih monologov.
• Poslovni odnosi ne smejo posegati v osebne odnose. Tudi če oseba povzroči sovražnost, to ne pomeni, da ne more biti koristna v poslovnem odnosu. Manifestacija dobronamernega in podpornega odnosa, iskreno zanimanje za argumente sogovornika bo omogočilo produktivno srečanje.
• Poštenost in transparentnost namenov. Med pogajanji se morate obnašati iskreno, svoje besede pa potrditi z dejstvi in ​​statistiko. Navsezadnje lahko vsako nepošteno dejanje zaradi dobičkonosnega posla trajno omaje partnerjevo zaupanje in uniči ugled.
• Poznavanje osnov poslovnega bontona.

Spodnji video pojasnjuje 5 osnovnih pravil poslovne komunikacije.